DKE.561.17.2022

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r., poz. 735 ze zm.) w związku z art. 7 ust. 1 i 2 i art. 60 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) oraz na podstawie art. 57 ust. 1 lit. a) i h), art. 58 ust. 2 lit. b) w związku z art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na Panią K. S. prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą […], Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

udziela upomnienia Pani K. S. prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą […] za naruszenie przepisów art. 58 ust. 1 lit. a) i e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35), polegające niezapewnieniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań.

 Uzasadnienie

Stan faktyczny

1. Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanego dalej również „UODO”) wpłynęła skarga Pana E. W., (zwanego dalej: „Skarżącym”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Panią K. S., prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą […], (zwaną dalej „Przedsiębiorcą”) polegające na zamiarze wysłania przez Przedsiębiorcę dokumentu PIT-11 na niepoprawny adres korespondencyjny Skarżącego.
2. Celem rozpatrzenia skargi, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej „Prezesem UODO”) wszczął postępowanie administracyjne o sygnaturze […] w ramach którego, na podstawie art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679– pismem z […] lutego 2022 r. – wezwał Przedsiębiorcę do ustosunkowania się do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień:
1. czy, a jeżeli tak, to na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie konkretnych przepisów prawa), w jakim celu oraz zakresie Przedsiębiorca przetwarza dane osobowe Skarżącego; 
2. czy doszło do udostępnienia dokumentu PIT-11 zawierającego dane Skarżącego na rzecz osób trzecich, jeżeli tak to kiedy, na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu dane te zostały udostępnione;
3. czy, a jeżeli tak, to kiedy Skarżący zwracał się do Przedsiębiorcy z żądaniem o usunięcie jego danych osobowych, jakie było stanowisko Przedsiębiorcy w tym zakresie i kiedy Przedsiębiorca udzielił Skarżącemu odpowiedzi na jego żądanie (proszę o przesłanie korespondencji w tym zakresie).
3. Wzmiankowane pismo, przesłane za pośrednictwem polskiego operatora pocztowego  na ujawniony w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) adres do doręczeń Przedsiębiorcy, nie zostało przez niego odebrane. Dwukrotnie awizowane w dniach: […] marca 2022 r. oraz […] marca 2022 r., opatrzone adnotacją „Zwrot nie podjęto w terminie”, zostało zwrócone do UODO […] marca 2022 r.
4. Wobec powyższego Prezes UODO pismem z […] marca 2022 r. ponownie zwrócił  się do Przedsiębiorcy o złożenie stosownych wyjaśnień, wyznaczając 7-dniowy termin na ustosunkowanie się do sformułowanych zapytań. Jednocześnie Przedsiębiorcę pouczono  o tym, że brak udzielenia wyczerpującej odpowiedzi na wezwanie skutkować może nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej, o której mowa w art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679. Wyżej wymienione pismo, dwukrotnie awizowane w dniach: […] kwietnia 2022 r. oraz […] kwietnia 2022r., niepodjęte przez Przedsiębiorcę w terminie, zostało zwrócone do UODO […] kwietnia 2022 r.
5. Mając na uwadze brzmienie art. 44 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r., poz. 735 ze zm.), oba ww. pisma uznano za prawidłowo doręczone Przedsiębiorcy.
6. Powyższe okoliczności stanu faktycznego, Prezes UODO ustalił na podstawie całokształtu korespondencji urzędowej prowadzonej pomiędzy Przedsiębiorcą a Prezesem UODO, znajdującej się w aktach postępowania o sygnaturze […]. Korespondencja ta odzwierciedla całokształt prób uzyskania przez Prezesa UODO dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań, to jest w tym przypadku – do rozpatrzenia sprawy o sygnaturze […], a z drugiej strony – reakcję Przedsiębiorcy na żądania Prezesa UODO.
7. W związku niezapewnieniem dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji tych zadań, Prezes UODO wszczął z urzędu wobec Przedsiębiorcy postępowanie administracyjne (o sygnaturze DKE.561.17.2022) w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, w związku z naruszeniem art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679. O wszczęciu postępowania Przedsiębiorcę poinformowano pismem z […] czerwca 2022 r. Pismo dwukrotnie awizowane: […] czerwca 2022 r. oraz […] czerwca 2022 r., opatrzone adnotacją „Zwrot nie podjęto w terminie”, zostało zwrócone do UODO […] lipca 2022 r. Pismem tym wezwano też Przedsiębiorcę – celem ustalenia podstawy wymiaru kary, w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1781) – do przedstawienia sprawozdania finansowego lub innego dokumentu przedstawiającego wysokość obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez Przedsiębiorcę w2021 r.
8. W wyniku próby nawiązania telefonicznego kontaktu z Przedsiębiorcą, w dniu […] lipca 2022 r., Przedsiębiorca skontaktował się telefonicznie z UODO. Poinformował o problemach z dostarczaniem do niego korespondencji pocztowej i poprosił o przesłanie kopii nieodebranych z UODO pism. Pismem z […] lipca 2022 r., Przedsiębiorca otrzymał kopię pism informujących o toczącym się wobec niego postępowaniu skargowym oraz postępowaniu w przedmiocie nałożenia administracyjne kary pieniężnej.  
9. W odpowiedzi na wszczęcie postępowania administracyjnego o sygnaturze DKE.561.17.2022, Przedsiębiorca pismem z […] sierpnia 2022 r. udzielił wyjaśnień na pytania zawarte w pismach z […] lutego 2022 r. oraz z […] marca 2022 r. Poinformował, że wcześniejszy brak odpowiedzi na pisma UODO nie był zamierzony, lecz spowodowany niewiedzą o awizowanej korespondencji. Po likwidacji najbliższej placówki pocztowej, nastąpiły problemy z dostarczaniem korespondencji na adres wskazany do doręczeń. Współpracownicy Przedsiębiorcy nie są upoważnieni do odbioru przesyłek poleconych, a informacja o awizo do Przedsiębiorcy nie dotarła.
10. Po rozpatrzeniu całości materiału dowodowego zebranego w sprawie, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył co następuje.

