Czy do pism w postępowaniu administracyjnym należy dołączać „rozdzielniki”?

Proszę o informację, jakie w tej chwili jest stanowisko UODO w sprawie rozdzielnika do decyzji administracyjnej. Czy w decyzji skierowanej do osoby fizycznej - strony postępowania umieszczamy wg rozdzielnika (do wiadomości) dane osobowe, tj. imię, nazwisko, adres innej osoby fizycznej będącej kolejną stroną w tym samym postępowaniu? Śledzę Waszą stronę na bieżąco, ale być może coś umknęło mej uwadze. Czy informację umieszczoną w drugim linku mam interpretować w ten sposób, że jednak strony postępowania umieszczamy pod decyzją?

https://archiwum.giodo.gov.pl/318/id_art/1838/j/pl

https://uodo.gov.pl/pl/138/561

W obecnym stanie prawnym co do zasady aktualność zachowuje stanowisko prezentowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych jeszcze przed wejściem w życie RODO. Zgodnie z tym stanowiskiem, dołączanie do pism w postępowaniu administracyjnym „rozdzielników” zawierających dane wszystkich uczestników postępowania (w tym także osób niebędących stronami postępowania) jest błędną praktyką. Może bowiem prowadzić do ujawnienia danych osobowych w sposób naruszający przepisy procedury administracyjnej (stanowisko to zawarte jest w materiale „Czy rozsyłanie „rozdzielników” do uczestników postępowań administracyjnych nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych?” dostępnym na archiwalnej stronie GIODO pod adresem https://archiwum.giodo.gov.pl/pl/400/1838).

GIODO wskazywał w nim, iż osiągnięcie efektu zapewnienia stronom postępowania administracyjnego realizacji przysługujących im uprawnień (prawa do informacji na temat toczącego się postępowania) jest możliwe poprzez wysyłanie pism (zawiadomień, postanowień, decyzji) bez załączania rozdzielnika otrzymujących je osób, który to wykaz jest ważny głównie dla organu prowadzącego postępowanie. GIODO podkreślił w swym stanowisku, iż wprawdzie przepisy KPA przewidują dopuszczalność zapoznania się przez stronę w toku postępowania administracyjnego z danymi innych uczestników tego postępowania oraz nakładają na organy administracji publicznej obowiązek należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego, jednak żaden z przepisów KPA nie nakazuje umieszczania w korespondencji kierowanej do poszczególnych uczestników toczącego się postępowania rozdzielnika zawierającego dane osobowe jego wszystkich uczestników. W związku z tym bezsporne pozostaje, że strony w toczącym się postępowaniu administracyjnym są uprawnione do zapoznawania się z informacjami zawartymi w materiale zgromadzonym w tym postępowaniu, w tym z danymi osobowymi identyfikującymi pozostałe strony. Jednak oznaczenie wszystkich stron postępowania albo innych osób biorących udział w postępowaniu powinno mieć miejsce w samej treści rozstrzygnięcia administracyjnego, nie zaś za pomocą odrębnych wykazów zawierających szczegółowe dane osobowe.

Zaznaczyć także należy, że oznaczenie stron postępowania musi spełniać wymogi zasady minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO – m.in. co do zasady nie powinno zawierać numeru PESEL (o czym szerzej można przeczytać w powołanym przez Panią materiale „Decyzje administracyjne bez numeru PESEL” dostępnym na stronie UODO pod adresem http://uodo.gov.pl/pl/138/561).

Czy rozsyłanie "rozdzielników" do uczestników postępowań administracyjnych nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych?

Zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych osiągnięcie efektu zapewnienia stronom postępowania administracyjnego realizacji przysługujących im uprawnień (prawa do informacji na temat toczącego się postępowania) jest możliwe w inny sposób, np. poprzez wysyłanie pism (zawiadomień, postanowień, decyzji) bez załączania rozdzielnika otrzymujących je osób, który to wykaz jest ważny przede wszystkim dla organu prowadzącego postępowanie.

Uzasadnienie

Wprawdzie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Kpa) przewidują dopuszczalność zapoznania się przez stronę w toku postępowania administracyjnego z danymi innych uczestników tego postępowania oraz nakładają na organy administracji publicznej obowiązek należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego, jednakże żaden z przepisów Kpa nie nakazuje umieszczania w korespondencji kierowanej do poszczególnych uczestników toczącego się postępowania, rozdzielnika zawierającego dane osobowe jego wszystkich uczestników.

