Dotyczące udostępniania danych osobowych

Strona główna DLA IOD Dotyczące udostępniania danych osobowych

Urząd gminy został zobowiązany do przekazania do GUS danych jednostkowych o właścicielach nieruchomości w rozumieniu ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz ich współmałżonkach składających deklaracje i ich korekty o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Ustawa o utrzymaniu czystości wskazuje jedynie na uprawnienie gminy do pozyskiwania danych właściciela nieruchomości, nie odnosi się natomiast do jego stanu cywilnego. Czy zatem żądanie GUS o udostępnienie tego rodzaju danych nie jest nadmiarowe?

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 443 ze zm.) organy administracji publicznej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia, Komisja Nadzoru Finansowego, a także inne państwowe lub samorządowe osoby prawne, organy rejestrowe oraz inne podmioty prowadzące rejestry urzędowe lub niepubliczne systemy informacyjne, przekazują lub udostępniają nieodpłatnie służbom statystyki publicznej zgromadzone dane w szczegółowym zakresie, postaci i terminach, określonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej, w szczególności w postaci zbiorów danych z systemów teleinformatycznych, w tym wyników pomiarów, danych monitoringu środowiska, a w przypadku braku systemu teleinformatycznego – w innej utrwalonej postaci. W związku z powyższym przepisem tylko dane już zgromadzone na podstawie obowiązujących przepisów prawa w zakresach i celach wynikających z tych przepisów ww. podmioty mają obowiązek przekazać na rzecz GUS. Tym samym przepis ten nie uprawnia, ani nie zobowiązuje wskazanych podmiotów do pozyskiwania innych danych na rzecz GUS a następnie ich dalszego przetwarzania (przechowywania).

Natomiast zgodnie z art. 6m ust. 1b ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1439) rada gminy określając wzór deklaracji może wymagać podania następujących danych: imię i nazwisko lub nazwę właściciela nieruchomości oraz adres miejsca zamieszkania lub siedziby; adres nieruchomości; dane stanowiące podstawę zwolnienia z opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi; numer telefonu właściciela nieruchomości; adres poczty elektronicznej właściciela nieruchomości; inne informacje niezbędne do wystawienia tytułu wykonawczego; informacje dotyczące posiadania kompostownika przydomowego i kompostowania w nim bioodpadów stanowiących odpady komunalne.

Do zakresu danych wymaganych w treści wzoru deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi odniósł się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu, w wyroku z 12 stycznia 2017 r. (I SA/Po 1459/16). Stwierdził, że „przepisy ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach nie upoważniają organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego do żądania podawania przez właścicieli nieruchomości informacji obejmujących dane osób zamieszkujących daną nieruchomość. Zatem na potrzeby ustalenia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, wystarczające jest ustalenie samej liczby osób zamieszkałych pod danym adresem, a nie ich danych osobowych. Wysokość opłat jest określana na podstawie wyłącznie liczby osób, a nie ich danych identyfikacyjnych. Jednocześnie art. 51 Konstytucji określa, że ujawnienie informacji dotyczących osoby może odbywać się tylko na podstawie ustawy i ogranicza pozyskiwanie informacji o obywatelach do przypadków niezbędnych i uznawanych w demokratycznym państwie. W rezultacie gromadzenie danych osobowych osób zamieszkujących na terenie nieruchomości, na której powstają odpady, nie jest niezbędne do ustalenia wysokości opłaty, która uzależniona jest tylko od liczby osób zamieszkujących nieruchomość”.

Podobnie orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w wyroku z dnia 7 października 2020 r. (I SA/Ol 404/20), w którym wskazał, że podawanie danych współmałżonka w deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi składanej przez właściciela nieruchomości, stanowi wyjście poza granice upoważnienia wynikającego z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Nie zawsze bowiem zaistnieje, nawet potencjalna możliwość skierowania egzekucji do małżonka składającego deklarację. Przyjęcie zaś w tym zakresie uniwersalnego założenia, ewentualności wykorzystania takich danych i gromadzenia ich niejako "na wyrost" uznane musi być za praktykę nie dającą się pogodzić za zasadą legalizmu działań organów administracji publicznej.

Z ww. przepisów wynika, że gmina ma prawo do przetwarzania danych jedynie właściciela nieruchomości (w tym numer telefonu właściciela nieruchomości oraz adres jego poczty elektronicznej właściciela), który składa deklarację i ponosi odpowiedzialność za rzetelność zawartych w niej informacji. Tym samym gmina nie ma prawa przetwarzania danych o innych osobach zamieszkujących daną nieruchomość, w konsekwencji czego nie ma podstaw do przekazania GUS innych danych niż dane właściciela nieruchomości.

