Środki techniczne i organizacyjne

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 775) w związku z art. 7 ust. 1, art. 60 oraz art. 102 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781), zwanej dalej „ustawą z dnia 10 maja 2018 r.”, a także art. 57 ust. 1 lit. a) i h), art. 58 ust. 2 lit. i), art. 83 ust. 1 – 3, art. 83 ust. 4 lit. a) w związku z art. 24 ust. 1, art. 25 ust. 1, art. 32 ust. 1 i 2 oraz art. 83 ust. 5 lit. a) w związku z art. 5 ust. 1 lit. f) i art. 5 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, po przeprowadzeniu wszczętego w urzędu postępowania administracyjnego w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych przez Szkołę Główną Handlową w Warszawie z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 162, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

stwierdzając naruszenie przez Szkołę Główną Handlową w Warszawie z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 162 przepisów art. 5 ust. 1 lit. f) i ust. 2, art. 24 ust. 1, art. 25 ust. 1 oraz art. 32 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, polegające na niewdrożeniu:

1) odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w aplikacji I., będącej modułem systemu informatycznego R., oraz ochronę praw osób, których dane dotyczą;

2) odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w aplikacji I., będącej modułem systemu informatycznego R., w szczególności w zakresie podatności, błędów oraz ich możliwych skutków dla tych systemów oraz podjętych działań minimalizujących ryzyko ich wystąpienia,

skutkującym naruszeniem zasady integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia 2016/679) oraz zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679), nakłada na Szkołę Główną Handlową w Warszawie z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 162, za naruszenie przepisów art. 5 ust. 1 lit. f) i ust. 2, art. 25 ust. 1 oraz art. 32 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679, administracyjną karę pieniężną w kwocie 35 000 PLN (słownie: trzydziestu pięciu tysięcy złotych).

Uzasadnienie

Szkoła Główna Handlowa w Warszawie z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 162, zwana dalej także „SGH” lub „Uczelnią”, jest publiczną uczelnią akademicką w rozumieniu ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2022 r. poz. 574), działającą na podstawie Statutu Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, którego tekst jednolity stanowi załącznik do obwieszczenia nr […] Rektora Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie z dnia […] kwietnia 2022 r.

W dniu 18 września 2022 r. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zwanego dalej także „Prezesem UODO” lub „organem nadzorczym”, wpłynęło wstępne zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych, o którym mowa w art. 4 pkt 12 rozporządzenia 2016/679, dokonane w trybie art. 33 rozporządzenia 2016/679 przez SGH, jako administratora w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia 2016/679, które zostało zarejestrowane pod sygnaturą DKN.5130.10053.2022. W dniu 23 września 2022 r. Uczelnia dokonała zgłoszenia uzupełniającego, uszczegóławiając przedłożone wstępnie wyjaśnienia. Naruszenie ochrony danych osobowych polegało na niezamierzonym ujawnieniu w sieci Internet informacji zgromadzonych w zasobach zarządzanej przez Uczelnię aplikacji I., będącej modułem systemu informatycznego R., skutkującym naruszeniem ich poufności oraz – w konsekwencji – uzyskaniem przez osoby trzecie nieuprawnionego dostępu do przetwarzanych w ten sposób danych osobowych dotyczących (...) studentów, absolwentów i byłych studentów (osób skreślonych z listy studentów) SGH.

Do naruszenia ochrony danych osobowych doszło w następstwie błędu popełnionego w ramach prac programistycznych, mających na celu przeniesienie systemu R. na nowy serwer produkcyjny, podczas których kontrola dostępu do przetwarzanych w systemie danych osobowych została wyłączona. SGH wyjaśniła w treści zgłoszenia, że „[w] momencie rozpoczęcia prac programistycznych nie była jeszcze odpowiednio skonfigurowana usługa L. Aby prace mogły być prowadzone dopuszczono na serwerze deweloperskim możliwość nieautoryzowanego wywoływania podstron panelu administratora w module I.”, jednakże zmiana ta „została przeoczona i wprowadzona na serwer produkcyjny, a wykonane testy nie wykazały błędnego działania systemu”. Incydent doprowadził do zaindeksowania niezabezpieczonych danych przez wyszukiwarkę internetową Z., stwarzając możliwość niezgodnego z prawem przetwarzania ich przez osoby trzecie.

Naruszenie ochrony danych osobowych objęło następujące kategorie danych osobowych: imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, płeć, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, adres e-mail, nazwisko rodowe matki, numer telefonu, login, numer albumu, informacje o dowodzie osobistym lub paszporcie (seria i numer dokumentu, kraj wydania, organ wydający, data wydania, data ważności), obywatelstwo, narodowość, fakt posiadania Karty Polaka, tryb, poziom i kierunek studiów, poziom znajomości języka obcego, średnia ocen, liczba uzyskanych punktów.

W dniu 5 października 2022 r., działając na podstawie art. 58 ust. 1 lit. a) i e) rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO skierował do Uczelni wezwanie do złożenia dodatkowych wyjaśnień w sprawie, tj. m.in. wskazania, na czym polegały testy zmian wprowadzonych na serwer produkcyjny oraz kto – i w oparciu o jakie procedury – je realizował, czy przed wystąpieniem naruszenia ochrony danych osobowych, jak i po jego wystąpieniu, Uczelnia przeprowadzała analizę ryzyka dla operacji przetwarzania danych, w ramach których doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, a także w jaki sposób wyszukiwarka Z. zaindeksowała dane zgromadzone w zasobach aplikacji I.

Pismem z dnia 3 listopada 2022 r. SGH udzieliła odpowiedzi na zadane pytania, wskazując m.in., że ww. zmiany testował „sam programista”, zaś „druga osoba z zespołu (…) sprawdziła, czy aplikacja działa poprawnie”, a także deklarując, iż „[p]rzygotowywana jest w tej chwili procedura wykonywania testów” oraz „wprowadzane jest code review wykonywane przez innego programistę przed przekazaniem na produkcję nowych wersji systemów”. Uczelnia poinformowała także, że „[p]rzed wystąpieniem naruszenia analiza ryzyka nie była prowadzona w sposób sformalizowany”, jednocześnie przedkładając w załączeniu „Raport […]” z dnia […] listopada 2022 r., przygotowany po wystąpieniu naruszenia ochrony danych osobowych.SGH przekazała również wyjaśnienia otrzymane od operatora wyszukiwarki Z.

W związku z powyższym, celem dokonania dodatkowych ustaleń w sprawie, w dniach 14-18 listopada 2022 r., na podstawie art. 78 ust. 1, art. 79 ust. 1 oraz art. 84 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. w związku z art. 57 ust. 1 lit. a) i h) oraz art. 58 ust. 1 lit. b), e) i f) rozporządzenia 2016/679, na Uczelni przeprowadzona została kontrola zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, tj. z rozporządzeniem 2016/679 i ustawą z dnia 10 maja 2018 r., która została zarejestrowana pod sygnaturą DKN.5112.37.2022. Zakresem kontroli objęto przetwarzanie przez SGH danych osobowych w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych zgłoszonym organowi nadzorczemu. W toku kontroli odebrano od pracowników Uczelni ustne wyjaśnienia, a także dokonano oględzin systemu informatycznego R. oraz aplikacji I. Poczynione ustalenia szczegółowo opisano w protokole kontroli podpisanym przez kanclerza SGH, tj. osobę upoważnioną do reprezentowania Uczelni.

W związku z dokonanymi ustaleniami w dniu 9 sierpnia 2023 r. Prezes UODO wszczął z urzędu postępowanie administracyjne w przedmiocie możliwości naruszenia przez Uczelnię, jako administratora danych, przepisów art. 5 ust. 1 lit. f) i ust. 2, art. 24 ust. 1, art. 25 ust. 1 oraz art. 32 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679. Postępowanie w sprawie zostało zarejestrowane pod sygnaturą DKN.5131.26.2023.

Jednocześnie, pismem z dnia 9 sierpnia 2023 r., Prezes UODO zwrócił się do SGH o przedłożenie wyników „zewnętrznego audytu bezpieczeństwa kodu aplikacji” przeprowadzonego w 2020 r., o którym Uczelnia poinformowała w treści zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych, a także o wskazanie, czy dane dotyczące zdrowia (niepełnosprawności), zbierane przez SGH na etapie przedwyjazdowym w związku z rejestracją studentów na wyjazdy organizowane w ramach międzynarodowej wymiany studenckiej w celu realizacji przysługujących im świadczeń, przetwarzane były za pośrednictwem aplikacji I., a jeśli tak – czy dane te zostały objęte przedmiotowym naruszeniem ochrony danych osobowych.

W piśmie z dnia 31 sierpnia 2023 r. Uczelnia wyjaśniła, że „(…) moduł ten nigdy nie był wykorzystywany przez SGH na etapie przedwyjazdowym (który jest etapem chronologicznie późniejszym niż etap rekrutacji) w celu zbierania danych o stanie zdrowia. (…) SGH nigdy nie przetwarzała, w tym nie zbierała w przeszłości i nie przetwarza obecnie danych osobowych o niepełnosprawności na etapie rekrutacji na wyjazd na studia za granicą za pomocą modułu I.”, w związku z czym „(…) dane osobowe o niepełnosprawności nie były objęte naruszeniem będącym przedmiotem niniejszego postępowania (…)”. Ponadto Uczelnia przekazała Prezesowi UODO „kopię raportu z zewnętrznego audytu bezpieczeństwa kodu aplikacji w zakresie odnoszącym się do modułu I.”.

Pismem z dnia 28 września 2023 r. organ nadzorczy ponownie wezwał SGH do złożenia dodatkowych wyjaśnień w sprawie, tj. ponownego przedstawienia liczby osób objętych przedmiotowym naruszeniem ochrony danych osobowych oraz wskazania, w jaki sposób i na jakiej podstawie Uczelnia dokonała ustaleń w tym zakresie. W odpowiedzi, w ramach pisma z dnia 9 października 2023 r., Uczelnia podtrzymała przedstawione w zgłoszeniu uzupełniającym stanowisko dotyczące liczby osób objętych przedmiotowym naruszeniem ochrony danych osobowych, wskazując, iż liczbę tę ustalono na podstawie „analizy logów będących zapisem ruchu sieciowego oraz aplikacyjnego”, którą „prowadziły dwa niezależne zespoły, na podstawie numerów rekrutacji, których adresy URL były otwierane, co świadczyło o potencjalnym dostępie do wszystkich danych znajdujących się w danej rekrutacji”. Uczelnia wyjaśniła, że „[d]ostęp do danych był bezpośrednio na stronie systemu lub w eksportowanym pliku z danej rekrutacji, jeżeli w logach nie było informacji o dostępie do rekrutacji, dane w niej zawarte nie zostały odczytane. Nie było bezpośredniego dostępu do bazy danych czy jej kopii zapasowej. Analiza trwała od momentu wystąpienia zdarzenia do przekazania zgłoszenia uzupełniającego, analizowano zapisy w systemie S. […] oraz lokalne logi aplikacji I. i urządzeń sieciowych”.

