Jak uniknąć błędów, zgłaszając IOD?

Najczęściej popełnianymi błędami związanymi z zawiadomieniami IOD są:

• przesłanie zawiadomienia w postaci papierowej np. drogą listowną zamiast w postaci elektronicznej, która jest jedyną prawidłową postacią zawiadomienia zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
• przesłanie pisma przewodniego bez formularza zawiadomienia,
• przesłanie zawiadomienia na niewłaściwym formularzu (np. szkoła przesyła zawiadomienie na formularzu przeznaczonym dla organów przetwarzające dane na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości),
• przesłanie zawiadomienia dotyczącego zastępcy IOD na niewłaściwym formularzu (np. przesłanie zawiadomienia na formularzu dotyczącym IOD),
• nieprzedstawienie pełnomocnictwa bądź załączenie do zawiadomienia pełnomocnictwa bez zachowania jego formy elektronicznej, np. scan pełnomocnictwa nieopatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisanie pełnomocnictwa przez jednego członka zarządu, gdy z reprezentacji w KRS wynika reprezentacja dwuosobowa.

Jeśli zawiadomienie zawiera błędy konieczne jest jego ponowne przesłanie.