Instrukcja obsługi

Celem niniejszej instrukcji jest przedstawienie układu materiałów informacyjnych prezentowanych na stronie Biuletynu Informacji Publicznej UODO, wyjaśnienie użytych pojęć oraz sposobu korzystania z serwisu.

Objaśnienia pojęć:

Zawartość, struktura oraz sposób użytkowania

Serwis internetowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych pełni zarówno rolę strony podmiotowej BIP UODO, jak i ogólnej strony informacyjnej UODO.

Informacje prezentowane w tym serwisie zostały podzielone na działy tematyczne, do których prowadzą:

• krótkie odnośniki („Prezes i Urząd”, „Prawo”, „Edukacja”, „Współpraca”, „Poradniki” oraz „Kontakt”) w postaci poziomego menu zlokalizowanego w górnej części serwisu pod paskiem zawierającym logotyp UODO, moduł wyszukujący, numer infolinii Urzędu i grupę graficznych odnośników prowadzących odpowiednio do: strony BIP, angielskojęzycznej wersji serwisu Urzędu, zakładki „Kontakt” oraz Infografiki;
• szary pasek zatytułowany „Aktualności” będący jednocześnie krótkim odnośnikiem do podstrony zawierającej wykaz wszystkich artykułów dotyczących działalności Urzędu prezentowanych w kolejności chronologicznej;
• obszar znajdujący się pod paskiem „Aktualności”, który w postaci boksów prezentuje łącznie osiem najnowszych artykułów dotyczących działalności Urzędu, na których prezentowana jest treść związana z daną pozycją informacji (obraz nawiązujący do artykułu, data artykułu, tytuł artykułu, krótkie streszczenie artykułu);
• cztery boksy zatytułowane: „Skargi”, „Administrator”, „Inspektor Ochrony Danych”, Kodeksy i certyfikacja”, w których prezentowane są zgodnie z przypisanymi im nazwami najważniejsze  informacje w postaci listy odnośników prowadzących do artykułów z ww. kategorii;
• jeden boks zatytułowany „Formularze zawiadomień IOD – załatw sprawę on-line na biznes.gov.pl”, podzielony na cztery sekcje tematyczne: „Zawiadomienie na podstawie RODO”, „Zawiadomienie na podstawie DODO” - w podziale na informacje dotyczące Inspektora ochrony danych i Zastępcy inspektora ochrony danych; „Formularz ogólny”, „Pozostałe formularze”, w których zaprezentowane są zgodnie z przypisanymi im nazwami informacje w postaci listy odnośników prowadzących do serwisu biznes.gov.pl;

Każda z podstron serwisu zawiera różne warianty układu treści w zależności od prezentowanych działów tematycznych:

Wariant A

Podstrona złożona z następujących elementów:

• kolumna boczna znajdująca się po lewej stronie, która pełni rolę spisu treści w danej podstronie prezentuje odnośniki do kolejnych podstron lub artykułów znajdujących się na danej podstronie;
• obszar główny (szersza kolumna po prawej stronie) w skład którego wchodzi nawigacyjna belka okruszkowa, pod nią prezentowana jest treść informacji wybranej podstrony.

https://uodo.gov.pl/pl/p/o-nas

 Wariant B

Podstrona złożona z następujących elementów:

• obszar główny (jedna kolumna na całej szerokości strony) w skład którego wchodzi nawigacyjna belka okruszkowa, pod nią prezentowana jest treść kolejnych podstron w postaci boksów, składających się z szarego nagłówka zawierającego tytuł danej podstrony, poniżej prezentowane są informacje w postaci listy odnośników prowadzących do artykułów w danej podstronie.

https://uodo.gov.pl/pl/p/prawo

https://uodo.gov.pl/pl/p/wspolpraca

Wariant C

Podstrona złożona z następujących elementów:

• kolumna boczna znajdująca się po lewej stronie, która pełni rolę spisu treści w danej podstronie prezentuje odnośniki do kolejnych podstron lub artykułów znajdujących się na danej podstronie;
• obszar główny (szersza kolumna po prawej stronie) w skład którego wchodzi nawigacyjna belka okruszkowa, pod nią prezentowana jest treść kolejnych podstron i wchodzących w ich skład artykułów w postaci listy odnośników prowadzących do podstron i artykułów.

Każdy tytuł prezentowany w boksach na stronie głównej lub na poszczególnych podstronach jest jednocześnie odnośnikiem. Kliknięcie w ten odnośnik powoduje wyświetlenie jego treści lub listy dalszych podtytułów jeśli wskazany tytuł dotyczy nazwy określonego działu tematycznego.

Treści te wyświetlane są w obszarze głównym podstrony, do której należy dany dział tematyczny. W przypadku, gdy do opublikowanego artykułu dołączone zostały pliki z załącznikami, to ich wykaz umieszczony jest poniżej treści danego artykułu. W wykazie tym poszczególne załączniki oznaczone są pokazanymi niżej ikonami symbolizującymi format pliku danego załącznika:

Do nawigacji w serwisie można wykorzystywać zarówno odnośniki powiązane z opisanymi wyżej działami tematycznymi, logotypami, jak i odnośniki przypisane poszczególnym pozycjom dla danego działu tematycznego.

Stopka serwisu składa się z czterech kolumn, grupujących odnośniki do poszczególnych działów tematycznych serwisu lub pełniących funkcję prezentacji podstawowych informacji o Urzędzie.

