Decyzja

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096, ze zm.) oraz art. 12 pkt 2, art. 22, art. 23 ust. 1 pkt 2 i pkt 5 ustawy z dnia  29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922, ze zm.) w związku z art. 100 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. 2019 poz. 125), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani A. S. na udostępnienie danych osobowych zebranych w toku postępowania wyjaśniającego w sprawie o wykroczenie drogowe,

odmawiam uwzględnienia wniosku

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła skarga Pani A. S., zwanej dalej „Skarżącą”, na udostępnienie jej danych osobowych przez Urząd Gminy C. z siedzibą: [...], w związku z realizacją czynności wyjaśniających przez Straż Gminną w K. wchodzącą w skład Urzędu Gminy K. z siedzibą przy ul. [...], oraz na przetwarzanie tych danych przez w/w straż gminną.

W tym miejscu należy wskazać, że z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, tj. 25 maja 2018 r., Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych stało się Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie zaś z art. 100 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, postępowania prowadzone przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy (tj. przed 6 lutego 2019 r.) prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.).

Wszelkie czynności podejmowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed 25 maja 2018 r. pozostają zatem skuteczne.

W toku postępowania zainicjowanego skargą, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Skarżąca pismem z [...] stycznia 2015 r. zgłosiła do tut. Urzędu, iż w wyniku prowadzonych czynności w sprawie wykroczenia drogowego, Straż Gminna w K. zwróciła się do Urzędu Gminy C. o przesłanie fotografii ukazującej jej wizerunek, na co Skarżąca nigdy nie wyrażała zgody. Podniosła, iż o fakcie przekazania fotografii powzięła wiadomość z pisma Straży Gminnej w K.

Następnie w piśmie z [...] marca 2015 r. uzupełniającym braki formalne, Skarżąca wskazała, że udostępnianie wizerunku możliwe jest wyłącznie w sytuacji, w której jest to niezbędne dla danego organu w wykonaniu jego ustawowych zadań, natomiast jej zdaniem pojęcie „niezbędności” nie może oznaczać, że korzystając z przepisu art. 44h ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. 2006 Nr 139, poz. 993 ze zm., dalej: ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych), organy uprawnione do pozyskiwania danych osobowych mogą je pozyskiwać w sposób automatyczny, czyli bez dokonywania innych możliwych do dokonania czynności i na dodatek w sposób oczywiście niezgodny z rzeczywistością. Skarżąca oceniła, iż takie pojmowanie przepisu art. 44h stanowi nadużycie.

Pismami z [...] lipca 2015 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zwrócił się do Komendanta Straży Gminnej w K. oraz Wójta Gminy C. o ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie pisemnych wyjaśnień, załączając kopię skargi wraz z pismem Skarżącej uzupełniającym braki formalne.

W wyjaśnieniach złożonych przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, Komendant Straży Gminnej w K., ustosunkowując się do treści skargi Pani A. S. wskazał, iż delegację ustawową do wystąpienia do Urzędu Gminy C. z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych, w tym wizerunku Pani A. S., stanowi art. 44h ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Dodał, że wnioskowane dane, w tym wizerunek, były niezbędne do realizacji ustawowych zadań Straży Gminnej w K., wynikających z prowadzonego postępowania wyjaśniającego w związku z ujawnionym wykroczeniem w ruchu drogowym. Komendant wyjaśnił, że wobec odmowy przyjęcia mandatu, Straż Gminna w K. była zobowiązana do uzyskania dowodów wykroczenia, w tym wizerunku Skarżącej. Do wyjaśnień Komendant Straży Miejskiej w K. dołączył formularz wniosku o udostępnienie danych oraz odpowiedź z Urzędu Gminy w C., z której wynika, iż Gmina udostępniła dane osobowe Skarżącej w postaci: numeru PESEL, imienia i nazwiska, imion rodziców, nazwiska rodowego matki, miejsca urodzenia, adresu zameldowania serię i numer dowodu osobistego i datę jego wydania, oraz kserokopię fotografii Skarżącej z wizerunkiem twarzy.

