MSWiA odpowiada Prezesowi UODO w sprawie zastrzeżeń dotyczących zbierania danych policjantów

W lipcu 2026 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych Mirosław Wróblewski skierował do ministra spraw wewnętrznych i administracji pismo wskazujące na konieczność doprecyzowania modelu retencji danych funkcjonariuszy i pracowników Policji. Chodziło tu o dane biometryczne i genetyczne, tj. odciski palców oraz wymazy z wnętrza jamy ustnej. Zdaniem Prezesa UODO, obecny sposób ich zbierania i przechowywania naruszał standardy konstytucyjne i unijne. Ministerstwo prowadzi obecnie analizę wątpliwości zgłoszonych przez Prezesa UODO.

We wspomnianym piśmie Mirosław Wróblewski postulował konieczność zmian w przepisach dotyczących zbierania wspomnianych danych. Zwrócił uwagę że obecna regulacja może naruszać konstytucyjne gwarancje polegające na tym, że prawo do autonomii informacyjnej można ograniczyć tylko w drodze ustawy. Prezes UODO podkreślił również możliwość naruszenia zasady minimalizacji danych z uwagi na ustanowienie sztywnego pięcioletniego okresu przechowywania danych po zakończeniu pracy lub służby. Takie rozwiązanie nie jest bowiem w pełni zgodne ze standardami ustanowionymi w orzecznictwie TSUE. Szczególne wątpliwości wzbudza zgodność przechowywania danych byłych policjantów z zasadą „bezwzględnej konieczności” wynikającej z minimalizacji danych.

Zakres osób, od których pobierane są dane, jest ograniczony

Na wstępie resort spraw wewnętrznych i administracji wskazał, że obecne brzmienie art. 20 ust. 1l ustawy o Policji – będący przedmiotem zastrzeżeń Prezesa UODO – nie wprowadza generalnego uprawnienia do pobierania danych wszystkich funkcjonariuszy i pracowników Policji. Ogranicza się jedynie do tych osób, które „wykonują czynności służbowe związane z ujawnieniem, zabezpieczaniem i badaniem śladów związanych z podejrzeniem popełnienia czynu zabronionego”. Zdaniem ministerstwa, zbieranie tych konkretnych danych wynika z konieczności odróżnienia śladów pozostawionych na dowodach przez osoby legalnie wykonujące czynności służbowe od śladów innych osób i potencjalnie – sprawców przestępstwa.

Zgodnie z odpowiedzią resortu mechanizm ma służyć ochronie prawidłowości postępowania karnego i zabezpieczeniu autentyczności i wartości dowodowej śladów, a także ograniczeniu ryzyka błędnego przypisania pozostawionych śladów osobie nieuprawnionej. Jest to więc związane z realizacją podstawowych zadań Policji i ogranicza się tylko do ściśle określonej grupy osób.

Ustawa musi regulować tylko najważniejsze kwestie

Ministerstwo spraw wewnętrznych i administracji nie podzieliło również poglądu UODO, że sposób zbierania tych danych nie został uregulowany ustawowo. Mirosław Wróblewski zauważył bowiem, że choć samo pobieranie danych ma podstawę ustawową, to istotne kwestie - ingerujące w prawo do prywatności - zostały uregulowane w rozporządzeniu, tj. akcie wykonawczym. Jest to sprzeczne z konstytucyjną zasadą autonomii informacyjnej, zgodnie z którą obywatela można zobowiązać jedynie w drodze ustawy do ujawnienia informacji dotyczącej jego osoby.

Zdaniem resortu z takiego brzmienia przepisów wcale nie wynika, że każdy aspekt techniczny związany z pobieraniem i przetwarzaniem danych musi być określony na poziomie ustawowym. Wystarczy – zdaniem ministerstwa – aby ustawa określała jedynie kwestie zasadnicze, tzn. zakres podmiotowy i przedmiotowy, charakter pobieranych danych i cel ich zbierania – co ma miejsce w obowiązującym stanie prawnym.

Ministerstwo argumentowało w omawianym piśmie, że ustawa już wystarczająco konkretnie reguluje wspomniane kwestie - wskazując kategorię osób, od których dane mają być pobierane (funkcjonariusze i pracownicy Policji); które wykonują określony rodzaj czynności (ujawnianie, zabezpieczenia i badanie śladów) oraz które mają związek z podejrzeniem popełnienia czynu zabronionego. Resort dodał, że wystarczająco jasno określono też cel zbierania takich danych, czyli dążenie do wyeliminowania śladów pozostawionych przez osoby wykonujące czynności służbowe. Według resortu nie można również uznać, że obecna regulacja jest nieprecyzyjna i wymaga dodatkowych uzupełnień.

Minimalizacja danych nie wyklucza pięcioletniego okresu retencji

Ministerstwo odparło też zarzut naruszenia zasady minimalizacji danych poprzez ustalenie 5 letniego terminu przechowywania danych (po zakończeniu pracy lub stosunku służbowego). Taki okres jest bowiem uzasadniony potrzebą zapewnienia ciągłości oraz skuteczności czynności wykrywczych i procesowych, szczególnie, gdy dany policjant wykonuje je przez dłuższy czas. W piśmie podkreślono, że okresie 5 lat takie dane mogą być wykorzystywane jedynie w tym celu, do którego zostały pobrane, nie ma więc mowy o ich bezwarunkowym czy niekontrolowanym zatrzymywaniu. Podkreślono też, że wymóg regularnej oceny zasadności przechowywania danych nie może oznaczać każdorazowego, indywidualnego uzasadniania począwszy od początku okresu przechowywania takich danych.

Zdaniem resortu nie można też przyjąć z góry, że przechowywanie tych danych jest nieproporcjonalne do celu, któremu ono służy, czy też pozbawione jest cech „ścisłej konieczności”. Tej ostatniej wymaga zasada minimalizacji przewidziana w RODO, na co zwracał uwagę w swoim piśmie Prezes UODO. Według resortu, z orzecznictwa TSUE (na które również powoływał się Prezes UODO) nie wynika generalny zakaz ustanawiania przez państwa członkowskie rozwiązań przewidujących pobieranie danych biometrycznych od określonych kategorii osób. Przypadki takie powinny być oceniane z uwzględnieniem: celu przetwarzania, zakresu regulacji objętego nią kręgu osób oraz zastosowanych zabezpieczeń.

Resort zapowiedział analizę zasadności doprecyzowania przepisów

Ministerstwo dodało, że prowadzi analizę wątpliwości zgłoszonych przez Prezesa UODO w celu ustalenia czy faktycznie zaszła konieczność podjęcia zmian legislacyjnych doprecyzowujących te kwestie. Ma ona uwzględniać zarówno treść regulacji, jak i praktykę stosowania przepisów. W jej ramach zbadana będzie: zasadność i zakres ewentualnych zmian, ich wpływ na ochronę praw osób, których dane dotyczą  oraz zachowania równowagi między realizacją zadań publicznych i poszanowaniem zasad proporcjonalności, legalizmu oraz minimalizacji ingerowania w sferę prawa jednostki.