Autor: D.B.

W związku z ogłoszonymi konsultacjami dotyczącymi rewizji poradników Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 2018 roku, chciałbym przekazać kilka uwag oraz sugestii dotyczących poradnika "Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców” z 2018 r.

1. Aktualizacja w związku ze zmianami w prawie pracy

Od chwili publikacji poradnika doszło do wielu znaczących zmian w zakresie prawa pracy. Proponuję aktualizację poradnika o następujące kwestie:

• Monitoring wizyjny i inne formy monitoringu: Nowe przepisy dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego oraz innych form monitoringu w miejscu pracy.
• Badania alkomatem i na obecność innych środków odurzających: Zasady przeprowadzania takich badań zgodnie z aktualnym prawem.
• Obsługa sygnalistów: Zależnie od przewidywanej daty publikacji nowego poradnika, uwzględnienie ogólnych europejskich standardów i przepisów dotyczących obsługi sygnalistów lub szczegółów wynikających z polskiej ustawy.

2. Aktualizacja punktów 3.4., 3.5. i 3.6.

Proponuję zaktualizowanie punktów 3.4., 3.5. i 3.6., aby zgodnie z orzecznictwem wskazywały, że dane osobowe kandydatów mogą być przetwarzane po zakończeniu rekrutacji w ściśle określonych sytuacjach, na przykład w celu ochrony roszczeń.

3. Wyjaśnienie przetwarzania danych do czasu zakończenia rekrutacji

Proszę o doszczegółowienie stanowiska UODO, czym jest "przetwarzanie danych do czasu zakończenia rekrutacji". Czy jej końcem jest zawsze zatrudnienie kandydata, czy też zakończenie przez niego okresu próbnego. Oba rozumienia są popularne w branży, a ma to znaczenie przy projektowaniu procesów w oparciu o zgodność z RODO.

4. Zasady realizacji background checku

Proszę o szersze opisanie zasad realizacji background checku. Na rynku istnieje wiele form background checku, takich jak:

• Finansowa
• Kredytowa
• Wizerunkowa
• Edukacyjna
• Zawodowa
• Weryfikacja uprawnień
• Karna
• Sankcyjna

Opisanie, że w każdym przypadku jest ona niedozwolona, nie odpowiada realiom rynkowym. Administratorzy będący częścią międzynarodowych grup kapitałowych często borykają się z tłumaczeniem, że w Polsce nie jest możliwe przeprowadzanie żadnych form background checku, w odróżnieniu od innych krajów UE. Zalecam jednoznaczne wskazanie, że żadna forma monitoringu, w żadnej sytuacji, nie jest dozwolona (poza weryfikacją karalności w sytuacjach opisanych w prawie), lub szczegółowsze pochylenie się nad tematem i wskazanie, czy i kiedy może być realizowana, wraz ze wskazaniem podstawy prawnej, zapewne uzasadnionego interesu.

5. Przechowywanie CV zatrudnionego kandydata

Uprawnienie/obowiązek pracodawcy do przechowywania CV nie jest jednoznacznie ustalony i powoduje to dyskusje na linii IOD-HR. Proponuje wskazanie, czy administrator jest uprawniony do przechowywania CV zatrudnionego kandydata w ramach części A teczki pracowniczej.

6. Odpowiedzialność za dane wprowadzone przez pracownika do powierzonego mienia

Proponuje wyjaśnienie, czy administrator ponosi odpowiedzialność za dane wprowadzone przez pracownika do powierzonego mienia, w szczególności telefonu. Coraz częstszą praktyką pracowników jest używanie biometrycznego logowania do powierzonego mienia, pomimo braku polecenia ze strony pracodawcy.