Ponadto w treści ww. pisma SGH przedstawiła swoje stanowisko wobec otrzymanego zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego z dnia 9 sierpnia 2023 r.

Organ nadzorczy dokonał oceny materiału dowodowego pod kątem zbadania jego wiarygodności i mocy dowodowej. Prezes UODO uznał całość przedłożonych przez Uczelnię dowodów za wiarygodne. Za powyższym przemawia fakt, iż poszczególne wyjaśnienia przedłożone przez Uczelnię są logiczne, spójne i korelują z całością materiału dowodowego.

W oparciu o materiał dowodowy zgromadzony w ramach postępowania wyjaśniającego oraz postępowania administracyjnego, a także w toku przeprowadzonej kontroli, organ nadzorczy dokonał następujących ustaleń w zakresie stanu faktycznego:

1. Charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.

Uczelnia oferuje swoim studentom możliwość wzięcia udziału w programach międzynarodowej wymiany studenckiej, takich jak CEMS Master’s in International Management (CEMS MIM), Erasmus+, The Partnership in International Management (PIM) oraz innych, opartych na umowach bilateralnych. Zgodnie z Regulaminem […], stanowiącym załącznik do Zarządzenia Rektora nr […] z dnia […] grudnia 2020 r., jednostką administracyjną Uczelni odpowiedzialną za organizację i rozwój międzynarodowej wymiany studentów, doktorantów i pracowników SGH jest Centrum Współpracy Międzynarodowej.
W celu wsparcia procesu rejestracji studentów SGH na wyjazdy organizowane w ramach wymiany międzynarodowej Uczelnia opracowała aplikację I., będącą modułem systemu informatycznego R. System ten został opracowany oraz wdrożony przez pracowników SGH. Działał on od 2014 r. w oparciu o serwer produkcyjny M. Aplikacja I. funkcjonowała od 2015 r., jednakże w dniu 15 września 2022 r. – na skutek stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych – została na stałe wyłączona z użytkowania.
Baza danych przetwarzanych w ramach aplikacji I. pracowała pod kontrolą systemu bazodanowego P., natomiast dostęp do niej uzyskiwany był zdalnie przy pomocy komputera pracującego pod kontrolą systemu operacyjnego X. Dostęp do zasobów był autoryzowany. W procesie logowania zarówno do komputera, jak i bazy danych, wymagane było wprowadzenie nazwy użytkownika oraz hasła.
Kandydaci wprowadzali do systemu dane osobowe obejmujące następujące kategorie: imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, płeć, adres zamieszkania lub pobytu, adres e-mail, nazwisko rodowe matki, numer telefonu, numer albumu, informacje o dowodzie osobistym lub paszporcie (seria i numer dokumentu, kraj wydania, organ wydający, data wydania, data ważności), obywatelstwo, narodowość, fakt posiadania Karty Polaka, tryb, poziom i kierunek studiów, poziom znajomości języka obcego, średnia ocen oraz liczba uzyskanych punktów. Dane osobowe obejmujące login oraz numer ewidencyjny PESEL pobierane były przez aplikację automatycznie z Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS).
Zakres danych wprowadzanych do aplikacji I. został określony na podstawie wymogów wewnętrznych przewidzianych w regulaminach SGH oraz uczelni partnerskich (np. nazwisko rodowe matki wymagane jest przez uczelnie węgierskie, natomiast informacje dotyczące dokumentów tożsamości mają znaczenie przy wyjazdach odbywających się zarówno wewnątrz strefy Schengen, jak i poza nią).

2. Środki techniczne i organizacyjne stosowane dotychczas w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń.

Zarządzeniem Rektora nr […] z dnia […] maja 2018 r. w sprawie ochrony danych osobowych w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie na Uczelni wprowadzona została „Polityka […]”, której celem jest ochrona danych osobowych przetwarzanych w SGH poprzez zapewnienie ich poufności, integralności oraz dostępności. „Polityka […]” określa zasady ochrony danych osobowych i obejmuje swoim zakresem wszystkie osoby biorące udział w procesie przetwarzania danych osobowych na Uczelni, jak również zawiera wewnętrzne regulacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w skład których wchodzą:

załącznik nr […]: „Instrukcja […]”, obejmująca postanowienia ogólne, definicje, procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych osobowych i rejestrowania tych uprawnień w systemach informatycznych, metody i środki uwierzytelnienia oraz zarządzania nimi, procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przez użytkowników systemów informatycznych, procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych osobowych oraz programów i narzędzi służących do ich przetwarzania, sposób, miejsce i okres przechowywania elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe oraz kopii zapasowych, sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością wirusów komputerowych, nieuprawnionym dostępem oraz awarią zasilania, procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych osobowych oraz sposoby realizacji w systemie wymogów dotyczących przetwarzania danych;
załącznik nr […]: „Obowiązki […]”;
załącznik nr […]: „Instrukcja […]”;
załącznik nr […]: „Instrukcja […]”;
załącznik nr […]: „Zasady […]”.

Zarządzeniem Rektora nr […] z dnia […] września 2020 r. na Uczelni wprowadzona została „Procedura […]”.
Zarządzeniem Rektora nr […] z dnia […] maja 2021 r. na Uczelni wprowadzona została „Instrukcja […]”. Metodyka oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, stanowi załącznik nr […] do ww. dokumentu. Uczelnia prowadzi także rejestr naruszeń ochrony danych osobowych.
Wszystkie osoby, w przypadku których rodzaj wykonywanej pracy wiąże się z dostępem do danych osobowych, przed przystąpieniem do pracy mają obowiązek zapoznać się z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz wewnętrznymi przepisami w tym zakresie, w tym w szczególności z przepisami „Polityki […]” oraz „Instrukcji […]”. Ponadto pracownicy Uczelni zobowiązują się do zachowania w tajemnicy danych osobowych, do których mają dostęp oraz sposobów ich zabezpieczania.
Pracownicy Uczelni odbywają szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych. Zarządzeniem Rektora nr […] z dnia […] maja 2018 r. na Uczelni uruchomione zostało obowiązkowe szkolenie „RODO – ochrona danych osobowych”, prowadzone w formie samokształcenia kierowanego (e-learning).
Kanclerz SGH podejmuje także dodatkowe działania mające na celu zwiększenie świadomości pracowników w obszarze bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
Wśród dotychczas stosowanych przez Uczelnię technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, wskazała ona, co następuje:
„Środki bezpieczeństwa opisane w Polityce […] wprowadzonej zarządzeniem Rektora nr […] z 2018 r. (…).
Środki bezpieczeństwa systemu […]”.
Inne środki bezpieczeństwa w organizacji, pośrednio związane z systemem: […]”.

3. Charakter i przebieg naruszenia ochrony danych osobowych.

W związku z planowanym wyłączeniem serwera M., SGH stanęła przed koniecznością przeniesienia systemu R. na nowy serwer produkcyjny (Uczelnia wskazała, że „(…) koniecznie było dostosowanie aplikacji »R.« do działania na najnowszej stabilnej wersji PHP dostępnej na tamten czas (koniec kwietnia 2022)”). Podczas przygotowań do przeniesienia systemu – na potrzeby prac programistycznych – „dopuszczono na serwerze developerskim możliwość nieautoryzowanego wywoływania podstron panelu administratora w module I.”. W wyniku błędu popełnionego przez pracowników SGH zmiana ta została przypadkowo włączona do repozytorium kodu SVN (tj. systemu kontroli wersji, który umożliwia zarządzanie i śledzenie zmian w plikach i kodzie źródłowym projektu) i finalnie wdrożona na serwerze produkcyjnym.Uczelnia wskazała, że została ona „przeoczona” oraz podkreśliła, że „przeprowadzone testy nie wykazały błędnego działania systemu”.
W piśmie z dnia 3 listopada 2022 r. SGH wyjaśniła, iż zmiany wprowadzone na serwerze deweloperskim testował „sam programista”, zaś po umieszczeniu ich w repozytorium „druga osoba z zespołu (…) sprawdziła, czy aplikacja działa poprawnie”. Odpowiadając na zapytanie organu nadzorczego, w oparciu o jakie procedury pracownik realizował ww. testy, Uczelnia nie odwołała się do żadnych obowiązujących wówczas metod postępowania, podkreślając jedynie, że „[p]rzygotowywana jest (…) procedura wykonywania testów wraz z przygotowaniem scenariuszy testowych, wprowadzane jest code review wykonywane przez innego programistę przed przekazaniem na produkcję nowych wersji systemów”.
W treści tego samego pisma SGH poinformowała Prezesa UODO, że analiza ryzyka dla operacji przetwarzania danych, w ramach których doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniająca m.in. podatności, zagrożenia, możliwe skutki naruszenia oraz środki bezpieczeństwa mające na celu zapewnienie poufności, integralności i dostępności przetwarzanych danych osobowych, została przeprowadzona dopiero po wystąpieniu naruszenia, wcześniej natomiast „nie była prowadzona w sposób sformalizowany”.
Z informacji uzyskanych przez Uczelnię wynika, że w przypadku domyślnie aktywowanej w systemie X. funkcjonalności wysyłania opcjonalnych danych diagnostycznych do firmy Y. przeglądarka Q. przekazuje odwiedzane przez użytkownika adresy URL do mechanizmów indeksujących wykorzystywanych przez wyszukiwarkę Z. W związku z tym, iż kontrola dostępu do zgromadzonych przez SGH danych osobowych została wyłączona na skutek opisanego wyżej błędu, prowadzący do nich adres URL stał się ogólnodostępny ze względu na możliwość odnalezienia go w zasobach sieci Internet, udostępnianych przez wyszukiwarkę Z. Po odwiedzeniu aplikacji I. za pomocą przeglądarki Q. przez jednego z pracowników SGH prowadzący do danych osobowych adres URL został przekazany do wyszukiwarki Z. i w efekcie – zaindeksowany. Dane objęte naruszeniem ochrony danych osobowych zostały zaindeksowane wyłącznie przez wyszukiwarkę Z. i nie zidentyfikowano możliwości uzyskania dostępu do nich za pośrednictwem innych wyszukiwarek, takich jak m.in. wyszukiwarka A.
Uzyskanie dostępu do ujawnionych w ten sposób danych możliwe było poprzez wpisanie w wyszukiwarce Z. imienia i nazwiska lub numeru albumu studenta. Wyszukiwarka proponowała wówczas wyniki w postaci hiperłączy (linków) prowadzących do szerszego zakresu danych. Na podstawie wyświetlonych propozycji możliwe było zapoznanie się z danymi obejmującymi imię, nazwisko oraz numer albumu. Po wyszukaniu danych studenta i kliknięciu w hiperłącze możliwe było zapoznanie się z danymi obejmującymi imię, drugie imię, nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, płeć, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, adres e-mail, nazwisko rodowe matki, numer telefonu, login, numer albumu, informacje o dowodzie osobistym lub paszporcie (seria i numer dokumentu, kraj wydania, organ wydający, data wydania, data ważności), obywatelstwo, narodowość, fakt posiadania Karty Polaka, tryb, poziom i kierunek studiów, poziom znajomości języka, średnią ocen oraz liczbę punktów.
Jako datę zaistnienia naruszenia ochrony danych osobowych Uczelnia wskazała dzień (...) sierpnia 2022 r.Incydent został wykryty przez studenta SGH i zgłoszony Samorządowi Studentów SGH, a następnie władzom Uczelni w dniu (...) września 2022 r.ok. godziny 13:00. O godzinie 13:30 tego samego dnia SGH stwierdziła naruszenie ochrony danych osobowych. W następstwie powzięcia ww. informacji Uczelnia podjęła działania w celu zaradzenia naruszeniu, w wyniku których system został niezwłocznie odłączony od sieci Internet. Naruszenie ochrony danych osobowych utrzymywało się zatem przez okres 27 dni (wliczając dzień jego zakończenia).
W dniu 18 września 2022 r. SGH zgłosiła Prezesowi UODO naruszenie ochrony danych osobowych, które zostało zarejestrowane pod sygnaturą DKN.5130.10053.2022. Zgłoszenie zostało uzupełnione przez Uczelnię o dodatkowe informacje w dniu 23 września 2022 r. W treści zgłoszenia wskazano, że naruszenie ochrony danych osobowych polegało na niezamierzonej publikacji oraz nieuprawnionym uzyskaniu dostępu do bazy danych zawierającej dane osobowe (...) osób, tj. studentów, absolwentów i byłych studentów (osób skreślonych z listy studentów) SGH.
W toku czynności wyjaśniających Uczelnia przeprowadziła analizę logowań do systemu R. Analiza ta pozwala na stwierdzenie, że w okresie trwania naruszenia ochrony danych osobowych dostęp do danych uzyskało (...) osób: (...) z nich, będące studentami SGH, odnalazły informacje poprzez wyszukiwarkę Z., wpisując w niej słowa kluczowe w postaci imienia i nazwiska; (...) z nich, będąca przewodniczącą Samorządu Studentów SGH, dokonała wyszukania w celu potwierdzenia zaistnienia przedmiotowego incydentu. Liczbę odczytów danych opracowano na podstawie analizy logów zebranych przez W. […].

