Wybory do Parlamentu Europejskiego – wskazówki UODO dla komitetów i wyborców

Podmioty zaangażowane w proces wyborczy – kandydaci i ich komitety oraz instytucje odpowiedzialne za organizację i przeprowadzenie wyborów – są zobowiązane do przestrzegania nie tylko przepisów regulujących przebieg kampanii wyborczej, ale także przepisów o ochronie danych osobowych.

Prawo regulujące przebieg wyborów w ograniczonym stopniu odnosi się do kwestii związanych z ochroną danych osobowych. Dlatego tuż przed wyborami do Parlamentu Europejskiego warto przypomnieć, że podmioty zaangażowane w proces wyborczy – kandydaci i ich komitety oraz instytucje odpowiedzialne za organizację i przeprowadzenie wyborów – są także zobowiązane do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.

Podstawowe zasady ochrony danych osobowych

Akty prawne o ochronie danych osobowych konkretnie wskazują podstawowe zasady ochrony danych osobowych,które muszą być przestrzegane przez administratora, współadministratora oraz podmioty przetwarzające. Zgodnie z nimi, dane osobowe powinny być: przetwarzane zgodnie z prawem; rzetelnie i w sposób przejrzysty; zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach; adekwatne i ograniczone do tych, które są niezbędne do osiągnięcia realizowanego celu; prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; przechowywane przez okres nie dłuższy niż to niezbędne dla celów, w których są wykorzystywane; przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo; integralność i poufność. W ramach zasady rozliczalności administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie powyższych zasad oraz musi być w stanie to wykazać.

Różny status podmiotów

Wskazać należy, że administrator to podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych. Na różnych etapach kampanii wyborczej dane przetwarzają różni administratorzy (kandydaci i ich komitety, instytucje odpowiedzialne za organizację i przeprowadzenie wyborów). Prezes UODO w swoim piśmie do Przewodniczącego Państwowej Komisji Wyborczej w sprawie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych podnosił kwestie rozróżnienia odrębnych administratorów, współadministratorów oraz podmiotów przetwarzających w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Obowiązek informacyjny

RODO, wprowadzając zasadę przejrzystości, zobowiązuje administratorów do spełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą. Musi go realizować w sposób zapewniający przejrzyste informowanie i przejrzystą komunikację (art. 12 RODO). Musi zatem podjąć odpowiednie działania, aby móc w zwięzłej, przejrzystej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji. Obowiązek informacyjny musi być spełniany zarówno wówczas, gdy dane są pozyskane bezpośrednio od osób, których one dotyczą (art. 13 RODO), jak i z innych źródeł, np. powszechnie dostępnych, jak książki telefoniczne czy portale internetowe (art. 14 RODO).

Komisja Europejska w wytycznych dotyczących stosowania unijnych przepisów o ochronie danych osobowych w kontekście wyborczym [Wkład Komisji Europejskiej na spotkanie przywódców  w Salzburgu w dniach 19-20 września 2018 r. (COM(2018) 638 final] podkreśla, że niezwykle istotnym elementem gwarantującym prawidłowe przeprowadzenie wyborów jest informowanie obywateli, których dane osobowe są przetwarzane w czasie kampanii o ich prawach wynikających z RODO. Na kwestie te uwagę zwrócono także w Oświadczeniu 2/2019 Europejskiej Rady Ochrony Danych w sprawie wykorzystywania danych osobowych w ramach kampanii politycznych, w którym wskazano, że: „nawet jeżeli przetwarzanie jest zgodne z prawem, organizacje muszą przestrzegać swoich innych obowiązków wynikających z RODO, w tym obowiązku przejrzystości i dostarczania wystarczających informacji osobom, które są badane i których dane osobowe są przetwarzane, czy uzyskano je bezpośrednio lub pośrednio.” W dokumencie tym wskazano również, że „jeżeli chodzi o ukierunkowanie komunikatów, wyborcy powinni otrzymywać odpowiednie informacje wyjaśniające, dlaczego otrzymują konkretną wiadomość, kto jest za nią odpowiedzialny i w jaki sposób mogą oni korzystać z praw przysługujących im jako osobom, których dane dotyczą”.

