DKE.561.8.2021

Na podstawie art. 105 § l Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735). w związku z art. 7 i art. 60 ustawy z dnia  10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz na podstawie  art. 83 ust. 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na J. S. oraz W. S. oboje związanych umową spółki cywilnej I. s. c., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

umarza postępowanie.

UZASADNIENIE

W prowadzonym przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanego dalej także „Prezesem UODO”) postępowaniu sygn. […] sprawdzającym wykonanie jego decyzji z […] sierpnia 2020 roku, sygn. […], pismami z […] marca 2021 roku, doręczonymi […] marca 2021 roku, Prezes UODO wezwał J. S. oraz W. S., związanych umową spółki cywilnej I. s.c. (zwanych dalej także „Zobowiązanymi”), do złożenia wyjaśnień i dowodów potwierdzających wykonanie nakazu przedmiotowej decyzji, tj. zastosowania dodatkowych środków zabezpieczających celem uniemożliwienia zapoznania się z danymi zwartymi w korespondencji kierowanej do W. B., (zwanego dalej Skarżącym), przez osoby nieuprawnione.

Z uwagi na brak informacji o wykonaniu przedmiotowej decyzji oraz brak odpowiedzi Zobowiązanych na prawidłowo doręczone wezwania do potwierdzenia jej wykonania, uzasadniające podejrzenie jej niewykonania, Prezes UODO wszczął z urzędu niniejsze postępowanie administracyjne, sygn. DKE.561.8.2021., w przedmiocie nałożenia na Zobowiązanych administracyjnej kary pieniężnej za niewykonanie decyzji Prezesa UODO z […] sierpnia 2020 roku (sygn. […]).

W dniu […] maja 2021 roku (data wpływu […] czerwca 2021 roku) do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło pismo Zobowiązanych. W treści pisma Zobowiązani wskazali, że dołożyli starań, aby w procesie przekazywania korespondencji do Skarżącego nie doszło do złamania obowiązujących przepisów prawa. Zobowiązani oświadczyli, że zorganizowali ponowne szkolenie dla pracowników o ogólnych zasadach RODO, a w szczególności o trybie przekazywania korespondencji do właścicieli. Dalej w treści pisma wskazano, że Skarżący wybrał drogę mailową jako sposób przekazywania wszelkich dokumentów a Zobowiązani przyjęli zasadę, że korespondencja będzie dostarczana Skarżącemu tylko tą drogą. W piśmie podniesiono, że Zobowiązani korzystają w tym celu z nowego programu, który automatycznie generuje korespondencję mailową i wysyła ją bez konieczności uprzedniego wydruku, co eliminuje ryzyko że ta korespondencja trafi do osób niepowołanych.

Zobowiązani odnieśli się także do braku wcześniejszego potwierdzenia wykonania nakazu decyzji Prezesa UODO z […] sierpnia 2020 roku (sygn. […]), uzasadniając ten fakt nieotrzymaniem wezwań Prezesa UODO w wyniku ich umieszczenia razem z pismami niedotyczącymi sprawy przez pracownika Zobowiązanych. Nadto Zobowiązani wskazali, że w czasie doręczenia wezwań nie przebywali w siedzibie firmy z powodu złego stanu zdrowia Zobowiązanego oraz zagrożenia wirusem SARS-CoV2. Na potwierdzenie tych wyjaśnień Zobowiązani załączyli dokumentację medyczną Zobowiązanego.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f)). Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a)) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e)).

Ponadto, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 2 uprawnień naprawczych, w tym udzielanie upomnień administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania.

Zgodnie z art. 105 § 1 kpa, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części.

Odnosząc wskazane wyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w sprawie, a opisanego powyżej, stanu faktycznego stwierdzić należy, że Zobowiązani wykonali nakaz decyzji Prezesa UODO z […] sierpnia 2020 roku (sygn. […]). Wyjaśnienia i dowody zawarte w piśmie pozwalają stwierdzić, że Zobowiązani wprowadzili wystarczające środki chroniące korespondencję kierowaną do Skarżącego przed jej odczytem przez osoby nieuprawnione.

Z powyższych względów niniejsze postępowanie administracyjne stało się bezprzedmiotowe i w związku z tym należało je umorzyć na podstawie art. 105 § 1 k.p.a.

Zgodnie z wyżej wskazanym przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub w części. W doktrynie wskazano, że „Umorzenie postępowania nie jest zależne ani od woli organu administracji, ani tym bardziej pozostawione do uznania organu – organ ten jest zobowiązany do umorzenia postępowania w przypadku stwierdzenia jego bezprzedmiotowości. (…) Bezprzedmiotowość postępowania może być także wynikiem zmiany stanu faktycznego sprawy. Postępowanie musi być uznane za bezprzedmiotowe wskutek ustania stanu faktycznego podlegającego uregulowaniu przez organ administracji w drodze decyzji (por. uzasadnienie wyroku NSA z 29 września 1987 r., IV SA 220/87, ONSA 1987, nr 2, poz. 67)” - Przybysz Piotr Marek. Art. 105. W: Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz aktualizowany. System Informacji Prawnej LEX, 2019.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Od skargi należy wnieść wpis stały w wysokości 200 zł, zgodnie z art. 231 w związku  z art. 233 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 poz. 2325, ze zm.). Strona (osoba fizyczna, osoba prawna, inna jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej) ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.