4. Środki zastosowane w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków oraz zminimalizowania ryzyka jego ponownego wystąpienia.

Jako środki zastosowane w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych i zminimalizowania jego negatywnych skutków dla osób, których dane dotyczą, Uczelnia wskazała następujące działania:

„Zablokowanie dostępu do aplikacji z sieci publicznej”;
„Wysłanie do operatora przeglądarki Z. żądania usunięcia informacji z wyników wyszukiwania”;
„Poinformowanie o naruszeniu osób, których dane dotyczą, zalecenie ostrożności oraz zaoferowanie przez uczelnię rocznego abonamentu na usługę Alerty BIK (…)” – należy podkreślić, że SGH poinformowała także, iż „(…) umożliwiła osobom dotkniętym naruszeniem skorzystanie z abonamentu na alerty BIK, oraz zapewniła pokrycie kosztów wymiany dokumentów i wykonania aktualnej fotografii do dokumentu. Z możliwości skorzystania z alertów BIK skorzystało ponad (...) studentów. Ponadto (...) osób dokonało wymiany dokumentów na koszt Uczelni, który wyniósł PLN 6726”;
„Polecenie studentom usunięcia danych”;

Jako środki bezpieczeństwa zastosowane w celu zminimalizowania ryzyka ponownego wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, Uczelnia wskazała następujące działania:

„[…]”.

W tym stanie faktycznym, po zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 34 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. Prezes UODO jest organem właściwym w sprawie ochrony danych osobowych oraz organem nadzorczym w rozumieniu rozporządzenia 2016/679, natomiast stosownie do art. 57 ust. 1 lit. a) i h) rozporządzenia 2016/679, bez uszczerbku dla innych zadań określonych na mocy tego rozporządzenia, każdy organ nadzorczy na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje jego stosowanie oraz prowadzi postępowania w sprawie jego stosowania, w tym na podstawie informacji otrzymanych od innego organu nadzorczego lub innego organu publicznego.

Art. 5 rozporządzenia 2016/679 formułuje zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych, które muszą być respektowane przez wszystkich administratorów, tj. podmioty, które samodzielnie lub wspólnie z innymi ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Wedle art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia 2016/679 dane osobowe muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie ich bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”). Zgodnie zaś z art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679 administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie („rozliczalność”). Konkretyzację zasady integralności i poufności, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia 2016/679, a także zasady rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, stanowią dalsze przepisy tego aktu prawnego.

Stosownie do art. 24 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze, administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z rozporządzeniem 2016/679 i aby móc to wykazać. Oznacza to, że przy dokonywaniu oceny adekwatności zastosowanych rozwiązań administrator powinien wziąć pod uwagę szereg określonych czynników i okoliczności dotyczących przetwarzania, a także ryzyko, jakie się z nim wiąże. W literaturze wskazuje się (P. Barta, P. Litwiński, M. Kawecki, Komentarz do art. 24, w: Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Wybrane przepisy sektorowe. Komentarz, red. P. Litwiński, Legalis 2021), że ww. przepis „(…) stanowi m.in. emanację jednej z podstawowych zasad przetwarzania danych – integralności i poufności (…)”, a także podkreśla, iż „(…) obowiązki z art. 24 [rozporządzenia 2016/679] mają charakter szerszy, gdyż zastosowane przez administratora środki mają zapewnić, by całość (procesu) przetwarzania danych była zgodna z [rozporządzeniem 2016/679]. Rezultatem zaś zastosowania ww. środków powinno być osiągnięcie stanu zgodności działań administratora z przepisami [rozporządzenia 2016/679] – pośrednio więc też, choć nie wyłącznie, ich odpowiednie zabezpieczenie ze względu na poziom ryzyka (art. 32 ust. 1 [rozporządzenia 2016/679]). Zastosowane środki powinny być bowiem skuteczne, zgodnie z art. 24 rozporządzenia 2016/679”.

Jednocześnie administrator ma obowiązek wykazania przed organem nadzorczym, że wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie nie wykraczało poza ustanowione ramy prawne, co należy utożsamiać z urzeczywistnieniem zasady rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Należy podkreślić, iż prawodawca uzupełnia treść normy zawartej w art. 24 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, dodając, że środki te powinny być w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane. Wdrażanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych powinno polegać zatem nie tylko na doraźnym zaimplementowaniu przez administratora należytych zasad, procedur i praktyk dotyczących przetwarzania, ale także na dokonywaniu regularnych rewizji zastosowanych rozwiązań i w stosownych przypadkach – ich udoskonalaniu. Zapewnienie przez administratora bezpieczeństwa przetwarzanych danych ma bowiem charakter dynamicznego, ciągłego procesu.

Zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze wynikające z przetwarzania, administrator – zarówno przy określaniu sposobów przetwarzania, jak i w czasie samego przetwarzania – wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak pseudonimizacja, zaprojektowane w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych, takich jak minimalizacja danych, oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń, tak by spełnić wymogi rozporządzenia 2016/679 oraz chronić prawa osób, których dane dotyczą.

Jak wskazała Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) (Wytyczne nr 4/2019 dotyczące artykułu 25, Uwzględnianie ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślna ochrona danych, Wersja 2.0, str. 4), art. 25 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 stanowi, że „(…) administratorzy powinni uwzględnić ochronę danych w fazie projektowania oraz domyślną ochronę danych odpowiednio wcześnie, na etapie planowania kolejnej operacji przetwarzania. Wdrażają oni ochronę danych w fazie projektowania oraz domyślną ochronę danych przed przetwarzaniem, a także w sposób ciągły podczas przetwarzania, dokonując regularnych przeglądów skuteczności wybranych środków i zabezpieczeń. Ochronę danych w fazie projektowania oraz domyślną ochronę danych stosuje się również do istniejących systemów, które przetwarzają dane osobowe”. Oznacza to, że dotychczasowe systemy zaprojektowane przed wejściem w życie rozporządzenia 2016/679 należy poddawać przeglądom i konserwacji, aby zapewnić wdrożenie środków i zabezpieczeń, które w skuteczny sposób wdrażają zasady i prawa osób, których dane dotyczą, jak określono w niniejszych wytycznych.

W myśl art. 32 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 administrator, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze, zobowiązany jest do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w tym między innymi w stosownym przypadku:
a) pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;
b) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;
c) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Art. 32 ust. 2 rozporządzenia 2016/679 wskazuje zaś, iż oceniając, czy stopień bezpieczeństwa jest odpowiedni, uwzględnia się w szczególności ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Z przytoczonych powyżej przepisów wynika, że podejście oparte na zarządzaniu ochroną danych osobowych od strony ryzyka (tzw. risk-based approach) stanowi fundamentalną koncepcję stojącą u podstaw rozporządzenia 2016/679. Oznacza to, iż koniecznością staje się możliwość udowodnienia przed organem nadzorczym, że zastosowane rozwiązania, mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych, są adekwatne do poziomu ryzyka oraz uwzględniają charakter danej organizacji i wykorzystywanych mechanizmów przetwarzania danych. Konsekwencją takiej orientacji jest rezygnacja z narzucanych przez prawodawcę list wymagań dotyczących bezpieczeństwa na rzecz samodzielnego doboru zabezpieczeń w oparciu o analizę zagrożeń. Administratorom nie wskazuje się konkretnych środków i procedur w zakresie bezpieczeństwa, a ich ustalenie powinno dokonać się w procesie dwuetapowym. W pierwszej kolejności konieczne jest zatem określenie przez administratora poziomu ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, jakie wiąże się z przetwarzaniem ich danych osobowych, następnie zaś ustalenie, jakie środki techniczne i organizacyjne będą odpowiednie, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku oraz osiągnąć stan zgodności z przepisami rozporządzenia 2016/679.