Uzasadnienie prawne

1. Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO uprawniony jest m. in. do prowadzenia postępowań w sprawie stosowania przepisów tego aktu prawnego (art. 57 ust. 1 lit. h) a w szczególności rozpatruje skargi wniesione przez osoby których dane dotyczą i prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg stosownie do treści art. 57 ust 1 lit. f) Rozporządzenia 2016/679.
2. Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań  (art. 58 ust. 1 lit. a) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e).
3. Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679 polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do wszelkich danych osobowych i informacji, o których mowa powyżej, skutkujące naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 podlega zaś – zgodnie z art. 83 ust. 5lit. e) in fine Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
4. Prezesowi UODO przysługuje ponadto szereg określonych w art. 58 ust. 2 uprawnień naprawczych, w tym udzielanie upomnień administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania. Prezes UODO działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia 2016/679 może uznać za uzasadnione udzielenie administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu upomnienia w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679, w tym przepisów art. 58 ust. 1 lit. a) i e) tego aktu prawnego.
5. Zgodnie z motywem 148 Rozporządzenia 2016/679, aby egzekwowanie przepisów rozporządzenia było skuteczniejsze należy za jego naruszenie nakładać sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne – oprócz lub zamiast odpowiednich środków nakładanych na mocy niniejszego rozporządzenia przez organ nadzorczy. Jeżeli naruszenie jest niewielkie, karę pieniężną można zastąpić upomnieniem. Powinno się jednak zwrócić należytą uwagę na charakter, wagę oraz czas trwania naruszenia, na to, czy naruszenie nie było umyślne, na działania podjęte przez administratora dla zminimalizowania szkody, na stopień odpowiedzialności lub wszelkie mające znaczenie wcześniejsze naruszenia, na sposób w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, na przestrzeganie środków nałożonych na administratora lub podmiot przetwarzający, na stosowanie kodeksów postępowania oraz wszelkie inne czynniki obciążające lub łagodzące.
6. Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego stwierdzić należy, że Przedsiębiorca jako strona postępowania o sygnaturze […], poprzez nieudzielenie niezbędnych wyjaśnień do rozstrzygnięcia sprawy o sygnaturze […], naruszył - wynikający z art. 58 ust. 1. lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679 - obowiązek zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań. W tym przypadku informacjami niezbędnymi dla kontynuowania postępowania było ustosunkowanie Przedsiębiorcy do treści złożonej skargi i przedstawienie wyjaśnień w postaci odpowiedzi na pytania Prezesa UODO zawarte w piśmie z […] lutego 2022 r. i powtórzone w piśmie z […] marca 2022 r. Na żadne z ww. pism, Prezes UODO nie otrzymał odpowiedzi. Powyższe spowodowało konieczność wszczęcia postępowania w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej. Pismo o wszczęciu postępowania z […] czerwca 2022 r. o sygnaturze DKE.561.17.2022 nie zostało odebrane, jednakże kontakt telefoniczny z Przedsiębiorcą spowodował niezwłoczne podjęcie współpracy z Prezesem UODO. Przedsiębiorca pismem z […] sierpnia 2022 r. złożył wyjaśnienia w postępowaniu o sygnaturze […] oraz poinformował o przyczynach wcześniejszego braku reakcji na wezwania organu. Złożone wyjaśnienia pozwoliły na dalsze prowadzenie czynności w ww. sprawie.
7. W przedmiotowym stanie faktycznym, w rezultacie wszczęcia niniejszego postępowania, nie stwierdzono innych przesłanek wskazujących na brak woli współpracy Przedsiębiorcy z Prezesem UODO. Okoliczności sprawy, w szczególności wyrażona gotowość Przedsiębiorcy do współdziałania z Prezesem UODO, pozwala wnioskować, że jego początkowa bezczynność nie była celowa, a spowodowana z realnymi problemami w dostarczeniu korespondencji. Niemniej jednak obowiązkiem Przedsiębiorcy jest zapewnienie prawidłowego odbioru kierowanych do niego pism. W ocenie organu nadzorczego, samo już wszczęcie postępowania w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej oraz realna perspektywa jej wymierzenia stały się dla Przedsiębiorcy wyraźnym sygnałem tego, iż dalsze uchylanie się od obowiązków nałożonych przepisami Rozporządzenia 2016/679 nieuchronnie prowadziło będzie do zastosowania wobec niego najsurowszych, przewidzianych tymi przepisami, sankcji.
8. Mając powyższe na uwadze, działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia 2016/679, zgodnie z którym każdemu organowi nadzorczemu przysługuje w zakresie prowadzonych postępowań uprawnienie do udzielania upomnienia administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu, w przypadku naruszenia przepisów niniejszego rozporządzenia przez operacje przetwarzania, Prezes UODO uznał za uzasadnione udzielenie Przedsiębiorcy upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisów art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679 przyjmując, że w świetle kryteriów określonych w art. 83 ust. 1 i 2 Rozporządzenia 2016/679 będzie ono skuteczne i wystarczające. Należy jednakże zauważyć, że w przypadku zaistnienia podobnego zdarzenia w przyszłości, każde upomnienie wydane przez Prezesa UODO wobec Przedsiębiorcy będzie brane pod uwagę przy ocenie przesłanek ewentualnego wymierzenia kary administracyjnej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 83 ust. 1 i 2 Rozporządzenia 2016/679.
9. W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął jak w sentencji.

Pouczenie

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa UODO (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 zł. W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.