DKE.523.22.2021

Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r., poz. 735 ze zm.), art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) w związku z art. 12 pkt 1-2  i art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 ze zm.) oraz z art. 57 ust. 1 lit. a) i lit. f) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zmianami ogłoszonymi  w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str.2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana E. P. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez T. S.A., polegające na przetwarzaniu danych osobowych ww. w zakresie danych znajdujących się na kopii dowodu osobistego bez podstawy prawnej, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

umarza postępowanie.

Uzasadnienie

Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dawniej: Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła skarga Pana E. P., zwanego dalej „Skarżącym”, na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez T. S.A., zwane dalej „Towarzystwem”, polegające na przetwarzaniu danych osobowych Skarżącego w zakresie danych znajdujących się na kopii dowodu osobistego bez podstawy prawnej. Skarżący podniósł, że Towarzystwo, w związku ze złożeniem przez Skarżącego wniosku numer […] o zawarcie umowy ubezpieczenia dotyczącej pojazdu […] o numerze rejestracyjnym […], pozyskało skan jego dowodu osobistego. Co więcej, fotokopii dowodu osobistego Skarżącego dokonano również w związku ze zgłoszeniem przez niego szkody komunikacyjnej z dnia […] sierpnia 2016 r. W związku z przedstawioną sytuacją, Skarżący wniósł o zbadanie legalności przetwarzania przez Towarzystwo danych osobowych Skarżącego zawartych w kopii jego dowodu osobistego.

W toku postępowania wyjaśniającego, przeprowadzonego w niniejszej sprawie, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ustalił następujące okoliczności faktyczne, mające znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy:

1. W dniu […] lipca 2016 r. Skarżący zawarł z Towarzystwem umowę ubezpieczenia pojazdu mechanicznego marki  […]  o numerze rejestracyjnym  […], w myśl której Towarzystwo zobowiązane było do wypłaty Skarżącemu odszkodowania w przypadku wystąpienia szkody komunikacyjnej na jego pojeździe. W zawarciu umowy pośredniczył agent ubezpieczeniowy – P. Spółka z o.o. (zwana dalej „P. Sp. z o.o.”), oficjalny dealer samochodów […]. Czynności związanych z zawarciem umowy dokonywał w imieniu agenta ubezpieczeniowego Pan A. W. W celu sporządzenia umowy ww. dokonał skanów następujących dokumentów: wniosku o zawarcie umowy ubezpieczenia, dowodu rejestracyjnego pojazdu, faktury zakupu pojazdu oraz oświadczenia klienta o dotychczasowym przebiegu ubezpieczenia.
2. Dane osobowe Skarżącego w zakresie: imienia i nazwiska, numeru PESEL, daty urodzenia, płci, adresu, numeru telefonu, numeru wniosku oraz danych dotyczących przedmiotu polisy Towarzystwo pozyskało w celu zawarcia oraz realizacji umowy ubezpieczenia. Tym samym podstawę prawną pozyskania danych osobowych Skarżącego przez Towarzystwo stanowił art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
3. W dniu […] sierpnia 2016 r. Skarżący zgłosił Towarzystwu szkodę komunikacyjną  na swoim pojeździe. Zgłoszenia dokonał w Autoryzowanym Serwisie Obsługi (ASO) – siedzibie P. Sp. z o.o. W związku z faktem, że Skarżący zawnioskował o wypłacenie kwoty odszkodowania bezpośrednio na konto serwisu, jego pracownik zobowiązany był potwierdzić tożsamość Skarżącego na podstawie okazanego dowodu osobistego. W tym celu, pracownik serwisu wykonał zdjęcia dokumentów przedstawionych przez Skarżącego, w tym także dowodu osobistego, utrwalając tym sposobem wszelkie zawarte w nim dane osobowe. Przekazana Towarzystwu dokumentacja została dołączona do teczki szkodowej, zawierającej informacje gromadzone w celu ustalenia odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń oraz wysokości należnego Skarżącemu odszkodowania.
4. W pisemnych wyjaśnieniach z […] kwietnia 2021 r., złożonych w ramach niniejszego postępowania Towarzystwo poinformowało, że postępowanie likwidacyjne dotyczące ww. szkody komunikacyjnej zostało zakończone wydaniem decyzji ubezpieczeniowej z dnia  […] listopada 2016 r. Kopia dowodu osobistego Skarżącego została trwale usunięta z akt szkodowych, wobec czego Towarzystwo nie przetwarza kopii zawartych w nim danych osobowych.

Po zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r.,  poz. 1781), zwanej dalej „u.o.d.o. 2018”, tj. z dniem 25 maja 2018 r., Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych stało się Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem 25 maja 2018 r. prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 ze zm.), zgodnie z zasadami określonymi  w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r., poz. 735 ze zm.), zwanej dalej „k.p.a.”. Wszelkie czynności podjęte przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed dniem 25 maja 2018 r. pozostają skuteczne (art. 160 ust.  1–3 u.o.d.o. 2018).

Stosownie do art. 57 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018,  str.2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35), zwanego dalej „Rozporządzeniem 2016/679”, bez uszczerbku dla innych zadań określonych na mocy tego rozporządzenia, każdy organ nadzorczy na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia (lit. a) oraz rozpatruje skargi wniesione przez osobę, której dane dotyczą, lub przez umocowany przez nią – zgodnie z art. 80 Rozporządzeniem 2016/679 – podmiot, organizację lub zrzeszenie, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (lit. f).