Zgodnie z motywem 75 preambuły do rozporządzenia 2016/679 ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze może wynikać z przetwarzania danych osobowych mogącego prowadzić do uszczerbku fizycznego lub szkód majątkowych lub niemajątkowych, w szczególności: jeżeli przetwarzanie może poskutkować dyskryminacją, kradzieżą tożsamości lub oszustwem dotyczącym tożsamości, stratą finansową, naruszeniem dobrego imienia, naruszeniem poufności danych osobowych chronionych tajemnicą zawodową, nieuprawnionym odwróceniem pseudonimizacji lub wszelką inną znaczną szkodą gospodarczą lub społeczną; jeżeli osoby, których dane dotyczą mogą zostać pozbawione przysługujących im praw i wolności lub możliwości sprawowania kontroli nad swoimi danymi osobowymi; jeżeli przetwarzane są dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, wyznanie lub przekonania światopoglądowe, lub przynależność do związków zawodowych oraz jeżeli przetwarzane są dane genetyczne, dane dotyczące zdrowia lub dane dotyczące seksualności lub wyroków skazujących i czynów zabronionych lub związanych z tym środków bezpieczeństwa; jeżeli oceniane są czynniki osobowe, w szczególności analizowane lub prognozowane aspekty dotyczące efektów pracy, sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji lub zainteresowań, wiarygodności lub zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się – w celu tworzenia lub wykorzystywania profili osobistych; lub jeżeli przetwarzane są dane osób wymagających szczególnej opieki, w szczególności dzieci oraz jeżeli przetwarzanie dotyczy dużej ilości danych osobowych i wpływa na dużą liczbę osób, których dane dotyczą.

Prawodawca sygnalizuje poprzez motyw 76 preambuły do rozporządzenia 2016/679, że prawdopodobieństwo i powagę ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą, należy określić poprzez odniesienie się do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania danych. Ryzyko należy oszacować na podstawie obiektywnej oceny, w ramach której stwierdza się, czy z operacjami przetwarzania danych wiąże się ryzyko lub wysokie ryzyko.

Motyw 83 preambuły do rozporządzenia 2016/679 wskazuje natomiast, iż w celu zachowania bezpieczeństwa i zapobiegania przetwarzaniu niezgodnemu z rozporządzeniem 2016/679 administrator powinien oszacować ryzyko właściwe dla przetwarzania oraz wdrożyć środki – takie jak szyfrowanie – minimalizujące to ryzyko. Oceniając ryzyko w zakresie bezpieczeństwa danych, należy wziąć pod uwagę ryzyko związane z przetwarzaniem danych osobowych – takie jak przypadkowe lub niezgodne z prawem zniszczenie, utracenie, zmodyfikowanie, nieuprawnione ujawnienie lub nieuprawniony dostęp do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych – i mogące w szczególności prowadzić do uszczerbku fizycznego, szkód majątkowych lub niemajątkowych.

Biorąc pod uwagę w szczególności szeroki zakres danych osobowych przetwarzanych przez SGH za pośrednictwem aplikacji I., a także m.in. liczbę osób, których dane dotyczą, w celu prawidłowego wywiązania się z obowiązków wynikających z przepisów rozporządzenia 2016/679 Uczelnia zobowiązana była do podjęcia działań gwarantujących właściwy poziom ochrony danych osobowych poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo ich przetwarzania, a także do regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności ww. środków. Decyzje o charakterze, rodzajach czy intensywności takich działań powinny zaś znaleźć oparcie we wnioskach wynikających z analizy ryzyka przeprowadzonej dla dokonywanych operacji przetwarzania, uwzględniającej m.in. podatności, zagrożenia, możliwe skutki naruszenia oraz środki bezpieczeństwa mające na celu zapewnienie poufności, integralności i dostępności przetwarzanych danych osobowych.

Tymczasem ze zgromadzonego materiału dowodowego wynika, że Uczelnia zarządzała systemem informatycznym, za pośrednictwem którego przetwarzała dane osobowe swoich studentów, byłych studentów i absolwentów, nie dokonując uprzedniej analizy wiążącego się z tym ryzyka. W piśmie z dnia 3 listopada 2022 r. SGH poinformowała wprost, że „[p]rzed wystąpieniem naruszenia analiza ryzyka nie była prowadzona w sposób sformalizowany”. W ocenie organu nadzorczego taki sposób działania Uczelni nie zapewniał należytej kontroli nad ww. procesem w kontekście zagwarantowania bezpieczeństwa uczestniczących w nim danych osobowych, jak również możliwości wykazania jego zgodności z przepisami rozporządzenia 2016/679, stosownie do zasady rozliczalności wynikającej z art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Jak podnoszono już w literaturze (P. Barta, P. Litwiński, M. Kawecki, Komentarz do art. 5, w: Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Wybrane przepisy sektorowe. Komentarz, red. P. Litwiński, Legalis 2021), „[r]ozliczalność, czyli w szczególności obowiązek wykazania zgodności z przepisami prawa, składa się w opinii Grupy Roboczej Art. 29 [Opinia z 13.7.2010 r. 3/2010 w sprawie zasady rozliczalności (WP 173), (…)] z następujących obowiązków cząstkowych:
1) obowiązek wdrożenia środków (w tym wewnętrznych procedur) gwarantujących przestrzeganie przepisów o ochronie danych w związku z operacjami ich przetwarzania;
2) obowiązek sporządzenia dokumentacji, która wskazuje osobom, których dane dotyczą, oraz organom nadzorczym, jakie środki podjęto, aby zapewnić przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.

(…) W tym sensie rozliczalność powinna być więc rozumiana jako pewna właściwość czynności przetwarzania, pozwalająca na dowodzenie zgodności z przepisami prawa operacji na danych osobowych, w szczególności za pomocą dokumentacji ochrony danych osobowych. Konsekwencją zasady rozliczalności jest to, że w razie sporu z osobą, której dane dotyczą, albo z organem nadzorczym administrator powinien być w stanie przedstawić dowody na to, że przestrzega przepisów o ochronie danych osobowych. Dowodami takimi mogą być przede wszystkim dokumenty opisujące zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych”.

Wobec nieprzeprowadzenia analizy ryzyka wiążącego się z przetwarzaniem w sposób sformalizowany, a więc udokumentowany lub w inny sposób utrwalony oraz ujęty w postaci ściśle określonych, precyzyjnych formuł wyjaśniających i porządkujących przebieg tego procesu, SGH nie była zdolna wykazać, że wdrażając środki techniczne i organizacyjne mające zapewnić zgodność przetwarzania z rozporządzeniem 2016/679, a także oceniając, czy stopień bezpieczeństwa danych osobowych jest odpowiedni, rzeczywiście uwzględniła kryteria opisane w art. 32 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, w tym ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, oraz ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 32 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Z poczynionych ustaleń wynika, iż Uczelnia nie przeprowadziła takiej analizy przez cały okres funkcjonowania systemu, począwszy od 2014 r. (od 2015 r. w przypadku aplikacji I.), poprzez dzień 25 maja 2018 r., tj. dzień rozpoczęcia stosowania rozporządzenia 2016/679, aż do dnia […] listopada 2022 r., tj. dnia, na który datowane jest opracowanie „Raportu […]”, bazującego na dokumencie „Arkusz […]”, przygotowanym przez Uczelnię dopiero po wystąpieniu przedmiotowego naruszenia ochrony danych osobowych.

Podkreślenia wymaga, że przeprowadzone przez Uczelnię w sierpniu 2022 r. prace programistyczne mające na celu przeniesienie systemu R. na nowy serwer produkcyjny również nie zostały poprzedzone odpowiednią analizą wiążącego się z tym ryzyka.

Takie postępowanie stoi w oczywistej sprzeczności z normami sformułowanymi w treści rozporządzenia 2016/679, które na każdym etapie implementowania systemu informatycznego służącego przetwarzaniu – zarówno w fazie projektowania, wdrażania, utrzymywania czy modyfikacji – przewidują uwzględnianie związanego z tymi operacjami ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W swoich wytycznych EROD wskazuje (Wytyczne nr 4/2019 dotyczące artykułu 25, Uwzględnianie ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślna ochrona danych, Wersja 2.0, str. 29), że „ocena zagrożeń dla bezpieczeństwa danych polegająca na analizie wpływu na prawa osób fizycznych i przeciwdziałaniu zidentyfikowanym zagrożeniom”, „uwzględnianie wymogów bezpieczeństwa na jak najwcześniejszym etapie projektowania i rozwoju systemu oraz ciągła integracja i wykonywanie odpowiednich testów” czy „regularny przegląd i testowanie oprogramowania, sprzętu, systemów i usług itp. w celu wykrycia słabych punktów systemów wspomagających przetwarzanie” to jedne z kluczowych elementów uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych w stosunku do zasady integralności i poufności danych.

Należy zaznaczyć, iż w treści sekcji 9A formularza zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych SGH przedstawiła opis technicznych środków bezpieczeństwa dotychczas stosowanych, deklarując, że jako „środki bezpieczeństwa systemu” wykorzystywała ona środki bezpieczeństwa opisane w „Polityce […]” oraz inne rozwiązania, takie jak […]. Ponadto – jako pozostałe środki bezpieczeństwa, jednakże jedynie pośrednio związane z systemem R. – Uczelnia wskazała […].

Środki te – zdaniem Prezesa UODO – nie mogą jednak zostać uznane za odpowiednie wobec ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych dokonywanym w ramach aplikacji I., w tym w szczególności przetwarzaniem mającym miejsce w trakcie – i w następstwie – przeniesienia tego systemu na nowy serwer produkcyjny. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, iż to właśnie podczas tej operacji pracownik Uczelni popełnił błąd, w wyniku którego doszło do uzyskania przez osoby trzecie nieuprawnionego dostępu do danych osobowych zgromadzonych w zasobach aplikacji I. Jak wynika bowiem z dokonanych ustaleń, SGH nie zapewniła pracownikom odpowiednich procedur regulujących ww. działania, uwzględniających m.in. zasady postępowania ze zgromadzonymi w systemie danymi osobowymi oraz metodykę testowania wprowadzonych zmian w kontekście zagwarantowania bezpieczeństwa przetwarzania. Jak wskazywano wcześniej, programista sam testował dokonane zmiany, podczas gdy inny pracownik sprawdzał jedynie, czy aplikacja działa poprawnie. Wdrożenie odpowiednich środków organizacyjnych w tym zakresie SGH zadeklarowała dopiero w piśmie z dnia 3 listopada 2022 r., a więc kilka miesięcy po wystąpieniu naruszenia ochrony danych osobowych.

