Decyzja

Na podstawie art. 104 § l ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.) w związku z art. 7 i art. 60 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r  poz. 1781) oraz na podstawie art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. e) i art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie przetwarzania danych osobowych przez S. Sp. z o.o., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

udziela upomnienia za naruszenie przez S. Sp. z o.o. przepisów art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.) zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, w związku z brakiem współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez ten organ jego zadań oraz nieudzieleniem informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji zadań tego organu.

Uzasadnienie

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani K. K. (zwanej dalej „Skarżącą”), na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez S. Sp. z o.o. (zwaną dalej „Spółką”). Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej „Prezes UODO”) w ramach wszczętego postępowania administracyjnego prowadzonego celem rozpatrzenia wniesionej skargi (pod sygnaturą […]), zwrócił się do Spółki pismem z […] lutego 2019 r. o ustosunkowanie się do treści skargi oraz o udzielenie odpowiedzi na następujące szczegółowe pytania dotyczące sprawy:

1) czy Spółka przetwarza lub przetwarzała dane osobowe Skarżącej, a jeżeli tak, to w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej,

2) czy, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej oraz w jakim celu Spółka udostępniła dane osobowe Skarżącej w zakresie imienia, nazwiska oraz informacji o otrzymanym przez nią zwolnieniu dyscyplinarnym podmiotom trzecim.

Pismo powyższe, zostało doręczone Spółce […] lutego 2019 r. Pismem z […] lutego 2019 r. Prezes Zarządu Spółki złożyła Prezesowi UODO wyjaśnienia, które były dalece niepełne, a zatem nie dały podstawy do rozpatrzenia przez organ ochrony danych ww. skargi.

Uznając powyższe wyjaśnienia Spółki za niewystarczające Prezes UODO, pismem z […] marca 2019 r., zwrócił się do Spółki o udzielenie dodatkowych wyjaśnień w sprawie, w szczególności o wyjaśnienie:

1) czy Pan M. C. jest pracownikiem Spółki, a jeśli tak na jakim stanowisku jest zatrudniony oraz jaki ma zakres obowiązków,

2) czy Pan M. C. miał dostęp do danych osobowych Skarżącej w zakresie jej imienia, nazwiska oraz informacji o otrzymaniu przez nią zwolnienia dyscyplinarnego,

3) czy Pan M. C. posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników Spółki, jeśli tak proszę o przesłanie kopii upoważnienia,

4) czy Spółka jest w posiadaniu adresu zamieszkania Pana M. C., jeśli tak proszę o jego przesłanie.

Na powyższe pismo, prawidłowo doręczone Spółce […] marca 2019 r., Spółka nie udzieliła odpowiedzi. Zatem, […] maja 2019 r. skierowano do Spółki kolejne pismo z ponownym wezwaniem do niezwłocznego złożenia wyjaśnień w sprawie. Dnia […] czerwca 2019 r. pismo to zostało zwrócone do nadawcy z adnotacją „zwrot nie podjęto w terminie”. W związku z powyższym, […] listopada 2019 r. skierowano do Spółki kolejne pismo z wezwaniem do niezwłocznego złożenia wyjaśnień w sprawie. Pismo to prawidłowo doręczone zostało Spółce […] listopada 2019 r. Na to pismo Spółka także nie udzieliła odpowiedzi.

Pismem […] listopada 2019 r. Spółka pouczona została, że brak odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO skutkować może – zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) w zw. z art. 58 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – nałożeniem na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej.

W związku z nieudzieleniem przez Spółkę pełnych informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy o sygnaturze […], zainicjowanej skargą Skarżącej, Prezes UODO wszczął z urzędu wobec Spółki – w oparciu o art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679, w związku z naruszeniem przez Spółkę art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit a) Rozporządzenia 2016/679 – postępowanie administracyjne w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej (pod sygnaturą […]). O wszczęciu postępowania Spółka poinformowana została pismem z […] czerwca 2020 r., prawidłowo doręczonym Spółce […] lipca 2020 r. Pismem tym Spółka wezwana została również – celem ustalenia podstawy wymiaru kary, w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) – do przedstawienia sprawozdania finansowego Spółki za rok 2019 lub – w przypadku jego braku – oświadczenia o wysokości obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez Spółkę w 2019 r.

