Jaki formularz zawiadomienia wybrać?

Obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych przewiduje zarówno:

1. ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (art. 8) w zawiązku z art. 37 ust. 1 RODO,
2. jak i ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (art. 46 ust. 1) wdrażająca tzw. dyrektywę policyjną (DODO).

Dla realizacji obowiązków wynikających z każdej z powyższych ustaw przygotowane zostały odrębne formularze.

Wobec powyższego zawiadamiając Prezesa UODO o wyznaczeniu IOD lub dokonując innych zgłoszeń dotyczących IOD administrator/podmiot przetwarzający powinien w zależności od tego, z której z powyższych ustaw wynika realizowany przez niego obowiązek, wybrać formularz z odpowiedniej kategorii, tj.

Zawiadomienia na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych (RODO)

lub 

Zawiadomienia na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (DODO).

Przepisy każdej z wymienionych ustaw przewidują możliwość powołania zastępcy IOD – zawiadomienia dotyczące zastępcy mają odrębne formularze. 

Warto też zwrócić uwagę, czy zawiadomienie wysyłamy w związku z wyznaczeniem IOD lub jego zastępcy, czy też odwołaniem tych osób lub też zmianą zgłaszanych informacji (dla każdej z tych sytuacji jest inny formularz – RODO lub DODO). Gdy chcemy poinformować, że z funkcji IOD (zastępcy IOD) została odwołana jedna osoba, a na jej miejsce powoływana jest inna, wówczas należy skorzystać z formularza:

• odwołanie dotychczasowego i wyznaczenie nowego inspektora ochrony danych (RODO lub DODO) lub
• odwołanie dotychczasowego zastępcy inspektora ochrony danych i wyznaczenie nowego (RODO lub DODO)

Jeśli zawiadomienie zostało przesłane na niewłaściwym formularzu konieczne jest jego ponowne przesłanie.