Prezes UODO upomniał Prezydenta Wejherowa za udostępnienie danych osobowych

Prezydent Wejherowa przekazał wniosek jednego z mieszkańców o dostęp do informacji publicznej, bez anonimizacji jego danych, firmie, której dotyczyły pytania. Stało się tak, gdyż właściciel tej firmy również złożył wniosek z pytaniem, czy i komu Urząd Miasta udzielał informacji w jego sprawie. Prezydent błędnie rozpatrywał oba wnioski w toku jednego postępowania administracyjnego i dlatego przekazał dane mieszkańca przedsiębiorcy. 

Sprawa prowadzona była w Urzędzie Ochrony Danych Osobowych po skardze mieszkańca Wejherowa na Prezydenta tego miasta. Zwrócił się on do Prezydenta Wejherowa z wnioskiem o dostęp do informacji publicznej w zakresie umów, jakie samorząd miał zawrzeć z jedną firmą oraz udostępnienia skanów faktur. W piśmie z odpowiedzią była jednak adnotacja, że korespondencja została wysłana również do firmy, o którą pytał skarżący. W ten sposób trafiły do niej dane osobowe skarżącego.

Prezydent miasta tłumaczył, że właściciel firmy także złożył wniosek o dostęp do informacji publicznej – a pytał o to, czy urząd miejski udzielał informacji w sprawie umów z jego firmą. Prezydent uznał, że sprawę należy prowadzić zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, skoro sprawa dotyczyła więcej niż jednego wnioskodawcy.

Prezes UODO po zbadaniu sprawy wskazał, że procedura rozpatrzenia wniosku o dostęp do informacji publicznej nie jest postępowaniem administracyjnym w rozumieniu KPA. Jest odrębną procedurą o charakterze informacyjnym, opartą na przepisach prawa dostępu do informacji publicznej.

Złożenie dwóch lub więcej wniosków o udostępnienie informacji publicznej, nawet jeśli dotyczą one tożsamego lub zbliżonego zakresu informacji, nie skutkuje prowadzeniem jednej, wspólnej procedury. Każdy wniosek o udostępnienie informacji publicznej stanowi odrębne żądanie, podlegające samodzielnemu rozpatrzeniu. Ponadto na Prezydencie miasta jako administratorze danych spoczywają obowiązki wynikające z RODO, które nakazują ograniczenie przetwarzania danych osobowych do niezbędnego minimum.

W tej sprawie błędna interpretacja przepisów przez prezydenta miasta przyczyniła się do przesłania przedsiębiorcy danych osobowych wnioskodawcy bez przeprowadzenia ich wcześniejszej anonimizacji. Przez to doszło do udostępnienia danych osobowych skarżącego bez podstawy prawnej i naruszenia zasady poufności określonej w RODO.

DS.523.2582.2024