W reakcji na pismo informujące o wszczęciu postępowania w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej, Prezes Zarządu Spółki skierował do Prezesa UODO pismo z […] lipca 2020 r., w którym złożył wyjaśnienia do sprawy o sygnaturze […] pozwalające Prezesowi UODO prowadzenie dalszego postępowania w sprawie o sygn. […] wskazując jednocześnie, że w tej sprawie („w zeszłym roku”) Spółka udzielała już odpowiedzi na pytania zadane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f)). Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a)) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e)).

Ponadto, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 2 uprawnień naprawczych, w tym udzielanie upomnień administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania.

Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679, polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych i informacji, o których mowa powyżej, skutkującym naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 (w tym uprawnienia do uzyskania danych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań), podlega zaś – zgodnie z art. 83 ust 5 lit e) in fine Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Wskazać należy ponadto, że administrator i podmiot przetwarzający obowiązani są współpracować z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego zadań, o czym stanowi art. 31 Rozporządzenia 2016/679.

Prezes UODO działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679 może także uznać za uzasadnione udzielenie Spółce upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisu art. 31 w związku z art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679.

Zgodnie z motywem 148 Rozporządzenia 2016/679, aby egzekwowanie przepisów rozporządzenia było skuteczniejsze, należy za jego naruszenie nakładać sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne – oprócz lub zamiast odpowiednich środków nakładanych na mocy niniejszego rozporządzenia przez organ nadzorczy. Jeżeli naruszenie jest niewielkie, karę pieniężną można zastąpić upomnieniem. Powinno się jednak zwrócić należytą uwagę na charakter, wagę oraz czas trwania naruszenia, na to, czy naruszenie nie było umyślne, na działania podjęte dla zminimalizowania szkody, na stopień odpowiedzialności lub wszelkie mające znaczenie wcześniejsze naruszenia, na sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, na przestrzeganie środków nałożonych na administratora lub podmiot przetwarzający, na stosowanie kodeksów postępowania oraz wszelkie inne czynniki obciążające lub łagodzące.

Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie, a opisanego na wstępie uzasadnienia niniejszej decyzji, stanu faktycznego, stwierdzić należy, że Spółka – administrator danych osobowych Skarżącej K. K. – jako strona prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania o sygn. […], niewątpliwe naruszyła obowiązek zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do dodatkowych informacji niezbędnych do realizacji jego zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia  sprawy.

Wskazać w tym miejscu należy także, że uniemożliwianie uzyskania dostępu do dodatkowych informacji, których Prezes UODO żądał od Spółki, stało na przeszkodzie wnikliwemu rozpatrzeniu sprawy i skutkowało przedłużaniem postępowania, co stoi w sprzeczności z podstawowymi zasadami rządzącymi postępowaniem administracyjnym – określonymi w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256) zasadami wnikliwości i szybkości postępowania.

Jednakże w odpowiedzi na informację o wszczęcie postępowania administracyjnego w sprawie o sygnaturze DKE.561.6.2020 […], Prezes Zarządu Spółki pismem z […] lipca 2020 r. złożył wyjaśnienia pozwalające Prezesowi UODO prowadzenie dalszego postępowania w sprawie o sygnaturze […].

Decydując o nałożeniu w niniejszej sprawie na Spółkę sankcji, Prezes UODO wziął pod uwagę następujące okoliczności wpływające na ocenę naruszenia:

1. Charakter, waga i czas trwania naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia 2016/679).

Naruszenie podlegające sankcji w niniejszej sprawie godzi w system mający na celu ochronę jednego z podstawowych praw osoby fizycznej, którym jest prawo do ochrony jej danych osobowych, czy też szerzej – do ochrony jej prywatności. Istotnym elementem tego systemu, którego ramy określone zostały Rozporządzeniem 2016/679, są organy nadzorcze, na które nałożone zostały zadania związane z ochroną i egzekwowaniem praw osób fizycznych w tym zakresie. W celu umożliwienia realizacji tych zadań organy nadzorcze wyposażone zostały w szereg uprawnień kontrolnych, uprawnień umożliwiających prowadzenie postępowań administracyjnych oraz uprawnień naprawczych. Natomiast na administratorów i podmioty przetwarzające nałożone zostały, skorelowane z uprawnieniami organów nadzorczych, określone obowiązki, w tym obowiązek współpracy z organami nadzorczymi oraz obowiązek zapewnienia tym organom dostępu do danych osobowych oraz innych informacji niezbędnych do realizacji ich zadań.

