Autor: K.T.

Szanowni Państwo,

mam nadzieję, że pomimo pomimo małego poślizgu w zgłaszaniu uwag, zostaną one uwzględnione w ramach poradnika.

Kwestie, które w mojej ocenie (z perspektywy zawodowych doświadczeń) warto podnieść są następujące:

1. na jakim etapie od kandydata ubiegającego się o zatrudnienie można żądać podania danej w postaci obywatelstwa? W mojej ocenie zbieranie takiej danej od wszystkich kandydatów do pracy na etapie wysyłania CV byłoby nadmiarowe (o ile oczywiście nie jest to służba cywilna, czy inne stanowiska, na których wymagane jest obywatelstwo polskie). Zbieranie takiej danej jest uzasadnione (podstawa w postaci art. 22 [1] paragraf 4 kodeksu pracy) na późniejszym etapie, kiedy po dokonaniu selekcji kandydatów istnieje duże prawdopodobieństwo zatrudnienia danej osoby i pracodawca chciałby wiedzieć, jakie działania powinien podjąć w związku z legalizacją zatrudnienia; 

2. sprecyzowanie relacji pomiędzy PU a agencją zatrudnienia. W tym zakresie istnieje w dalszym ciągu wiele sprzecznych propozycji. W mojej ocenie pomiędzy dwoma podmiotami istnieje stosunek udostępnienia danych (tutaj pytanie o podstawę udostępnienia, czy byłoby to art. 6 ust. 1 lit. f?) i każdy z podmiotów odrębnym ADO, zaś powierzenie mogłoby wystąpić wówczas, gdy przykładowo PU przekazałby agencji obowiązki związane ze szkoleniem BHP pracowników; 

3. podanie w ramach kwestionariusza pracownika danych w postaci osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku (imię, nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail) - podanie takiej informacji jest zwyczajnie społecznie użyteczne, jednak jak podejść do tego aspektu pod kątem ochrony danych osobowych? Jaką podstawę przetwarzania przyjąć? Czy spełnienie obowiązku informacyjnego jest konieczne?

4. podanie w ramach kwestionariusza pracownika różnych adresów (korespondencyjny, zamieszkania, zameldowania)  - czy można zbierać te dane w ramach jednego formularza, w sytuacji gdy ich wykorzystanie obejmuje różne sytuacje? Niektóre są wymagane z uwagi na przepisy prawa pracy, inne zaś dla celów zgłoszenia do ZUS. Czy można to zbierać w ramach jednego dokumentu, czy z uwagi na różne okresy retencji powinny to być różne formularze?

5. czy można zbierać i przetwarzać dane (np. imię, nazwisko, data urodzenia) dzieci pracownika dla celów związanych z ewentualnymi prezentami dla dzieci (np. paczkami świątecznymi). Mamy tutaj na myśli sytuacje, gdy w zakładzie nie ma ZFŚS, a dane dzieci są podane dla korzystania z uprawnień rodzicielskich. Jeżeli tak to na jakiej podstawie takie dane można zbierać i co z obowiązkiem informacyjnym? 

6. wzór kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy oraz pracownika - może warto byłoby rozpatrzyć przygotowanie takiego wzoru wraz z propozycją klauzuli informacyjnej obejmującej zbieranie również danych dodatkowych, ale w praktyce często koniecznych (np. numer telefonu celem kontaktu z pracownikiem w wyniku nieusprawiedliwionej nieobecności, etc).

Z góry dziękuję za rozpatrzenie powyższych aspektów.