W piśmie z dnia 9 października 2023 r. Uczelnia zwróciła uwagę, iż w jej ocenie „[n]iemożliwym jest (…) zapewnienie zabezpieczeń systemów, które nigdy nie mogą zostać przełamane, czy jak w niniejszej sprawie, niemożliwym jest zabezpieczenie się przed wszelkimi błędami ludzkimi”. W ślad za wypowiedzią Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie zawartą w wyroku z dnia 19 stycznia 2021 r. (sygn. II SA/Wa 702/20, Legalis nr 2821108) należy jednak podkreślić, że „(…) administrator danych powinien odpowiednio zabezpieczyć dane osobowe przed ich przypadkową utratą za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Dane osobowe powinny być bowiem przetwarzane w sposób zapewniający im odpowiednie bezpieczeństwo i odpowiednią poufność, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem do nich i do sprzętu służącego ich przetwarzaniu oraz przed nieuprawnionym korzystaniem z tych danych i z tego sprzętu (motyw 39 rozporządzenia 2016/679). (…) administrator danych jest odpowiedzialny nie tylko za działania swoich pracowników, ale także za przetwarzanie danych w systemie informatycznym, z którego korzysta”. Naruszenie przez SGH przepisów rozporządzenia 2016/679 nie wynikało zatem z braku zapewnienia przez nią środków niezawodnych, ale z niewdrożenia środków odpowiednich.

W ramach ww. pisma Uczelnia wskazała także, iż „(…) uwzględniając stan wiedzy technicznej, którą Uczelnia dysponowała w czasie, w którym doszło do niniejszego zdarzenia przyjęte i stosowane przez nią rozwiązania techniczne były na poziomie odpowiadającym ryzyku związanym z dokonywanymi operacjami na danych osobowych”. W ocenie organu nadzorczego wdrożenie przez Uczelnię ww. środków technicznych z pominięciem analizy ryzyka wiążącego się z dokonywanym przetwarzaniem na żadnym etapie nie dawało odpowiedniej gwarancji, że środki te będą odpowiednie, adekwatne i że w sposób skuteczny zminimalizują ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą. Powyższe stanowisko organu nadzorczego znajduje także odzwierciedlenie w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 26 sierpnia 2020 r. (sygn. II SA/Wa 2826/19, Legalis nr 2480051), w którym to Sąd stwierdził, iż art. 32 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 „(…) nie wymaga od administratora danych wdrożenia jakichkolwiek środków technicznych i organizacyjnych, które mają stanowić środki ochrony danych osobowych, ale wymaga wdrożenia środków adekwatnych. Taką adekwatność oceniać należy pod kątem sposobu i celu, w jakim dane osobowe są przetwarzane, ale też należy brać pod uwagę ryzyko związane z przetwarzaniem tych danych osobowych, które to ryzyko charakteryzować się może różną wysokością”. Jednocześnie Sąd podkreślił, że „[p]rzyjęte środki powinny mieć charakter skuteczny, w konkretnych przypadkach niektóre środki będą musiały być środkami o charakterze niwelującym ryzyko niskie, inne – muszą niwelować ryzyko wysokie, ważne jednak jest, aby wszystkie środki (a także każdy z osobna) były adekwatne i proporcjonalne do stopnia ryzyka”. Z kolei w wyroku z dnia 13 maja 2021 r., sygn. II SA/Wa 2129/20, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wskazał, że „Administrator danych powinien (…) przeprowadzić analizę ryzyka i ocenić, z jakimi zagrożeniami ma do czynienia”.

Co równie istotne, SGH miała pełną świadomość obowiązków spoczywających na niej w tym zakresie. Świadczą o tym m.in. postanowienia zawarte w „Polityce […]”, w której przeczytać można, że „[c]elem Polityki […] (…) jest ochrona danych osobowych przetwarzanych w SGH poprzez zapewnienie danym osobowym właściwości: 1) poufności – właściwości zapewniającej dostęp wyłącznie dla osób uprawnionych; (…)”, „dane osobowe są przetwarzane w sposób zapewniający im odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych, przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem” oraz iż „[ś]rodki ochrony technicznej obejmują: […]”.

Ponadto w „Instrukcji […]” zdefiniowano „zabezpieczenie danych w systemie informatycznym” jako „wdrożenie i eksploatacja odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych osobowych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem na terenie SGH” oraz wskazano m.in., że „[s]ystem informatyczny, w którym przetwarza się dane osobowe, jest wyposażony w mechanizmy uwierzytelnienia użytkownika oraz kontroli dostępu do zasobów (autoryzacji)”.

Jednocześnie, jak wynika z treści § […] ust. […] „Obowiązków […]”, „[z]a realizację przestrzegania przepisów prawnych oraz zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych dotyczących przetwarzania danych osobowych w poszczególnych obszarach funkcjonowania Uczelni odpowiedzialne są osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi, zgodnie ze strukturą organizacyjną Uczelni”. Zapis sformułowany w § […] ust. […] pkt […] ww. dokumentu wskazuje natomiast, że „[o]soby, o których mowa w ust. […] są odpowiedzialne za: (…) 7) przeprowadzanie, na żądanie Administratora, analiz ryzyka ochrony danych osobowych oraz przedstawianie na ich podstawie propozycji w zakresie stosowania środków technicznych i przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia skutecznej ochrony przetwarzania danych”.

Analiza powyższych dokumentów pozwala stwierdzić, iż brak przeprowadzenia przez SGH formalnej oceny ryzyka stanowił nie tylko naruszenie przepisów rozporządzenia 2016/679, ale również wewnętrznych regulacji służących zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego przetwarzania danych osobowych w organizacji.

Wobec powyższego uznać należy, że Uczelnia nie wykazała, aby którykolwiek z wdrożonych przez nią środków bezpieczeństwa zabezpieczał dane przetwarzane za pośrednictwem aplikacji I. przed ryzykiem, jakie ostatecznie zmaterializowało się w postaci zaistniałego incydentu skutkującego naruszeniem ochrony danych osobowych. W tym kontekście warto przywołać informacje przedstawione przez Uczelnię w dokumencie „Arkusz […]” (który – co podkreślono wcześniej – opracowany został dopiero po wystąpieniu naruszenia ochrony danych osobowych). Autorzy analizy wyróżnili w nim szereg podatności związanych z obsługą aplikacji I., wskazując wśród nich m.in. podatność opisaną jako „Zaindeksowanie zasobów przez roboty wyszukiwarek internetowych, błąd w aplikacji”. Podatność ta, czyli – jak określili autorzy – potencjalny czynnik sprzyjający wystąpieniu zagrożenia, scharakteryzowana została w następujący sposób:

„[…]”

Jak wynika z przytoczonego fragmentu, ww. podatność, będąca czynnikiem mającym istotny wpływ na wystąpienie przedmiotowego incydentu, stanowiła realne zagrożenie, wobec którego Uczelnia mogła – i powinna była – podjąć adekwatne działania w celu jego zneutralizowania bądź zminimalizowania. Przeprowadzona analiza ryzyka (po naruszeniu ochrony danych osobowych) skłoniła SGH do określenia bazowego ryzyka wiążącego się z istnieniem tej podatności jako „krytyczne” (czyli najwyższe w przyjętej pięciostopniowej skali, przewidującej ryzyka pomijalne, niskie, średnie, wysokie i krytyczne) i mające wpływ na poufność danych osobowych, natomiast po wprowadzeniu przez Uczelnię zabezpieczeń zmniejszających prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożenia, takich jak m.in. wdrożenie do systemów SGH mechanizmów ograniczających potencjalne indeksowanie zgromadzonych w nich zasobów przez wyszukiwarki internetowe ([…]), ryzyko to zostało zaklasyfikowane jako „średnie”. Należy zauważyć, że to właśnie te działania Uczelnia uznała – po przeprowadzeniu analizy ryzyka – za odpowiednie, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, jednakże podjęła je dopiero po zaistnieniu naruszenia ochrony danych osobowych, a zatem zbyt późno, by móc mu zapobiec.

W tym kontekście podkreślenia wymaga również fakt, iż kontrola dostępu jest podstawowym elementem bezpieczeństwa informacji, wspierającym ochronę aktywów organizacji wchodzących w skład administrowanych systemów informatycznych. Przy odpowiedniej konfiguracji pomaga ona m.in. zapewnić poufność danych, gwarantując, że te będą dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób, a także umożliwiając monitorowanie oraz rejestrowanie działań poszczególnych użytkowników. Brak odpowiedniej kontroli dostępu często wskazuje się jako jedno z głównych zagrożeń dla aplikacji i systemów, czego dowodzą liczne publikacje na ten temat. W popularnym raporcie OWASP Top 10 z 2021 r. klasa podatności Broken Access Controlwymieniona została jako pierwsze z dziesięciu najważniejszych ryzyk dla bezpieczeństwa aplikacji internetowych, natomiast autorzy listy HackerOne Top 10 z 2020 r., wyróżniającej najczęściej zgłaszane i najbardziej krytyczne luki w zabezpieczeniach, zidentyfikowane przez globalną społeczność badaczy bezpieczeństwa, na piątym miejscu zestawienia umieścili związaną z niekontrolowanym dostępem do danych podatność IDOR (ang. Insecure Direct Object Reference).

Dokonane ustalenia nie dają zatem dostatecznej podstawy do stwierdzenia, że środki stosowane przez SGH w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych były adekwatne do stanu wiedzy technicznej, kosztów wdrażania oraz charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania, a także ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze, co w rezultacie nie gwarantowało skutecznej realizacji zasad ochrony danych, w tym zapewnienia poufności danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem aplikacji I. W tym miejscu należy powołać się także na konkluzje sformułowane przez Uczelnię w treści „Raportu […]” z dnia […] listopada 2022 r., w którym to stwierdzono, iż „[z] przeprowadzonej analizy ryzyka dla aplikacji I., która była elementem systemu R., wynika, że istnieje wiele zagrożeń, na które Uczelnia aktualnie posiada środki pozwalające ograniczyć prawdopodobieństwo ich wystąpienia – zabezpieczenia informatyczne, techniczne i organizacyjne. Natomiast trzeba podkreślić fakt, że dla części zidentyfikowanych zagrożeń i podatności istniejące zabezpieczenia nie są jeszcze wystarczające lub wymagają zabezpieczeń w celu ograniczenia prawdopodobieństwa ich materializacji”.

Z ww. raportu wynika, że w ramach przeprowadzonej analizy ryzyka zidentyfikowano łącznie 201 zagrożeń, zaś 78 spośród nich uznano za nieakceptowalne i wymagające postępowania z ryzykiem. Według autorów raportu „(…) najwięcej zagrożeń stwierdzono w obszarze: nieuprawnionego dostępu do aplikacji, naruszenia zasad przetwarzania danych, nieuprawnionego dostępu do danych, utraty danych”. W tym kontekście warto zwrócić uwagę, iż – jak wskazano w raporcie – w następstwie przeprowadzonej analizy Uczelnia podjęła decyzję o całkowitym wyłączeniu aplikacji I.

Podkreślić należy, że fakt wprowadzenia przez SGH po wystąpieniu naruszenia ochrony danych osobowych zmian w obszarze zabezpieczeń systemów informatycznych nie zmienia negatywnej oceny organu nadzorczego w przedmiotowym zakresie, stanowiąc jedynie przesłankę odstąpienia od nakazania Uczelni dokonania zmian w tym obszarze celem dostosowania operacji przetwarzania danych do wymogów rozporządzenia 2016/679.