Jedna ze spraw przedstawionych Generalnemu Inspektorowi dotyczyła udostępnienia osobom trzecim danych osoby, która kierując skargę do właściwego wojewody, zainicjowała postępowanie w sprawie dotyczącej legalności budowy, wszczęte przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Wysyłane do Skarżącej w trakcie tego postępowania zawiadomienia o oględzinach zawierały wykaz obejmujący dane osobowe (tj. imię i nazwisko) wszystkich ich adresatów.

Generalny Inspektor wskazał, że przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Prawa budowlanego przewidują dopuszczalność przeprowadzenia, w toku postępowania administracyjnego, dowodu z oględzin, jak też określają też sposób przeprowadzenia tego rodzaju dowodu. Natomiast kwestię treści zawiadomienia o oględzinach regulują, ograniczając się do sformułowania wymogu, aby zawierało ono wskazanie miejsca i terminu oględzin. Przepisy nie nakazują natomiast umieszczania w korespondencji kierowanej do poszczególnych uczestników toczącego się postępowania wykazu zawierającego dane osobowe wszystkich pozostałych uczestników tegoż postępowania. Stosowanie takiej praktyki nie znajduje więc wyraźnego oparcia w przepisach obowiązującego prawa.

Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego, do którego Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wystąpił w tej sprawie przychylił się do twierdzenia, że stosowanie sugerowanej przez Generalnego Inspektora praktyki leży zarówno w interesie urzędu jak i obywateli.

W związku z powyższym bezspornym pozostaje, że strony w toczącym się postępowaniu administracyjnym są uprawnione do zapoznawania się z informacjami zawartymi w materiale zgromadzonym w tym postępowaniu, w tym z danymi osobowymi identyfikującymi pozostałe strony. Jednakże oznaczenie wszystkich stron postępowania albo innych osób biorących udział w postępowaniu powinno mieć miejsce w samej treści rozstrzygnięcia administracyjnego, nie zaś za pomocą rozdzielnika stanowiącego zbiorczą listę szczegółowych danych osobowych stron postępowania.

Decyzje administracyjne bez numeru PESEL

Do oznaczania stron postępowania nie powinno się wykorzystywać numeru PESEL.

W związku ze zdarzającymi się przypadkami oznaczania stron postępowania administracyjnego nie tylko imieniem, nazwiskiem i adresem zamieszkania, ale również numerem PESEL, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że takie działanie jest niezgodne z prawem.

Obowiązkowe oznaczanie stron

Organy administracji publicznej, które rozstrzygają indywidualne sprawy, wydając decyzje administracyjne, muszą postępować zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.). Jej art. 107 § 1 pkt 3 wskazuje, że jednym z obligatoryjnych składników decyzji administracyjnej jest oznaczenie strony lub stron postępowania. Oznacza to, że dla prawidłowości postępowania prowadzonego przez właściwy organ administracji publicznej niezbędne jest zindywidualizowanie wszystkich stron postępowania poprzez wskazanie ich danych osobowych.

W tym celu wystarczające jest wskazanie imienia, nazwiska i adresu zamieszkania.

Reguły określone RODO

Wykorzystywanie na te potrzeby numeru PESEL jest działaniem niezgodnym z zasadami określonymi w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).

Numer PESEL to bowiem krajowy numer identyfikacyjny, który powinien podlegać szczególnej ochronie (art. 87 RODO). Jego używanie na potrzeby oznaczenia strony postępowania administracyjnego jest nadmiarowe i niezgodne z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c 1 RODO.

Wyjątkiem postępowanie egzekucyjne

Jeśli podanie numeru PESEL wynika wprost z przepisów prawa, to wówczas spełniona jest przesłanka legalizująca jego przetwarzanie określona w art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze). Tak jest w przypadku zamieszczania numeru PESEL w tytule wykonawczym w przypadku prowadzenia przez organ administracji postępowania egzekucyjnego. Stanowi o tym art. 27 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zatem dopiero na etapie prowadzonego postępowania egzekucyjnego uzasadnione jest wskazanie numeru PESEL strony postępowania.

Praktyka zamieszczania go w decyzji administracyjnej, jako danej identyfikującej stronę postępowania, jest niewłaściwa.