Jednocześnie warto przypomnieć, że w wystąpieniu skierowanym do Prezesa GUS z dnia 15 października 2019 r. (znak: ZSPU.070.9.2019, dostępnym pod linkiem: https://uodo.gov.pl/pl/138/1233), Prezes UODO zwracał już uwagę na to, iż działania odnoszące się do pozyskiwania danych osobowych w celu realizowania zadań przez GUS muszą być zgodne z zasadami ochrony danych osobowych. Przepisy z zakresu statystyki publicznej są podstawą do udostępnienia jedynie tych danych osobowych, które administrator może posiadać zgodnie z prawem dla realizacji ściśle określonych celów, przy zachowaniu zasad, o których mowa w art. 5 RODO (np. zasady proporcjonalności, minimalizacji, ograniczenia czasowego). W opinii Prezesa UODO zarówno przy tworzeniu przepisów prawa, jak i systemów informatycznych umożliwiających transfer danych, GUS powinien rozważyć jaki zakres danych osobowych jest niezbędny do skutecznej realizacji zadań programu badań statystycznych statystyki publicznej za określony rok (co zostało zasygnalizowane przez Prezesa UODO w ww. korespondencji). Jak bowiem wynika z art. 89 RODO przy przetwarzaniu danych do celów archiwalnych, badań naukowych lub historycznych albo do celów statystycznych szczególną uwagę należy przykładać do zasady minimalizacji danych (…). Oznacza to konieczność zachowania odpowiedniej proporcji między zakresem danych a celem ich przetwarzania, choć może być rozumiane także bardziej restrykcyjnie jako konieczność ograniczenia zakresu danych do niezbędnego minimum[1].

[1] P. Fajgielski [w:] Komentarz do rozporządzenia nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, Warszawa 2018, art. 89.

Wystąpieniu skierowanym do Prezesa GUS z dnia 15 października 2019 r. (znak: ZSPU.070.9.2019, gdzie Prezes UODO zwracał uwagę na działania odnoszące się do pozyskiwania danych osobowych w celu realizowania zadań przez GUS muszą być zgodne z zasadami ochrony danych osobowych.

Pozyskiwanie danych na potrzeby statystyki musi być zgodne z ochroną danych osobowych

Badania statystyczne trzeba prowadzić z poszanowaniem zasad ochrony danych osobowych. Muszą ich przestrzegać wszystkie podmioty zaangażowane w realizację tego ważnego zadania publicznego.

Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ostatnim czasie wpływają liczne sygnały od przedstawicieli sektora publicznego, jak i prywatnego w związku z wątpliwościami pojawiąjącymi się w procesie pozyskiwania danych osobowych na potrzeby programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2019, prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny (GUS).

W przypadku instytucji publicznych, a konkretnie organów gmin, pytanie kierowane do Prezesa UODO dotyczą tego, czy mogą one pozyskiwać na rzecz GUS dane od jednostek im podległych. O ile zrozumiałe jest, że GUS może realizować swoje uprawnienia, wnioskując bezpośrednio do jednostek podległych gminom o przekazanie danych w zakresie wynikającym z przepisów o statystyce publicznej, to w ocenie Prezesa UODO do organów gmin nie powinno być kierowane żądanie, by to one pozyskały te dane z jednostek im podległych. Organy gminy nie są organami statystyki publicznej i zdaniem Prezesa Urzędu nie mogą pełnić roli instytucji pośredniczącej, działając na rzecz GUS.

Natomiast w przypadku podmiotów z sektora prywatnego podnoszone jest m.in. to, że nie zawsze znajdują się w posiadaniu wnioskowanych przez GUS danych oraz z przepisów prawa nie wynika, aby miały prawo do ich pozyskania i dalszego przetwarzania. Przykładem jest sytuacja, gdy przedsiębiorca dysponuje adresem pod którym świadczona jest usługa, ale nie posiada adresu zamieszkania usługodawcy, o który pyta GUS.

Prezes UODO skierował więc wystąpienie do Prezesa GUS, w którym podzielił się swoimi spostrzeżeniami.

Organ ochrony danych osobowych podkreślił, że ważne jest m.in. to, by wniosek o przekazanie danych był skierowany do podmiotów, które są ich administratorami, i by istniała podstawa uprawniająca do żądania udostępnienia danych. Z kolei podmioty, które miałyby udostępniać dane osobowe muszą pamiętać o przestrzeganiu przepisów o ochronie danych osobowych i - zgodnie z wynikającą z RODO zasadą rozliczalności - być w stanie to wykazać. Przepisy z zakresu statystyki publicznej są podstawą do udostępnienia jedynie tych danych osobowych, które administrator może posiadać zgodnie z prawem dla realizacji ściśle określonych celów, przy zachowaniu zasad, o których mowa w art. 5 RODO, w tym zasady proporcjonalności, minimalizacji i ograniczenia czasowego.