Jak wykazano wcześniej, zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych stanowi podstawowy obowiązek administratora, będący przejawem realizacji ogólnej zasady przetwarzania danych, tj. zasady integralności i poufności, określonej w art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia 2016/679. W literaturze wskazuje się (P. Barta, P. Litwiński, M. Kawecki, Komentarz do art. 32, w: Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Wybrane przepisy sektorowe. Komentarz, red. P. Litwiński, Legalis 2021), że zasada ta „(…) nakłada na administratora danych lub podmiot przetwarzający obowiązek zabezpieczenia danych, w szczególności przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem, lub uszkodzeniem danych. Należy go więc rozumieć również jako uniemożliwienie dostępu do danych osobom nieupoważnionym”.

Należy mieć na uwadze, że administratorzy zobligowani są nie tylko do osiągnięcia zgodności z wytycznymi rozporządzenia 2016/679 poprzez jednorazowe wdrożenie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, ale także do zapewnienia ciągłości monitorowania skali zagrożeń oraz rozliczalności w zakresie poziomu i adekwatności wprowadzonych zabezpieczeń. Autorzy przywołanego komentarza podkreślają, że „(…) obowiązek w zakresie zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w art. 32 ust. 1 [rozporządzenia 2016/679], ma charakter dynamiczny (…), gdyż ustawodawca unijny wymaga regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności zastosowanych środków dla zapewnienia bezpieczeństwa w stopniu, odpowiadającym ryzyku”.

Podkreślenia wymaga, iż ww. testowanie, mierzenie i ocenianie środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania, aby stanowiło realizację wymogu wynikającego z art. 32 ust. 1 lit. d) rozporządzenia 2016/679, musi być dokonywane w sposób regularny, co oznacza świadome zaplanowanie i zorganizowanie, a także udokumentowanie tego typu działań w określonych przedziałach czasowych, niezależnie od zmian w organizacji i przebiegu procesów przetwarzania danych (w związku z zasadą rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679). Tym samym, przedłożona przez SGH w załączniku do pisma z dnia 31 sierpnia 2023 r. „kopia raportu z zewnętrznego audytu bezpieczeństwa kodu aplikacji w zakresie odnoszącym się do modułu I.” (wykonanego w kwietniu 2020 r.) nie przesądza zdaniem Prezesa UODO o spełnieniu ww. wymogów. Świadczy ona bowiem wyłącznie o jednorazowym charakterze działań podjętych przez Uczelnię w tym zakresie.

Ponadto, w toku czynności wyjaśniających, pismem z dnia 4 października 2022 r., organ nadzorczy zwrócił się do Uczelni m.in. z prośbą o wyjaśnienie, „na czym polegały i kto wykonywał testy zmian wprowadzonych na serwer produkcyjny, o których mowa w pkt 4a wstępnego zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych z dnia 18 września 2022 r.”, a także „w oparciu o jakie procedury administratora ww. testy były realizowane”. W odpowiedzi, pismem z dnia 3 listopada 2022 r., SGH poinformowała, iż „[p]o wprowadzeniu zmian na serwerze developerskim testował je sam programista. Następnie umieścił zmiany w repozytorium, które pobrała druga osoba z zespołu i sprawdziła, czy aplikacja działa poprawnie” oraz dodała, że „[p]rzygotowywana jest w tej chwili procedura wykonywania testów, wraz z przygotowaniem scenariuszy testowych, wprowadzana jest code review wykonywane przez innego programistę przed przekazaniem na produkcję nowych wersji systemów”.

Z przedstawionych wyjaśnień wynika, że działania zmierzające do zapewnienia regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania Uczelnia podjęła dopiero po wystąpieniu naruszenia ochrony danych osobowych. Administrator zobowiązany jest zaś do weryfikacji zarówno doboru, jak i poziomu skuteczności stosowanych rozwiązań na każdym etapie przetwarzania. Kompleksowość tej weryfikacji powinna być oceniana przez pryzmat adekwatności do ryzyk oraz proporcjonalności w stosunku do stanu wiedzy technicznej, kosztów wdrażania oraz charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania. W przedmiotowym stanie faktycznym trzeba zatem uznać, że Uczelnia nie wywiązywała się z ww. obowiązku.

W związku z powyższym zaznaczyć należy, iż funkcjonowanie jakiejkolwiek organizacji, zwłaszcza w sferze ochrony danych osobowych, nie może opierać się na nierzetelnych bądź nierealnych podstawach, zaś lekceważenie wartości podstawowych informacji wywołać może fałszywe poczucie bezpieczeństwa, prowadzące do niepodjęcia przez administratora działań, do których jest zobligowany, co z kolei skutkować może, jak w przedmiotowym przypadku, naruszeniem ochrony danych osobowych, powodującym – ze względu na zakres danych osobowych podlegających naruszeniu – wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Brak analizy ryzyka skutkujący doborem nieskutecznych środków bezpieczeństwa oraz brak regularnego testowania, mierzenia i oceniania przez Uczelnię skuteczności wdrożonych środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania nie tylko doprowadził do naruszenia ochrony danych osobowych, o którym mowa w art. 4 pkt 12 rozporządzenia 2016/679, ale przesądził też o naruszeniu przez SGH obowiązków spoczywających na administratorze danych, wynikających z art. 24 ust. 1, art. 25 ust. 1, art. 32 ust. 1 oraz art. 32 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, a w konsekwencji również zasady poufności wyrażonej w art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia 2016/679. Efektem zaś naruszenia zasady poufności jest naruszenie art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679. Jak bowiem wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 10 lutego 2021 r. (sygn. II SA/Wa 2378/20, Legalis nr 2579568), „(…) administrator danych jest odpowiedzialny za przestrzeganie wszystkich zasad przy przetwarzaniu danych osobowych (wymienionych w art. 5 ust. 1) i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie. Zasada rozliczalności bazuje więc na prawnej odpowiedzialności administratora za właściwe wypełnianie obowiązków i nakłada na niego obowiązek wykazania zarówno przed organem nadzorczym, jak i przed podmiotem danych, dowodów na przestrzeganie wszystkich zasad przetwarzania danych”. Podobnie kwestię tę zinterpretował Wojewódzki Sądu Administracyjny w Warszawie z dnia 26 sierpnia 2020 r. (sygn. II SA/Wa 2826/19, Legalis nr 2480051), stwierdzając, iż „[b]iorąc pod uwagę całość norm rozporządzenia 2016/679, podkreślić należy, że administrator ma znaczną swobodę w zakresie stosowanych zabezpieczeń, jednocześnie jednak ponosi odpowiedzialność za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Z zasady rozliczalności wprost wynika, że to administrator powinien wykazać, a zatem udowodnić, że przestrzega przepisów określonych w art. 5 ust. 1 rozporządzenia 2016/679”.

Wobec braku zastosowania przez SGH adekwatnych rozwiązań mających zapewnić poufność danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem aplikacji I., w szczególności w ramach operacji przetwarzania polegającej na przeniesieniu systemu R. na nowy serwer produkcyjny, stwierdzić należy, że przed wystąpieniem naruszenia ochrony danych osobowych Uczelnia nie zapewniła odpowiedniego poziomu zabezpieczenia przetwarzanych w ten sposób danych. Przesądza to o niewdrożeniu przez SGH odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie to odbywało się zgodnie z rozporządzeniem 2016/679 oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń, do czego była zobowiązana na podstawie art. 24 ust. 1 i 25 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, jak również o niewdrożeniu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w tym m.in. zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania, do czego zobowiązuje Uczelnię art. 32 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 2016/679, a także nieuwzględnieniu ryzyka wiążącego się z przetwarzaniem danych osobowych, o którym mowa w art. 32 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, a w konsekwencji o naruszeniu zasady integralności i poufności wyrażonej w art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia 2016/679, którego następstwem jest naruszenie zasady rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Zgodnie z art. 58 ust. 2 lit. i) rozporządzenia 2016/679 każdemu organowi nadzorczemu przysługuje uprawnienie do zastosowania, oprócz lub zamiast środków, o których mowa w art. 58 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, administracyjnej kary pieniężnej na mocy art. 83 rozporządzenia 2016/679, zależnie od okoliczności konkretnej sprawy. Mając na uwadze ustalenia stanu faktycznego, Prezes UODO, korzystając z przysługującego mu uprawnienia określonego w ww. przepisie, stwierdził, że w rozpatrywanej sprawie zaistniały przesłanki uzasadniające nałożenie na Szkołę Główną Handlową w Warszawie z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 162 administracyjnej kary pieniężnej.

Wedle art. 83 ust. 4 lit. a) rozporządzenia 2016/679 naruszenia przepisów kształtujących obowiązki administratora i podmiotu przetwarzającego, o których mowa w art. 8, 11, 25-39 oraz 42 i 43, podlegają zgodnie z ust. 2 administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 2% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Stosownie do art. 83 ust. 5 lit. a) rozporządzenia 2016/679 naruszenia przepisów dotyczących podstawowych zasad przetwarzania, w tym warunków zgody, o których to zasadach i warunkach mowa w art. 5, 6, 7 oraz 9, podlegają zgodnie z ust. 2 administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Z kolei art. 83 ust. 3 rozporządzenia 2016/679 stanowi, iż jeżeli administrator lub podmiot przetwarzający narusza umyślnie lub nieumyślnie w ramach tych samych lub powiązanych operacji przetwarzania kilka przepisów rozporządzenia 2016/679, całkowita wysokość administracyjnej kary pieniężnej nie przekracza wysokości kary za najpoważniejsze naruszenie.

