Administrator nie może wyręczać się pracownikiem w ustalaniu sposobów zabezpieczenia danych

NSA oddalił skargę kasacyjną Prezesa Sądu Rejonowego w Zgierzu od wyroku WSA w Warszawie. Tym samym podtrzymał decyzję Prezesa UODO w sprawie nałożenia kary za brak odpowiednich zabezpieczeń.

Cała sprawa zaczęła się, gdy w lutym 2020 r. kurator sądowy w Zgierzu zgubił niezaszyfrowanego pendrive’a z danymi osobowymi 400 osób. Były tam: imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy zamieszkania lub pobytu, numery PESEL, dane o zarobkach i/lub majątku, numeru dowodów osobistych, telefonów, dane o zdrowiu i wyrokach skazujących.

Prezes Sądu Rejonowego – administrator danych – zgłosił to naruszenie ochrony danych do Prezesa UODO i poinformował o nim osoby, których dane znajdowały się na zgubionym nośniku. PUODO po analizie stwierdził, że administrator nie wypełnił tego obowiązku prawidłowo: nie poinformował odpowiednio o możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych oraz o tym, co zrobił administrator, by zminimalizować skutki naruszenia.

Kluczowe było jednak ustalenie, co działo się w sądzie przed incydentem

Prezes UODO ustalił, że administrator niewłaściwie wdrożył zabezpieczenia techniczne i organizacyjne. Otóż zgodnie z procedurami funkcjonującymi w sądzie w Zgierzu obowiązek zabezpieczenia służbowego nośnika zawierającego dane osobowe spoczywał na samych użytkownikach (pracownikach). Obowiązek ewidencjonowania i szyfrowania nośników został zaś wprowadzony dopiero po tym, jak kurator zgubił swój pendrive.

Wcześniej pracownicy zostali po prostu przeszkoleni w zakresie ochrony danych. Tymczasem, jak zauważył Prezes UODO, jednorazowe szkolenie nie wystarczy. Nie gwarantuje, że pracownik nie będzie przenosić danych na niezabezpieczonym nośniku. W omawianym przypadku pracownik chronił dane nosząc pendrive w zamykanej torbie.

Administrator

• nie zrobił odpowiedniej analizy ryzyka, więc nie mógł we właściwy sposób dążyć do jego minimalizacji;
• ograniczył się do zabezpieczeń organizacyjnych (procedury, szkolenia), nie weryfikując ich skuteczności;
• nie wdrożył zaś zabezpieczeń technicznych takich jak szyfrowanie, czy sprawdzanie nośników.

Wszystko to było nieadekwatne wobec ryzyka utraty lub zniszczenia tych danych. Zarówno w zakresie prawdopodobieństwa takiego zdarzenia jak i jego konsekwencji.

Sądy przypominają, czym jest analiza oparta na ryzyku

Prezes UODO stwierdził naruszenie przepisów RODO (art. 5 ust. 1 lit. f), art. 25 ust, 1, art. 32 ust. 1 lit. b i lit. d) i nałożył na podmiot karę w wysokości 10 tys. zł.

Jednak Prezes Sądu Rejonowego w Zgierzu zaskarżył tę decyzję do WSA. Z uwagi na to, iż WSA poparł stanowisko organu, administrator wniósł skargę kasacyjną do NSA.

Skargi zostały oddalone przez sądy obu instancji.

WSA w Warszawie w wyroku przypomniał, że administratorzy, przetwarzając dane osobowe, muszą doprowadzić do tego, by procesy przetwarzania danych były zgodne z RODO. W tym celu powinni wdrożyć organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa. Tymczasem w przedmiotowej sprawie administrator ograniczył się do wydania niezabezpieczonych nośników pamięci oraz zobowiązania kuratorów sądowych do wdrożenia zabezpieczeń tej pamięci we własnym zakresie. To nie wystarczyło, bo w przypadku zgubienia nośnika dostęp do danych mogły zyskać osoby nieuprawnione.

Z kolei NSA podkreślił, że wyposażenie kuratorów sądowych w szyfrowane nośniki pamięci zminimalizowałoby ryzyko naruszenia zasad poufności danych osobowych. Nawet w przypadku ich zgubienia. Takie rozwiązanie było dostępne, bo nie jest kosztowne, a sąd miał na ten temat odpowiednią wiedzę.

Do tego nawet ta analiza ryzyka, którą prezes sądu jako administrator danych przeprowadził, dowodzi, że ryzyko zagubienia nośników zostało zidentyfikowane. Tymczasem administrator nie wdrożył środków bezpieczeństwa adekwatnych do tego ryzyka.

W sprawie nie chodziło o karę za to, że administrator nie zapobiegł zagubieniu nośników, lecz o ochronę danych osobowych w przypadku zagubienia nośników. 

NSA, sygn. akt III OSK 2654/22 dot. skargi kasacyjnej Prezesa Sądu Rejonowego w Zgierzu od wyroku WSA w Warszawie z dnia 15 lutego 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 3309//21