Jak prawidłowo zawiadomić o wyznaczeniu/odwołaniu/zmianie danych IOD (zastępcy IOD)?

Aby prawidłowo zawiadomić o wyznaczeniu/odwołaniu/zmianie danych IOD (zastępcy IOD)  należy pamiętać o poniższych określonych prawem wymaganiach:

1. Zawiadomienie dotyczące IOD lub jego zastępcy musi mieć postać elektroniczną.

   Jedynym prawidłowym i skutecznym sposobem zawiadomienia Prezesa UODO o wyznaczeniu inspektora ochrony danych jest zawiadomienie w postaci elektronicznej(zgodnie z art. 10 ust. 6 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz z art. 46 ust. 9 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości).

   Analogiczny sposób dotyczy także zawiadomień dotyczących zastępcy inspektora ochrony danych (art. 11a ust. 3 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz art. 46 ust. 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości) .

   Oznacza to, że należy skorzystać z właściwego formularza elektronicznego(dotyczącego IOD bądź zastępcy IOD) odpowiedniego do podstawy ich powołania. Administratorzy wyznaczający IOD/zastępcę IOD na podstawie RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. powinni bowiem skorzystać z formularzy oznaczonych jako RODO, natomiast administratorzy wyznaczający IOD/zastępcę IOD  na podstawie ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., powinni skorzystać z formularzy DODO.

   Podkreślić też należy, że niektórzy administratorzy są zobowiązani do wyznaczenia IOD zarówno na podstawie RODO, jak i ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. (np. Policja), a wówczas muszą oni przesłać osobne zawiadomienia, korzystając przy tym z właściwych formularzy.

   Odpowiednie elektroniczne formularze znajdziecie Państwo na naszej stronie internetowej: https://uodo.gov.pl/492.

2. Wypełniony formularz musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP   osoby uprawnionej do reprezentowania administratora.

3. W zawiadomieniu należy podać wszystkie wymagane przepisami prawa informacje. W ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych są one określone w art. 10 ust. 1 i 3. Natomiast w ustawie z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości wymagane informacje wskazane zostały w art. 46 ust. 9.

4. Do zawiadomienia składanego przez pełnomocnika należy załączyć pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej oraz opłatę skarbową od pełnomocnictwa (chyba że przepisy zwalniają od jej uiszczenia).

Więcej na ten temat znaleźć można w materiałach dotyczących zgłaszania IOD przez pełnomocnika.