W niniejszym postępowaniu administracyjna kara pieniężna wobec SGH nałożona została za naruszenie art. 25 ust. 1 oraz art. 32 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 na podstawie przytoczonego wyżej art. 83 ust. 4 lit. a) rozporządzenia 2016/679, natomiast za naruszenie art. 5 ust. 1 lit. f) i art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679 na podstawie art. 83 ust. 5 lit. a) rozporządzenia 2016/679. Jednocześnie kara nałożona na Uczelnię łącznie za naruszenie wszystkich powyższych przepisów, stosownie do art. 83 ust. 3 rozporządzenia 2016/679, nie przekracza wysokości kary za najpoważniejsze stwierdzone w toku postępowania naruszenie, tj. naruszenie art. 5 ust. 1 lit. f) i art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, które zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. a) rozporządzenia 2016/679 podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4% jego całkowitego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

Decydując o nałożeniu administracyjnej kary pieniężnej Prezes UODO – w myśl art. 83 ust. 2 lit. a) – k) rozporządzenia 2016/679 – wziął pod uwagę następujące okoliczności sprawy, stanowiące o konieczności zastosowania w niniejszej sprawie tego rodzaju sankcji oraz wpływające obciążająco na wymiar nałożonej administracyjnej kary pieniężnej:

1. Charakter, wagę i czas trwania naruszenia przy uwzględnieniu charakteru, zakresu lub celu danego przetwarzania, liczby poszkodowanych osób, których dane dotyczą, oraz rozmiaru poniesionej przez nie szkody (art. 83 ust. 2 lit. a) rozporządzenia 2016/679).
Stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, którego skutkiem była możliwość uzyskania przez osoby trzecie nieuprawnionego dostępu do przetwarzanych przez Uczelnię danych osobowych zgromadzonych w bazie danych aplikacji I., ma poważny charakter i znaczną wagę, stwarza bowiem wysokie ryzyko wystąpienia negatywnych skutków prawnych dla 1461 osób. Niewywiązanie się przez SGH z obowiązku zastosowania odpowiednich środków zabezpieczających przetwarzane dane przed nieuprawnionym ujawnieniem pociąga za sobą nie tylko potencjalną, ale również realną możliwość wykorzystania ich przed podmioty trzecie niezgodnie z przepisami rozporządzenia 2016/679 bez wiedzy i wbrew woli osób, których dane dotyczą, np. w celu nawiązania stosunków prawnych lub zaciągnięcia zobowiązań w ich imieniu.

W niniejszej sprawie brak jest dowodów wskazujących na to, że studenci, absolwenci i byli studenci SGH, do których danych uzyskały dostęp osoby trzecie, doznali szkody majątkowej, niemniej samo naruszenie poufności ich danych stanowi dla nich szkodę niemajątkową (krzywdę). Osoby fizyczne, których dane pozyskano w sposób nieuprawniony mogą bowiem co najmniej odczuwać obawę przed utratą kontroli nad swoimi danymi osobowymi, kradzieżą tożsamości lub oszustwem dotyczącym tożsamości, dyskryminacją czy wreszcie – stratą finansową.

Podkreślić należy również długi czas trwania naruszenia przepisów rozporządzenia 2016/679, trzeba bowiem przyjąć, iż stan ten rozpoczął się w dniu 25 maja 2018 r., tj. w dniu rozpoczęcia stosowania przepisów rozporządzenia 2016/679, a zakończył się w dniu (...) września 2022 r. wraz z chwilą odłączenia aplikacji I. od sieci Internet. Pomimo faktu, że do przypadkowego ujawnienia danych, w konsekwencji którego doszło do nieuprawnionego przetwarzania ich przez osoby trzecie, doszło w dniu (...) sierpnia 2022 r. (w wyniku niezastosowania przez Uczelnię odpowiednich środków bezpieczeństwa), SGH zobowiązana była dostosować procesy przetwarzania danych do wymogów rozporządzenia 2016/679 od momentu rozpoczęcia jego stosowania.

2. Umyślny charakter naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679).
Nieuprawniony dostęp do zgromadzonych w zasobach aplikacji I. danych osobowych studentów, absolwentów i byłych studentów SGH stał się możliwy na skutek niedochowania przez Uczelnię należytej staranności, co w ocenie organu nadzorczego świadczy o umyślnym charakterze naruszenia. Uczelnia była świadoma, że w przypadku dopuszczenia przetwarzania danych osobowych o tak szerokim zakresie powinna zapewnić tym danym odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, a więc w taki sposób, aby przetwarzanie to odbywało się zgodnie z zasadą integralności i poufności wyrażonej w art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia 2016/679.

Jak wykazano wcześniej, analiza przyjętych przez Uczelnię regulacji wewnętrznych przesądza o jej świadomości w zakresie potencjalnych zagrożeń wynikających z przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem systemów informatycznych. Znając charakter i specyfikę tego typu procesów, SGH nie powinna była wykluczać możliwości ewentualnego wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych ze względu na specyfikę działania systemów informatycznych, w których błąd ludzki należy zawsze brać pod uwagę. Mimo przyjętej praktyki wykorzystywania takich systemów do przetwarzania danych osobowych Uczelnia nie przeprowadziła analizy ryzyka w obszarze objętym naruszeniem ochrony danych osobowych aż do momentu jego wystąpienia, kiedy to podjęła ona opisane wyżej czynności o charakterze techniczno-organizacyjnym, mające zagwarantować bezpieczeństwo przetwarzania. W działaniach SGH uwidoczniona została świadomość co do braku zapewnienia odpowiedniego stopnia bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem aplikacji I. W omawianym przypadku Uczelnia powinna była mieć na względzie, że przyjęte rozwiązania nie zapewnią adekwatnego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych, co prowadzić może do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Biorąc pod uwagę ustalenia w sprawie będącej przedmiotem rozstrzygnięcia niniejszej decyzji należy stwierdzić, że SGH – mimo świadomości – dopuściła się rażącego zaniedbania, skutkującego wystąpieniem naruszenia poufności przetwarzanych danych, co stanowi istotną okoliczność wpływającą obciążająco na wysokość administracyjnej kary pieniężnej.

3. Kategorie danych osobowych, których dotyczyło naruszenie (art. 83 ust. 2 lit. g) rozporządzenia 2016/679).
Dane osobowe zgromadzone w zasobach aplikacji I. nie należały do szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 rozporządzenia 2016/679, jednakże ich zakres, tj. imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, płeć, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, adres e-mail, nazwisko rodowe matki, numer telefonu, login, numer albumu, informacje o dowodzie osobistym lub paszporcie (seria i numer dokumentu, kraj wydania, organ wydający, data wydania, data ważności), obywatelstwo, narodowość, fakt posiadania Karty Polaka, tryb, poziom i kierunek studiów, poziom znajomości języka obcego, średnia ocen, liczba uzyskanych punktów, wiąże się z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dotkniętych naruszeniem ochrony ich danych osobowych. Należy podkreślić, że w szczególności nieuprawnione ujawnienie takich kategorii danych, jak numer ewidencyjny PESEL wraz z imieniem i nazwiskiem, które jednoznacznie identyfikują osobę fizyczną, może realnie i negatywnie wpływać na ochronę praw lub wolności tej osoby. Jak bowiem wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 1 lipca 2022 r. (sygn. II SA/Wa 4143/21, Legalis nr 2760091), „[w] przypadku naruszenia takich danych, jak imię, nazwisko oraz nr PESEL, możliwa jest kradzież lub sfałszowanie tożsamości poprzez uzyskanie przez osoby trzecie, na szkodę osób, których dane naruszono, pożyczek w instytucjach pozabankowych bądź wyłudzenia ubezpieczenia lub środków z ubezpieczenia, co może spowodować negatywne konsekwencje związane z próbą przypisania osobom, których dane dotyczą, odpowiedzialności za dokonanie takiego oszustwa”.

Uznać zatem należy, że numer ewidencyjny PESEL, czyli jedenastocyfrowy symbol numeryczny, jednoznacznie identyfikujący osobę fizyczną, zawierający m.in. datę urodzenia oraz oznaczenie płci, a więc ściśle powiązany ze sferą prywatną osoby fizycznej oraz podlegający również, jako krajowy numer identyfikacyjny, ochronie na gruncie art. 87 rozporządzenia 2016/679, jest daną o szczególnym charakterze i jako taka – wymaga równie szczególnej ochrony. Szczególnej ochrony danych osobowych, w tym przede wszystkim numeru ewidencyjnego PESEL, wymaga się także od instytucji publicznych, do których bez wątpienia zaliczyć można stronę przedmiotowego postępowania.

Decydując o nałożeniu administracyjnej kary pieniężnej Prezes UODO wziął pod uwagę następujące okoliczności sprawy, stanowiące o konieczności zastosowania w niniejszej sprawie tego rodzaju sankcji oraz wpływające łagodząco na wymiar nałożonej administracyjnej kary pieniężnej:

1. Działania podjęte przez administratora w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez osoby, których dane dotyczą (art. 83 ust. 2 lit. c) rozporządzenia 2016/679).
Podkreślenia wymaga, iż SGH podjęła działania mające na celu zminimalizowanie ewentualnych negatywnych skutków naruszenia ochrony danych osobowych, w tym m.in. ograniczenie potencjalnych szkód poniesionych przez osoby, których dane dotyczą. W piśmie z dnia 9 listopada 2023 r. Uczelnia poinformowała, że „(…) umożliwiła osobom dotkniętym naruszeniem skorzystanie z abonamentu na alerty BIK, oraz zapewniła pokrycie kosztów wymiany dokumentów i wykonania aktualnej fotografii do dokumentu. Z możliwości skorzystania z alertów BIK skorzystało ponad (...) studentów. Ponadto (...) osób dokonało wymiany dokumentów na koszt Uczelni, który wyniósł PLN 6726”.

2. Stopień współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków (art. 83 ust. 2 lit. f) rozporządzenia 2016/679).
Należy zaznaczyć, iż poza prawidłowym wywiązywaniem się z ciążących na SGH obowiązków procesowych w trakcie postępowania administracyjnego zakończonego wydaniem niniejszej decyzji, Uczelnia w pełnym zakresie zrealizowała zalecenia Prezesa UODO dotyczące uzupełnienia zawiadomienia osób, których dane dotyczą, o zaistniałym naruszeniu ochrony ich danych osobowych. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych Uczelnia podjęła również konkretne i szybkie działania, których efektem było zminimalizowanie skutków naruszenia oraz wyeliminowanie możliwości jego ponownego wystąpienia, takie jak odłączenie aplikacji I. od sieci publicznej i wycofanie jej z eksploatacji, doprowadzenie do usunięcia przez pomoc techniczną firmy Y. ujawnionych informacji z zasobów wyszukiwarki Z. oraz uzyskanie pisemnych potwierdzeń trwałego usunięcia pobranych danych (lub wykasowania pamięci podręcznej przeglądarki w przypadku jedynie ich przeglądania) przez wszystkie osoby, które w wyniku przedmiotowego incydentu uzyskały do nich nieuprawniony dostęp.

Inne, niżej wskazane okoliczności, o których mowa w art. 83 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, po dokonaniu oceny ich wpływu na stwierdzone w niniejszej sprawie naruszenie, zostały przez Prezesa UODO uznane za neutralne w jego ocenie, to znaczy nie mające ani obciążającego ani łagodzącego wpływu na wymiar orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej.

