Logo biura

Infolinia Urzędu 606-950-000

Infolinia Urzędu 606-950-000

Powiadomienia dotyczące IOD lub jego zastępcy należy składać tylko w postaci elektronicznej

Przesłanie zawiadomienia dotyczącego IOD lub zastępcy IOD w innej formie niż elektroniczna jest bezskuteczne. 

Podmiot, który wyznaczył inspektora ochrony danych ma obowiązek zawiadomić o tym Prezesa UODO w terminie 14 dni w trybie określonym w art. 10 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Ta sama zasada dotyczy powiadomień o zmianie zgłaszanych danych oraz do powiadomienia o odwołaniu inspektora.  Analogicznie należy postąpić  – zgodnie z art. 11a tej ustawy – w przypadku powiadomień dotyczących zastępcy inspektora ochrony danych.

W dalszym ciągu zdarza się, że kierowane do UODO zawiadomienia dotyczące inspektorów ochrony danych lub zastępców inspektorów ochrony danych (związane z wyznaczeniem, odwołaniem lub zmianą danych kontaktowych IOD lub zastępcy IOD) mają nieprawidłową postać. Tymczasem jedynym prawidłowym i skutecznym sposobem powiadomienia jest przesłanie zawiadomienia w postaci elektronicznej opatrzonego elektronicznym podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym ePUAP przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania administratora. Przesłanie zgłoszenia w innej postaci, nie jest traktowane jako wywiązanie się z obowiązku określonego w art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych.

Odpowiednie elektroniczne formularze dostępne są na portalu biznes.gov.pl lub jako pismo ogólne w systemie ePUAP (linki do wszystkich formularzy dostępne są na dole naszej strony internetowej).  Skutecznie dostarczone do UODO (za pośrednictwem powyższych portali) zawiadomienia są potwierdzane zgłaszającemu Urzędowym Poświadczeniem Przedłożenia generowanym automatycznie przez biznes.gov.pl lub epuap.gov.pl w postaci pliku UPP.xml.

Zawiadomienia można dokonać też przez pełnomocnika. W tym celu należy dołączyć pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej, opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP przez osobę lub osoby udzielające pełnomocnictwa.

W latach ubiegłych na wszystkie wątpliwości i pytania związane z realizacją tego obowiązku Urząd odpowiadał w zamieszczonej na stronie internetowej zakładce Inspektor Ochrony Danych w sekcji Zawiadomienia Prezesa UODO związane z IOD.

Przypominamy też, że zawiadomienie o wyznaczeniu IOD przez administratorów działających na podstawie ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości również powinno nastąpić w postaci elektronicznej zgodnie z art. 46 ust. 9 tej ustawy.

Więcej informacji na temat wyznaczenia i przesyłania zawiadomień dotyczących inspektora ochrony danych znaleźć można w zakładce Inspektor Ochrony Danych.

 

2020-03-04 Metadane artykułu
Podmiot udostępniający: Departament Orzecznictwa i Legislacji
Wytworzył informację: Monika Krasińska 2020-03-04
Wprowadził‚ informację: Ewelina Janczylik-Foryś 2020-03-04 11:03:15
Ostatnio modyfikował: Edyta Madziar 2020-06-16 07:48:06