Pierwsza kolumna:

• Prezes i Urząd – odnośnik prowadzący do podstrony „Prezes i Urząd”,
• Prawo – odnośnik prowadzący do podstrony „Prawo”,
• Współpraca – odnośnik prowadzący do podstrony „Współpraca”,
• Kontakt – podstrona z adresem siedziby UODO, danymi teleadresowymi, danymi do kontaktu z mediami, informacji o elektronicznej skrzynce podawczej, innych formach komunikacji z Urzędem oraz informacjami dotyczącymi przetwarzania danych,

Druga kolumna:

• Aktualności – odnośnik prowadzący do podstrony zawierającej wykaz wszystkich informacji dotyczących działalności Urzędu prezentowanych w kolejności chronologicznej,
• Odpowiedzi na pytania – odnośnik prowadzący do podstrony „Odpowiedzi na pytania”,
• Zamówienia publiczne –  odnośnik prowadzący do podstrony „Zamówienia publiczne”,

Trzecia kolumna:

• Zawiera informacje dotyczące infolinii UODO,
• Schengen – odnośnika prowadzący do podstrony Systemu informacyjnego Schengen.

Czwarta kolumna:

• Zawiera dane teleadresowe Urzędu oraz godziny pracy urzędu. 

Na dole stopki:

• Polityka prywatności – dokument, który informuje o celach i zakresie danych, które podczas przeglądania serwisu gromadzone są na temat odwiedzających go użytkowników,
• Strona główna – odnośnik umożliwiający szybki powrót do strony głównej serwisu,
• Kontakt – podstrona z adresem siedziby UODO, danymi teleadresowymi, danymi do kontaktu z mediami, informacji o elektronicznej skrzynce podawczej, innych formach komunikacji z Urzędem oraz informacjami dotyczącymi przetwarzania danych,

Metadane w serwisie UODO

Dla każdego artykułu publikowanego w serwisie UODO oraz dla każdego dołączonego pliku tworzona jest metryka zawierająca - zgodnie z wymaganiami ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. nr 112, poz. 1198 z późn zm.) - informacje o:

• podmiocie udostępniającym informacje,
• tożsamości osoby, która ją wytworzyła lub odpowiada za jej treść,
• czasie wytworzenia i czasie udostępnienia w serwisie,
• tożsamości osoby udostępniającej informacje w serwisie.

Powyższe informacje dla każdego z wymienionych wyżej elementów wyświetlane są po kliknięciu w związaną z nim ikonkę  w następującym układzie:

• Nazwa zespołu - jednostki organizacyjnej UODO wytwarzającej informację,
• Imię i nazwisko osoby, która wytworzyła informację bądź odpowiada za jej treść, wraz z datą wytworzenia,
• Imię i nazwisko osoby wprowadzającej informację oraz data i czas wprowadzenia,
• Imię i nazwisko osoby ostatnio modyfikującej informację oraz data i czas tej modyfikacji.

Moduł wyszukujący

W celu wyszukania informacji na określony temat wystarczy wprowadzić jedno lub więcej haseł (słów kluczy bądź wyrażeń, które najlepiej opisują obiekt naszego zainteresowania) w pole wyszukiwania znajdujące się w prawym górnym narożniku strony, a następnie nacisnąć klawisz Enter lub kliknąć w przycisk „Wyszukaj”. Wyświetlone zostaną wówczas adresy miejsc w serwisie zawierające poszukiwane słowo lub frazę w kolejności od najbardziej do najmniej „dopasowanych”.

Mechanizm wyszukiwania pomija kwestię wielkości wprowadzonych liter użytych we wpisywanych do wyszukania hasłach, zwracając jedynie uwagę na ich treść. Kolejno wpisane hasła automatycznie łączone są operatorem „and” (i), co znacznie zawęża zakres wyszukanych odpowiedzi, podnosząc tym samym jakość procesu wyszukiwania. Na przykład wpisanie słów „przetwarzanie”, „danych” oraz „osobowych” spowoduje wyszukanie stron zawierających wszystkie wymienione słowa, chociaż w treści wyszukanych dokumentów niekoniecznie muszą one występować obok siebie.

Żeby zwiększyć dokładność wyszukania można też, w przypadku poszukiwania informacji np. o przetwarzaniu tylko danych osobowych wpisać frazę „danych osobowych”, zamykając ją w cudzysłów, co spowoduje wyszukanie informacji zawierających dokładnie tę konkretną frazę. Należy pamiętać jednak, że wyszukiwanie zbyt szczegółowej frazy, np. „Czy adres IP jest daną osobową”, może nie dać oczekiwanych wyników, mimo istnienia tekstów bardzo zbliżonych tematycznie.

Jeżeli do wyszukiwania użyjemy hasła, które ma kilka znaczeń, jak np. „protokół” (protokół może odnosić się zarówno do tematów związanych z dyplomacją, transmisją danych w sieciach komputerowych, jak i z opisami wyników kontroli czy przebiegu zebrania), to żeby wykluczyć znalezienie danego hasła w innych, niepożądanych znaczeniach, należy te znaczenia wpisać i poprzedzić znakiem „-” Na przykład dla ograniczenia wyników wyszukiwania tylko do protokołu w znaczeniu używanym w dyplomacji („protokół dyplomatyczny”), po haśle protokół należy wpisać hasła kojarzone z innymi jego znaczeniami poprzedzone znakiem „-”. Tekst zapytania mógłby więc wyglądać następująco: „protokół -sieci, -transmisji, -kontroli, -zebrania” itd.