Kilka naruszeń przepisów RODO powodem nałożenia kary pieniężnej na wspólnotę mieszkaniową

Urząd Ochrony Danych Osobowych nałożył administracyjną karę pieniężną w wysokości nieco ponad 1,5 tys. zł na wspólnotę mieszkaniową. W ramach prowadzonego postępowania UODO wziął pod uwagę  kilka uchybień w działalności administratora, w tym zabrakło zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych, nie zawiadomiono o tym naruszeniu osób, których dane dotyczą, a przetwarzanie danych członków tej wspólnoty powierzono bez pisemnej umowy.

Jak ustalił Urząd Ochrony Danych Osobowych, w reakcji na anonimowe zgłoszenie o możliwości wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych –członków wspólnoty, doszło do niego w wyniku kradzieży dokumentów, w tym kopii aktu notarialnego, znajdujących się u zarządcy wspólnoty.

Gdy prawa lub wolności osób są zagrożone na skutek naruszenia, trzeba je zgłosić do UODO

W omawianym przypadku jednym z zaniechań administratora było niezawiadomienie organu nadzorczego o wystąpieniu naruszenia ochrony danych.

Sam fakt wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych obliguje administratora do dokonania odpowiednich czynności. Nie ma wątpliwości, że w sytuacji wystąpienia incydentu bezpieczeństwa, zidentyfikowanego jako naruszenie ochrony danych osobowych, administrator ma obowiązek zgłosić je organowi nadzorczemu nie później niż w terminie 72 godzin od jego stwierdzenia. Obowiązek ten jednak nie ma charakteru bezwzględnego.. Administrator na podstawie przeprowadzonej analizy ewentualnego wpływu naruszenia na prawa lub wolności osób fizycznych może się od tego obowiązku uwolnić, jeżeli zgodnie z zasadą rozliczalności wykaże, że ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych nie jest wyższe niż znikome. . Wówczas ważne jest, aby zgodnie z zasadą rozliczalności, wykazać dokonanie bilansu możliwych szkód materialnych i niematerialnych, jakie mogą wiązać się z powstaniem naruszenia dla osób, których dane dotyczą. W przedmiotowej sprawie ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji dla członków Wspólnoty było wyższe niż znikome, dlatego też  administrator miał obowiązek dokonania zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu.

Jeśli osoba wie, że naruszono ochronę jej danych, może przeciwdziałać jego skutkom

Drugim powodem nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na wspólnotę było niezawiadomienie o naruszeniu osób, których dane dotyczą.

W tym przypadku wspólnota nie tylko nie zgłosiła do Urzędu faktu naruszeniu ochrony danych osobowych wszystkich swoich członków, ale także odstąpiła od zawiadomienia dwóch osób, których dane przetwarzane były na skradzionej kserokopii aktu notarialnego, dotyczącego ich nieruchomości. Tym samym w praktyce pozbawiła te osoby możliwości przeciwdziałania potencjalnym szkodom, które mogą się względem nich zmaterializować. W ocenie organu w związku z zaistniałym naruszeniem ochrony danych osobowych wystąpiło wysokie naruszenie dla praw lub wolności tych osób, co wiąże się z koniecznością zawiadomienia ich o naruszeniu. Należy zaznaczyć, że zarządca ustnie poinformował o zdarzeniu tylko jedną z osób, których dane przetwarzane były w skradzionej dokumentacji. Lokator ten, sam podjął decyzję o zgłoszeniu sprawy do organów ścigania i wystąpił o wydanie nowego dowodu osobistego. Jednak fakt działania osoby objętej naruszeniem w żaden sposób nie zwalnia wspólnoty od wystosowania do tej osoby zindywidualizowanego komunikatu w formie pisemnej, jak również nie zwalnia od skierowania do drugiej z osób zindywidualizowanego zawiadomienia.

UODO stale przypomina administratorom, że w przypadku, gdy naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator jest zobowiązany nie tylko do zgłoszenia tego faktu jego organowi nadzorczemu, ale też bez zbędnej zwłoki musi zawiadomić osobę, której dane dotyczą.

Jednocześnie należy zauważyć, że wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności nie musi się w istocie zmaterializować. Ważne jest samo ryzyko powstania strat o charakterze materialnym lub niematerialnym w dobrach osoby, której dane dotyczą.

Ponieważ omawiana sprawa dotyczy naruszenia, które rodzi takie wysokie ryzyko, zatem organ nadzorczy oprócz nałożenia kary pieniężnej dodatkowo nakazał administratorowi, aby ten zawiadomił o naruszeniu osoby, których dane dotyczą, w terminie 3 dni od dnia doręczenia decyzji.

Brak umowy powierzenia, brak weryfikacji podmiotu przetwarzającego

UODO dopatrzył się również uchybień ze strony wspólnoty w postaci powierzenia przetwarzania danych osobowych jej członków, bez zawarcia pisemnej umowy powierzenia przetwarzania tych danych oraz bez przeprowadzenia weryfikacji podmiotu przetwarzającego.

Wspólnota i zarządca współpracowali w oparciu o zawartą umowę cywilnoprawną opisującą wzajemne prawa i obowiązki wyłącznie w odniesieniu do zarządu nieruchomością wspólną. Umowa ta nie odnosiła się do wartości prawnie chronionych, do jakich bez wątpienia należy sfera prywatności osób fizycznych. Nie spełniała ona także wymogów określonych w przepisach RODO, zatem uznano, że pomiędzy administratorem danych osobowych a podmiotem przetwarzającym dane, nie została zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Administrator, korzystając z usług podmiotów przetwarzających, powinien mieć pewność, że zapewnią one wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, dzięki czemu przetwarzanie danych osobowych będzie zgodne z RODO oraz będzie zapewniało bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych, jako jednego z praw podstawowych. Na administratorze spoczywa ocena, czy gwarancje te są wystarczające. Dopiero to wnikliwe zbadanie kompetencji wybranego podmiotu przetwarzającego, może dla administratora stanowić punkt wyjścia do zawarcia stosownej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Z przeprowadzonego postępowania wynika, że zarządca, który przetwarzał dane osobowe członków wspólnoty, dokonywał tego w sposób dowolny. Bez żadnych uzgodnień z administratorem i poza jego kontrolą przetwarzał dane osobowe w miejscu swojego zamieszkania, bez wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Pełna treść decyzji