Agitacja z zasadami

W Oświadczeniu 2/2019 Europejskiej Rady Ochrony Danych w sprawie wykorzystywania danych osobowych w ramach kampanii politycznych, zwrócono uwagę na wiele kluczowych kwestii. Wskazano, że w dokumentacji z wyborów w komitetach wyborczych przetwarzane są m.in. szczególne kategorie danych, jak np. poglądy polityczne czy przekonania światopoglądowe. Na podstawie tych danych, za pomocą zaawansowanych technik profilowania, kandydaci i ich komitety kierują często bardzo zindywidualizowane komunikaty do wyborców i osób opiniotwórczych. Dlatego tak ważne jest, by w działaniach związanych z marketingiem wyborczym, pamiętać o przestrzeganiu prawa ochrony danych osobowych.

Bezpieczeństwo danych

Istotne jest także zapewnienie przez administratora właściwego bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. W tym celu powinien zastosować odpowiednie rozwiązania o charakterze technicznym i organizacyjnym. Powinny być one dostosowane do zidentyfikowanych ryzyk w organizacji oraz uwzględniać aktualny stan wiedzy w tym zakresie. W ramach zapewnienia bezpieczeństwa ważną rolę stanowi prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych. Zarówno administratorzy będący podmiotami publicznymi, jak i wszystkie komitety wyborcze mają obowiązek stosować przepisy dotyczące rejestru przetwarzania danych ze względu na fakt przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych dotyczących poglądów politycznych.

W związku z potrzebą budowania świadomości ochrony danych w procesach wyborczych Urząd aktywnie włączył się w inicjatywę Bezpieczne Wybory realizowaną przez NASK Państwowy Instytut Badawczy m.in. poprzez udział w warsztacie na temat dezinformacji, który odbył się 8 maja 2019 r.

Zabezpieczenie dokumentacji z wyborów

Po zakończonej kampanii wyborczej, komitety wyborcze przed rozwiązaniem powinny zadbać o bezpieczeństwo posiadanych, przetwarzanych danych osobowych. Obowiązkiem administratorów związanym z retencją danych, zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania danych (art. 5 ust. 1 lit. e RODO) jest ich przechowywanie przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Komitety wyborcze pozyskujące dane do celów prowadzenia agitacji wyborczej w konkretnej kampanii wyborczej, nie mogą wykorzystać ich w innej kampanii wyborczej lub przekazać ich dowolnie np. partii politycznej tworzącej ten komitet wyborczy. Pamiętać należy, komitet wyborczy jest odrębnym bytem od podmiotów go tworzących. Te i inne wskazówki dotyczące postępowania z danymi osobowymi po zakończeniu wyborów zawiera opracowany przez UODO materiał „Jak komitety wyborcze powinny postępować z danymi osobowymi po zakończeniu kampanii wyborczej?”.

Natomiast więcej szczegółowych wskazówek, jak prowadzić kampanię wyborczą z poszanowaniem zasad ochrony danych osobowych, znajduje się w opracowanym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) poradniku „Ochrona danych osobowych w kampanii wyborczej”.

5 WSKAZÓWEK DLA KOMITETÓW WYBORCZYCH

1. Pamiętaj o obowiązku informacyjnym oraz innych wynikających z RODO obowiązkach, jakie spoczywają na Tobie jako administratorze wobec osób, których dane osobowe przetwarzasz.
2. Pamiętaj o zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony przetwarzanych danych osobowych (zwłaszcza szczególnych kategorii).
3. Pamiętaj o konsultowaniu operacji przetwarzania danych osobowych z inspektorem ochrony danych (część podmiotów ma obowiązek go wyznaczyć).
4. Pamiętaj o prowadzeniu rejestru czynności przetwarzania danych osobowych.
5. Pamiętaj o zasadzie ograniczenia przechowywania danych, zwłaszcza po zakończonej kampanii wyborczej.

5 WSKAZÓWEK DLA WYBORCÓW I INNYCH OSÓB, KTÓRYCH DANE SĄ PRZETWARZANE

1. Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania i żądania ograniczenia przetwarzania.
2. Przed odebraniem karty do głosowania, obwodowej komisji wyborczej musisz okazać dokument umożliwiający stwierdzenie Twojej tożsamości.
3. Przy podpisywaniu odbioru karty do głosowania, powinieneś mieć dostęp jedynie do swoich danych zawartych w spisie wyborców.
4. Mężowie zaufania, ani żadne inne osoby, nie mogą rejestrować przebiegu głosowania przy pomocy kamer.
5. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu, jeżeli w toku kampanii wyborczej naruszono Twoje prawa określone w RODO.

2019-05-24