DKE.561.10.2022

Na podstawie art. 104 § l ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2000) w związku z art. 7 i art. 60 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz na podstawie art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e), ust. 2 lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na Wspólnotę Mieszkaniową M. z siedzibą w W.  przy ul. (...), Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

udziela upomnienia Wspólnocie Mieszkaniowej M. z siedzibą w W.  przy ul. (...), za naruszenie przepisów art. 58 ust. 1 lit. a) i e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), polegające na niezapewnieniu dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań, w postępowaniu o sygn. DS.523.1488.2021.

Uzasadnienie

Stan faktyczny

1. W prowadzonym przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: „Prezes UODO”) postepowaniu o sygn. DS.523.1488.2021, podjętym na podstawie skargi Pana M. S. , zam. w W.  przy ul. (...) (dalej: „Skarżący”), pismem z 23 września 2021 Prezes UODO wezwał Wspólnotę Mieszkaniową M.   z siedzibą w W.  przy ul. (...) (dalej: „Wspólnota Mieszkaniowa”) do złożenia wyjaśnień w sprawie, w terminie 7 dni od daty doręczenia wezwania. Pismo zostało doręczone 28 września 2021 r. Wspólnota mieszkaniowa nie udzieliła odpowiedzi na to wezwanie.
2. Pismem z 8 grudnia 2021 r. Prezes UODO ponownie wezwał Wspólnotę Mieszkaniową do złożenia wyjaśnień w sprawie DS.523.1488.2021. Pismo zawierało pouczenie o tym, że brak wyczerpującej odpowiedzi na wezwanie może skutkować nałożeniem na Wspólnotę Mieszkaniową administracyjnej kary pieniężnej na podstawie art. 83 ust. 5) lit. e) RODO. Wspólnota Mieszkaniowa nie udzieliła odpowiedzi na to pismo. Pismo nie zostało odebrane przez Wspólnotę Mieszkaniową i zostało zwrócone do organu – co spowodowało uznanie go za doręczone na zasadzie na zasadzie doręczenia zastępczego z art. 44 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – przesyłka dwukrotnie awizowana, niepodjęta w terminie.
3. Wyżej opisany brak odpowiedzi Wspólnoty Mieszkaniowej na wezwania Prezesa UODO do udzielenia wyjaśnień w postępowaniu o sygn. DS.523.1488.2021, stanowił podstawę do stwierdzenia naruszenia art. 58 ust. 1 a) i lit. e) RODO, polegającego na nie wywiązaniu się Wspólnoty Mieszkaniowej z obowiązku zapewnienia Prezesowi UODO informacji niezbędnych do realizacji jego zadań.
4. Wobec powyższego, pismem z 22 kwietnia 2022 r., Prezes UODO wszczął niniejsze postępowanie administracyjne w przedmiocie nałożenia na Wspólnotę Mieszkaniową administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie art. 58 ust. 1 a) i lit. e) RODO, polegające na niezapewnieniu dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań. Dodatkowo w treści pisma zawarto pouczenie, że jeżeli Wspólnota Mieszkaniowa udzieli pisemnie – w terminie 7 dni od dnia doręczenia informacji o wszczęciu postępowania – wyczerpujących wyjaśnień w postępowaniu o sygn. DS.523.1488.2021 oraz uzasadni wcześniejszy brak odpowiedzi na wezwania, okoliczność ta może wpłynąć łagodząco na wymiar administracyjnej kary pieniężnej orzeczonej w niniejszym postępowaniu lub też może spowodować odstąpienie od jej nałożenia. Pismo to, również nie odebrane przez Wspólnotę Mieszkaniową, zostało zwrócone do organu – co spowodowało uznanie go za doręczone na zasadzie na zasadzie doręczenia zastępczego z art. 44 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – przesyłka dwukrotnie awizowana, niepodjęta w terminie.
5. Pismem z 25 października 2022 roku, doręczonym 28 października 2022 r., Prezes UODO ponownie poinformował Wspólnotę Mieszkaniową, że trwa niniejsze postępowanie administracyjne w przedmiocie nałożenia na Wspólnotę Mieszkaniową administracyjnej kary pieniężnej. Pismo zawierało wszystkie pouczenia zawarte były w poprzednim piśmie informującym o wszczęciu postępowania, opisane w pkt. 4. powyżej.
6. W dniu 7 listopada 2022 roku, do Prezesa UODO wpłynęło pismo Wspólnoty Mieszkaniowej, w którym wyjaśniono, że brak odpowiedzi na wcześniejsze pisma Prezesa UODO nie był umyślny. Wspólnota Mieszkaniowa wiedziała o toczącym się postępowaniu DS.523.1488.2021. Była jednak przekonana, że wyjaśnienia, które w postępowaniu złożył administrator Wspólnoty, są wystarczające. Co więcej Wspólnota Mieszkaniowa oświadczyła, że nie otrzymała wcześniejszych pism Prezesa UODO wskazując, że nie pozostawiono awizo, dotyczących tych pism, prawdopodobnie na skutek błędu pracownika P. S.A. Wspólnota Mieszkaniowa zapewniła, że gdyby otrzymała pisma Prezesa UODO, udzieliłaby odpowiedzi we wskazanym terminie.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Uzasadnienie prawne

7. Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) RODO, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 RODO – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f)). Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 RODO uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a)) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e)).
8. Naruszenie przepisów art. 58 ust. 1 lit. a) i e) RODO, o których mowa powyżej, polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych i informacji, podlega – zgodnie z art. 83 ust 5 lit e) in fine RODO – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
9. Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 2 uprawnień naprawczych, w tym udzielanie upomnień administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów RODO przez operacje przetwarzania. Prezes UODO działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) RODO może uznać za uzasadnione udzielenie upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisów art. 58 ust. 1 lit. a) i e) RODO. Zgodnie z motywem 148 RODO, aby egzekwowanie przepisów rozporządzenia było skuteczniejsze, należy za jego naruszenie nakładać sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne – oprócz lub zamiast odpowiednich środków nakładanych na mocy niniejszego rozporządzenia przez organ nadzorczy. Jeżeli naruszenie jest niewielkie, karę pieniężną można zastąpić upomnieniem. Powinno się jednak zwrócić należytą uwagę na charakter, wagę oraz czas trwania naruszenia, na to, czy naruszenie nie było umyślne, na działania podjęte dla zminimalizowania szkody, na stopień odpowiedzialności lub wszelkie mające znaczenie wcześniejsze naruszenia, na sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, na przestrzeganie środków nałożonych na administratora lub podmiot przetwarzający, na stosowanie kodeksów postępowania oraz wszelkie inne czynniki obciążające lub łagodzące.
10. Odnosząc przytoczone powyżej przepisy RODO do ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego, należy stwierdzić, że Wspólnota Mieszkaniowa jako administrator danych osobowych, będący stroną postępowania o sygn. DS.523.1488.2021, nie udzielając odpowiedzi na wezwania do złożenia wyjaśnień, naruszyła przepis art. 58 ust. 1 lit. a) i e) RODO poprzez brak zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań.
11. Jednak w toku niniejszego postępowania o sygn. DKE.561.10.2022 w przedmiocie nałożenia na Wspólnotę Mieszkaniową administracyjnej kary pieniężnej, odpowiedziała ona na wcześniejsze wezwania Prezesa UODO i złożyła wyjaśnienia w sprawie DS.523.1488.2021, co pozwoliło Prezesowi UODO na dalsze prowadzenie postępowania. Z okoliczności faktycznych wynika, że brak wcześniejszej odpowiedzi Wspólnoty Mieszkaniowej na wezwania Prezesa UODO był rezultatem braku odpowiedniej organizacji fizycznego odbioru korespondencji przez Wspólnotę Mieszkaniową. W ocenie Prezesa UODO nie zdejmuje to odpowiedzialności ze Wspólnoty Mieszkaniowej za naruszenie przepisów, stwierdzone w niniejszym postępowaniu, jednak pozwala na stwierdzenie, że naruszenie to nie miało charakteru celowego.
12. W związku z powyższym, działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) RODO, zgodnie z którym każdemu organowi nadzorczemu przysługuje w zakresie prowadzonych postępowań uprawnienie do udzielania upomnienia administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu, w przypadku naruszenia przepisów niniejszego rozporządzenia przez operacje przetwarzania, Prezes UODO uznaje za uzasadnione udzielenie Wspólnocie Mieszkaniowej upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisów art. 58 ust. 1 lit. a) i e) RODO.
13. Dopuszczalność zastąpienia kary pieniężnej upomnieniem uzasadnia także motyw 148 RODO stanowiący, że sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne należy nakładać, „aby egzekwowanie przepisów niniejszego rozporządzenia było skuteczniejsze”. Prezes UODO uznał, że w przedmiotowej sprawie, w świetle kryteriów określonych w art. 83 ust. 2 RODO wystarczające będzie udzielenie upomnienia.
14. Należy jednakże zauważyć, że w przypadku zaistnienia podobnego zdarzenia w przyszłości, każde upomnienie wydane przez Prezesa UODO wobec Wspólnoty Mieszkaniowej będzie brane pod uwagę przy ocenie przesłanek ewentualnego wymierzenia kary administracyjnej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 83 ust. 2 RODO.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął, jak w sentencji niniejszej decyzji.

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Od skargi należy wnieść wpis stały w wysokości 200 zł, zgodnie z art. 231 w związku z art. 233 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 z późn. zm.). Strona (osoba fizyczna, osoba prawna, inna jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej) ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.