1. Stopień odpowiedzialności administratora z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych przez niego na mocy art. 25 i 32 (art. 83 ust. 2 lit. d) rozporządzenia 2016/679).
Jak wskazała Grupa Robocza Art. 29 (Wytyczne w sprawie stosowania i ustalania administracyjnych kar pieniężnych do celów rozporządzenia nr 2016/679 przyjęte w dniu 3 października 2017 r., 17/PL, WP 253, zwane dalej „Wytycznymi WP 253”), rozpatrując ww. przesłankę „organ nadzorczy musi odpowiedzieć na pytanie, w jakim stopniu administrator »zrobił wszystko, czego można by było oczekiwać«, zważywszy na charakter, cele lub zakres przetwarzania oraz w świetle obowiązków nałożonych na niego przez rozporządzenie”.

Organ nadzorczy stwierdził w niniejszej sprawie naruszenie przez SGH przepisów art. 25 ust. 1 oraz art. 32 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679. W jego ocenie na Uczelni ciąży w wysokim stopniu odpowiedzialność za niewdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które mogłyby zapobiec naruszeniu ochrony danych osobowych. Oczywistym jest, że w rozważanym kontekście charakteru, celu i zakresu przetwarzania danych osobowych SGH nie zrobiła wszystkiego, czego można by było oczekiwać, nie wywiązując się tym samym z obowiązków nałożonych na nią mocy art. 25 i 32 rozporządzenia 2016/679.

W niniejszej sprawie okoliczność ta stanowi jednak o istocie samego naruszenia – nie jest zaś jedynie czynnikiem wpływającym – obciążająco lub łagodząco – na jego ocenę. Z tego też powodu brak odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w art. 25 i 32 rozporządzenia 2016/679, nie może zostać uznany w niniejszej sprawie za okoliczność mogącą dodatkowo wpłynąć na ocenę naruszenia i wymiar nałożonej na Uczelnię administracyjnej kary pieniężnej.

2. Wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora (art. 83 ust. 2 lit. e) rozporządzenia 2016/679).
Prezes UODO nie stwierdził po stronie SGH jakichkolwiek wcześniejszych naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych, w związku z czym brak jest podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej. Obowiązkiem każdego administratora jest przestrzeganie przepisów prawa, a zatem brak wcześniejszych naruszeń nie może być również okolicznością łagodzącą przy wymierzaniu sankcji.

3. Sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, w szczególności, czy i w jakim zakresie administrator zgłosił naruszenie (art. 83 ust. 2 lit. h) rozporządzenia 2016/679).
Prezes UODO stwierdził naruszenie przez SGH przepisów o ochronie danych osobowych w wyniku zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych dokonanego przez Uczelnię. SGH, dokonując zgłoszenia, realizowała ciążący na niej obowiązek prawny, brak jest zatem podstaw do uznania, że fakt ten stanowi okoliczność łagodzącą. Grupa Robocza Art. 29 wskazuje w Wytycznych WP 253, że „[o]rgan nadzorczy może dowiedzieć się o naruszeniu w wyniku postępowania, skarg, artykułów w prasie, anonimowych wskazówek lub powiadomienia przez administratora danych. Zgodnie z rozporządzeniem administrator ma obowiązek zawiadomić organ nadzorczy o naruszeniu ochrony danych. Zwykłe dopełnienie tego obowiązku przez administratora nie może być interpretowane jako czynnik osłabiający/łagodzący”.

4. Jeżeli wobec administratora, którego sprawa dotyczy, zostały wcześniej zastosowane w tej samej sprawie środki, o których mowa w art. 58 ust. 2 – przestrzeganie tych środków (art. 83 ust. 2 lit. i) rozporządzenia 2016/679).
Przed wydaniem niniejszej decyzji Prezes UODO nie stosował wobec SGH w rozpatrywanej sprawie żadnych środków wymienionych w art. 58 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, w związku z czym Uczelnia nie miała obowiązku podejmowania żadnych działań związanych z ich stosowaniem, a które to działania, poddane ocenie organu nadzorczego, mogłyby mieć obciążający lub łagodzący wpływ na ocenę stwierdzonego naruszenia.

5. Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania na mocy art. 40 lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji na moc art. 42 (art. 83 ust. 2 lit. j) rozporządzenia 2016/679).
SGH nie stosuje zatwierdzonych kodeksów postępowania ani zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji, o których mowa w przepisach rozporządzenia 2016/679. Ich przyjęcie, wdrożenie i stosowanie nie jest jednak – jak stanowią przepisy rozporządzenia 2016/679 – obowiązkowe dla administratorów, w związku z czym okoliczność ich niestosowania nie może być w niniejszej sprawie poczytana na niekorzyść Uczelni. Na jej korzyść mogłaby być natomiast uwzględniona okoliczność przyjęcia i stosowania tego rodzaju instrumentów, jako środków gwarantujących wyższy niż standardowy poziom ochrony przetwarzania danych osobowych.

6. Wszelkie inne obciążające lub łagodzące czynniki mające zastosowanie do okoliczności sprawy, takie jak osiągnięte bezpośrednio lub pośrednio w związku z naruszeniem korzyści finansowe lub uniknięcie straty (art. 83 ust. 2 lit. k) rozporządzenia 2016/679).
Prezes UODO nie stwierdził, aby w związku z naruszeniem SGH odniosła jakiekolwiek korzyści finansowe lub uniknęła tego rodzaju strat. Brak jest więc podstaw do traktowania tej okoliczności jako obciążającej Uczelnię. Stwierdzenie zaistnienia wymiernych korzyści finansowych wynikających z naruszenia przepisów rozporządzenia 2016/679 należałoby ocenić zdecydowanie negatywnie. Nieosiągnięcie zaś przez SGH takich korzyści, jako stan naturalny, niezależny od naruszenia i jego skutków, jest okolicznością, która z istoty rzeczy nie może być łagodząca dla Uczelni. Interpretację tę potwierdza już samo sformułowanie przepisu art. 83 ust. 2 lit. k) rozporządzenia 2016/679, który nakazuje organowi nadzorczemu zwrócić należytą uwagę na korzyści „osiągnięte” – zaistniałe po stronie podmiotu dokonującego naruszenia.

Prezes UODO, wszechstronnie rozpatrując przedmiotową sprawę, nie odnotował okoliczności innych, niż powyżej opisane, mogących wpłynąć na ocenę naruszenia i wysokość orzeczonej administracyjnej kary pieniężnej.

Uwzględniając wszystkie omówione wyżej okoliczności, Prezes UODO uznał, iż nałożenie administracyjnej kary pieniężnej na SGH jest konieczne i uzasadnione wagą, charakterem oraz zakresem zarzucanych Uczelni naruszeń. Stwierdzić należy, że zastosowanie wobec SGH jakiegokolwiek innego środka naprawczego przewidzianego w art. 58 ust 2 rozporządzenia 2016/679, w szczególności zaś poprzestanie na upomnieniu (art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679), nie byłoby proporcjonalne do stwierdzonych nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych oraz nie gwarantowałoby tego, że Uczelnia w przyszłości nie dopuści się kolejnych zaniedbań.

Odnosząc się do wysokości wymierzonej SGH administracyjnej kary pieniężnej wskazać należy, iż w ustalonych okolicznościach niniejszej sprawy, wobec stwierdzenia naruszenia kilku przepisów rozporządzenia 2016/679, tj. zasady integralności i poufności danych, wyrażonej w art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia 2016/679, a odzwierciedlonej w postaci obowiązków określonych w art. 25 ust. 1, art. 32 ust. 1 oraz art. 32 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, a w konsekwencji również art. 5 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, stanowiącego emanację zasady rozliczalności, a także faktu, iż Uczelnia jest organem jednostki sektora finansów publicznych, zastosowanie znajdzie art. 102 ustawy z dnia 10 maja 2018 r., z którego wynika ograniczenie wysokości administracyjnej kary pieniężnej, jaka może zostać nałożona na jednostkę sektora finansów publicznych, do kwoty 100 000 PLN (słownie: stu tysięcy złotych).

W ocenie organu nadzorczego zastosowana administracyjna kara pieniężna spełnia w ustalonych okolicznościach niniejszej sprawy funkcje, o których mowa w art. 83 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, tzn. będzie w tym indywidualnym przypadku skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca.

Zdaniem Prezesa UODO nałożona na SGH kara będzie skuteczna, ponieważ doprowadzi do stanu, w którym Uczelnia stosowała będzie takie środki techniczne i organizacyjne, które zapewnią przetwarzanym danym stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, oraz wadze zagrożeń towarzyszących procesom przetwarzania tych danych osobowych. Skuteczność kary równoważna jest zatem gwarancji tego, że SGH od momentu zakończenia niniejszego postępowania będzie z najwyższą starannością podchodzić do wymogów stawianych przez przepisy o ochronie danych osobowych.

Zastosowana administracyjna kara pieniężna jest również proporcjonalna do stwierdzonego naruszenia, w tym w szczególności jego wagi, skutku, kręgu dotkniętych nim osób fizycznych oraz wysokiego ryzyka negatywnych konsekwencji, jakie w związku z naruszeniem mogą one ponieść. W ocenie Prezesa UODO nałożona na Uczelnię administracyjna kara pieniężna nie będzie stanowiła nadmiernego dla niej obciążenia. Wysokość kary została bowiem określona na takim poziomie, aby z jednej strony stanowiła adekwatną reakcję organu nadzorczego na stopień naruszenia obowiązków przez SGH, nie powodując z drugiej strony sytuacji, w której konieczność jej uiszczenia pociągnie za sobą negatywne następstwa w postaci istotnego pogorszenia sytuacji finansowej Uczelni. Zdaniem Prezesa UODO SGH powinna – i jest w stanie – ponieść konsekwencje swoich zaniedbań w sferze ochrony danych, w związku z czym uznaje on nałożenie kary w wysokości 35 000 PLN (słownie: trzydziestu pięciu tysięcy złotych) za w pełni uzasadnione.

W ocenie organu nadzorczego administracyjna kara pieniężna spełni także w tych konkretnych okolicznościach funkcję represyjną, jako że stanowić będzie odpowiedź na naruszenie przez SGH przepisów rozporządzenia 2016/679, ale i prewencyjną, przyczyniając się do zapobiegania w przyszłości naruszeniom obowiązków Uczelni wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

Zdaniem Prezesa UODO zastosowana administracyjna kara pieniężna spełnia w ustalonych okolicznościach niniejszej sprawy przesłanki, o których mowa w art. 83 rozporządzenia 2016/679, ze względu na wagę stwierdzonych naruszeń w kontekście podstawowych wymogów i zasad rozporządzenia 2016/679, w tym w szczególności zasady integralności i poufności wyrażonej w art. 5 ust. 1 lit. f) rozporządzenia 2016/679.

Celem nałożonej kary jest doprowadzenie do przestrzegania w przyszłości przez SGH przepisów rozporządzenia 2016/679.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Wytworzył informację:

Jan Nowak

2023-11-30

Wprowadził informację:

Wioletta Golańska

2024-02-21 10:34:18

Ostatnio modyfikował:

Edyta Madziar

2024-05-24 11:08:26