Zdaniem Prezesa UODO, działania Spółki skutkujące krótkotrwałym brakiem dostępu do dowodów wskazujących na legalność i zgodność z prawem przetwarzania przez Spółkę danych osobowych Skarżącej, nie można uznać za godzące w cały system ochrony danych osobowych.

2. Umyślny charakter naruszenia (art. 83 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia 2016/679).

Grupa Robocza Art. 29 w wytycznych w sprawie stosowania i ustalania administracyjnych kar pieniężnych do celów rozporządzenia 2016/679 przyjętych 3 października 2017 r. odnosząc się do umyślnego lub nieumyślnego charakteru naruszenia wskazała, że zasadniczo „umyślność” obejmuje zarówno wiedzę, jak i celowe działanie, w związku z cechami charakterystycznymi czynu zabronionego, podczas gdy „nieumyślność” oznacza brak zamiaru spowodowania naruszenia, pomimo niedopełnienia przez administratora albo podmiot przetwarzający wymaganego prawem obowiązku staranności. Umyślne naruszenia są poważniejsze niż te nieumyślne, a w konsekwencji częściej wiążą się z nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej. W ocenie Prezesa UODO ww. naruszenie miało charakter niezamierzony. Po stronie Spółki zaistniała wola współpracy w zapewnieniu organowi wszelkich informacji (dowodów) niezbędnych do dalszego prowadzenia postępowania skargowego o sygn. […].

3. Brak współpracy z organem nadzorczym w celu usunięcia naruszenia oraz złagodzenia jego ewentualnych negatywnych skutków (art. 83 ust. 2 lit. f) Rozporządzenia 2016/679).

W toku niniejszego postępowania Spóła wyraziła chęć współpracy z Prezesem UODO w celu usunięcia naruszenia polegającego w szczególności na udzieleniu wyjaśnień w zakresie, w którym doszło do udaremnienia prowadzenia postępowania o sygn. […].

Pozostałe przesłanki wskazane w art. 83. ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 nie miały wpływu (obciążającego lub łagodzącego) na dokonaną przez Prezesa UODO ocenę naruszenia (w tym: wszelkie stosowne wcześniejsze naruszenia ze strony administratora, sposób w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, przestrzeganie wcześniej zastosowanych w tej samem sprawie środków, stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania lub zatwierdzonych mechanizmów certyfikacji) lub też, ze względu na specyficzny charakter naruszenia (dotyczącego stosunku administratora z organem nadzorczym, a nie stosunku administratora z osobą, której dane dotyczą), nie mogły być wzięte pod uwagą w niniejszej sprawie (w tym: liczba poszkodowanych osób oraz rozmiar poniesionej przez nie szkody, działania podjęte przez administratora w celu zminimalizowania szkody poniesionej przez podmioty danych, stopień odpowiedzialności administratora z uwzględnieniem wdrożonych przez niego środków technicznych i organizacyjnych, kategorie danych osobowych, których dotyczy naruszenie).

W związku z powyższym, działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679, zgodnie z którym każdemu organowi nadzorczemu przysługuje w zakresie prowadzonych postępowań uprawnienie do udzielania upomnienia administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu, w przypadku naruszenia przepisów niniejszego rozporządzenia przez operacje przetwarzania, Prezes UODO uznaje za uzasadnione udzielenie Spółce upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisu art. 31 w związku z art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679.

Dopuszczalność zastąpienia kary pieniężnej upomnieniem uzasadnia także motyw 148 RODO stanowiący, że sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne należy nakładać „aby egzekwowanie przepisów niniejszego rozporządzenia było skuteczniejsze”.

Prezes UODO uznał, że w tej sprawie udzielenie upomnienia, w świetle kryteriów określonych w art. 83 ust. 2 RODO, będzie wystarczające, i co najmniej tak samo „skuteczne, proporcjonalne i odstraszające” jak wymierzenie kary pieniężnej (vide art. 83 ust. 1 RODO).

Należy także zauważyć, że w przypadku zaistnienia podobnego zdarzenia w przyszłości, każde upomnienie wydane przez Prezesa UODO wobec Spółki będzie brane pod uwagę przy ocenie przesłanek ewentualnego wymierzenia kary administracyjnej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął, jak w sentencji niniejszej decyzji.

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa UODO (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 zł.

W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.