W tym miejscu wskazać należy, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydając decyzję administracyjną zobowiązany jest do rozstrzygania w oparciu o stan faktyczny istniejący w chwili wydania tej decyzji. Jak podnosi doktryna „organ administracji publicznej ocenia stan faktyczny sprawy według chwili wydania decyzji administracyjnej. Reguła ta odnosi się także do oceny stanu prawnego sprawy, co oznacza, że organ administracji publicznej wydaje decyzję administracyjną na podstawie przepisów prawa obowiązujących w chwili jej wydania (…). Rozstrzyganie w postępowaniu administracyjnym polega na zastosowaniu obowiązującego prawa do ustalonego stanu faktycznego sprawy administracyjnej. W ten sposób organ administracji publicznej realizuje cel postępowania administracyjnego, jakim jest urzeczywistnienie obowiązującej normy prawnej w zakresie stosunków administracyjno-prawnych, gdy stosunki  te tego wymagają” (Komentarz do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, M. Jaśkowska, A. Wróbel, Lex., el/2012). Również Naczelny Sąd Administracyjny – w wyroku z dnia 7 maja 2008 r. w sprawie o sygn. akt I OSK 761/07 stwierdził, iż cyt.: „badając (…) legalność przetwarzania danych osobowych, GIODO ma obowiązek ustalenia, czy na datę wydawania rozstrzygnięcia w sprawie dane konkretnego podmiotu są przetwarzane oraz czy czynione to jest w sposób zgodny z prawem”.

Odnosząc powyższe do ustalonego w sprawie stanu faktycznego, stwierdzić należy,  że w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ustalił, iż obecnie dane osobowe Skarżącego znajdujące się na kopii dowodu osobistego, nie są przetwarzane przez Towarzystwo. Wykonana w związku z postępowaniem likwidacyjnym fotokopia dowodu osobistego Skarżącego została bowiem trwale usunięta  ze znajdującej się w posiadaniu Towarzystwa dokumentacji. Usunięcie nastąpiło w toku niniejszego postępowania administracyjnego, wobec czego postępowanie to stało się bezprzedmiotowe i w związku z tym należało je umorzyć na podstawie art. 105 § 1 k.p.a.

Zgodnie z wyżej wskazanym przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub w części. Brzmienie powołanego przepisu nie pozostawia wątpliwości, iż w razie stwierdzenia bezprzedmiotowości postępowania organ prowadzący to postępowanie obligatoryjnie je umarza. Jednocześnie w literaturze przedmiotu wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 k.p.a. oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. Przesłanka umorzenia postępowania może istnieć jeszcze przed wszczęciem postępowania,  co zostanie ujawnione dopiero w toczącym się postępowaniu, a może ona powstać także w czasie trwania postępowania, a więc w sprawie już zawisłej przed organem administracyjnym (B. Adamiak, J. Borkowski „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz”, 14. Wydanie, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2016 r., str. 491). Takie samo stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 27 lutego 2008 r. w sprawie o sygn. akt III SA/Kr 762/2007, w którym to stwierdził, że „postępowanie staje się bezprzedmiotowe, gdy brak któregoś z elementów stosunku materialnoprawnego, co powoduje, że nie można załatwić sprawy przez rozstrzygnięcie co do istoty”.

W niniejszej sprawie tym elementem stosunku materialnoprawnego, który przestał istnieć w trakcie postępowania, jest fakt przetwarzania przez administratora danych osobowych Skarżącego (w zakresie – ograniczonym treścią skargi i sformułowanymi w niej żądaniami – danych zawartych w fotokopii jego dowodu osobistego). Stwierdzenie istnienia tego faktu pozwoliłoby dopiero rozstrzygnąć o jego legalności (istnieniu podstawy prawnej przetwarzania) i zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych (w tym legalności przetwarzania kwestionowanych przez Skarżącego danych).

Ustalenie przez organ administracji publicznej istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 k.p.a. zobowiązuje go, jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie, do umorzenia postępowania, albowiem brak jest podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, zaś dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

Na marginesie należy wspomnieć, że na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego nie sposób było potwierdzić zasadności stawianych przez Skarżącego zarzutów, jakoby Towarzystwo przetwarzało jego dane osobowe w związku z pozyskaniem skanu dowodu osobistego Skarżącego, w toku czynności zmierzających do zawarcia umowy ubezpieczenia  w dniu  […] lipca 2016 r. O ile bowiem nie można z całą pewnością wykluczyć faktu sporządzenia takiego skanu przez pracownika P. Sp. z o.o., działającego w imieniu agenta ubezpieczeniowego, o tyle okoliczności tej nie potwierdziło Towarzystwo, w której zbiorach brak jest kwestionowanego skanu dowodu osobistego Skarżącego. Z pisemnych wyjaśnień Towarzystwa z dnia […] grudnia 2019 r. wynika, że w celu sporządzenia umowy ubezpieczenia, podmiot pośredniczący w jej zawarciu bezsprzecznie dokonał skanów następujących dokumentów (przekazanych następnie Towarzystwu): wniosku o zawarcie umowy ubezpieczenia, dowodu rejestracyjnego pojazdu, faktury zakupu pojazdu oraz oświadczenia klienta o dotychczasowym przebiegu ubezpieczenia. W dniu złożenia przedmiotowych wyjaśnień Towarzystwo nie dysponowało skanem dowodu osobistego Skarżącego, co uzasadnia twierdzenie, że dokument ten nigdy nie został Towarzystwu przekazany, bądź też został trwale usunięty ze zbiorów administratora jeszcze przed wszczęciem niniejszego postępowania. Z powyższych względów organ ochrony danych uznał podnoszony przez Skarżącego zarzut za bezpodstawny.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Na podstawie art. 127 § 3 Kpa od decyzji przysługuje stronie prawo do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia stronie. Jeżeli strona nie chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ma prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie  w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.