Pismem z [...] sierpnia 2015 r. Wójt Gminy C. potwierdził, iż Straż Gminna w K. zwróciła się do Gminy C. o w/w dane osobowe Skarżącej. Wójt przywołał podstawę prawną udostępnienia danych osobowych Skarżącej oraz podał, że wizerunek Skarżącej A. S. został przez Wójta Gminy C. pozyskany na podstawie wniosku Skarżącej o wydanie dowodu osobistego. Wskazał również, że wymóg dołączenia do wniosku o wydanie dowodu osobistego fotografii osoby, której wniosek dotyczy, został określony w §1 ust. 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz.U. Nr 112, poz. 1182 z późn. zm.). Do pisma Wójt Gminy C. załączył kopię wniosku Straży Gminnej w K. oraz odpowiedź na ten wniosek, a także wniosek o wydanie dowodu osobistego, który w 2007 r. Skarżąca A. S. składała do Urzędu Gminy. Ze wspomnianych dokumentów wynikają okoliczności, na które powołuje się Wójt.

Pismami z [...] lipca 2018 r. Skarżąca, Wójt Gminy C., Komendant Straży Gminnej w K. oraz Wójt Gminy K. zostali poinformowani, iż na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego zostanie wydana decyzja administracyjna. Strony zostały poinformowane, iż w terminie 7 dni od doręczenia im niniejszego pisma mają możliwość wypowiedzenia się do co zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Do dnia podjęcia niniejszej decyzji żadna ze stron nie ustosunkowała się do zebranego materiału dowodowego.

W tym stanie faktycznym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

W niniejszej sprawie Skarżąca przedmiotem swojej skargi uczyniła zarzut nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych, w tym wizerunku, w związku z prowadzonym przez Straż Gminną w K. postępowaniem wykroczeniowym.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, iż ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 922, ze zm.), zwana dalej „ustawą”, stwarza prawne podstawy stosowania ochrony państwowej w sytuacjach nielegalnego przetwarzania danych osobowych obywateli przez zarówno podmioty prawa publicznego, jak i podmioty prawa prywatnego. W celu jej realizacji organ ochrony danych osobowych został wyposażony w kompetencje władcze, umożliwiające sankcjonowanie stwierdzanych nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, iż organ ochrony danych osobowych, oceniając stan sprawy i dokonując subsumpcji, stwierdza, czy kwestionowane przetwarzanie danych osobowych znajduje oparcie choćby w jednej z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych, wskazanej w art. 23 ust. 1 ww. ustawy o ochronie danych osobowych i w zależności od występujących w sprawie ustaleń, albo wydaje nakaz lub zakaz, albo odmawia uwzględnienia wniosku, ewentualnie umarza postępowanie. Wydanie nakazu usunięcia uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych następuje wówczas, gdy organ ochrony danych osobowych stwierdza naruszenie norm prawnych w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z treścią art. 1 przywołanej ustawy, każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych, a przetwarzanie tych danych, w znaczeniu, o którym mowa w art. 7 pkt 2 cytowanej ustawy, dopuszczalne jest tylko ze względu na określone dobra, tj. dobro publiczne, dobro osoby, której dane dotyczą lub dobro osoby trzeciej i tylko w zakresie oraz trybie określonym ustawą. Mając zatem na uwadze powyższe, stosując przepisy tej ustawy, należy za każdym razem wyważać dobra, które legły u jej podstaw. Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (art. 6 ust. 1 ustawy). W myśl art. 3 ust. 1 ww. ustawy stosuje się ją do organów państwowych, organów samorządu terytorialnego oraz do państwowych i komunalnych jednostek organizacyjnych. Z tego względu do przestrzegania jej przepisów zobowiązana jest m.in. straż gminna. Jednocześnie należało mieć w polu widzenia zasadę legalności (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy), zgodnie z którą administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić aby dane te były przetwarzane zgodnie z prawem. Ponadto administrator danych osobowych powinien przetwarzać je dla oznaczonych zgodnych z prawem celów i nie poddawać ich dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami (art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy). W ocenie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w omawianej sprawie wskazane powyżej przesłanki zostały spełnione.

 W realiach przedmiotowej sprawy celem rozważenia należało przede wszystkim poddać, czy Urząd Gminy w C. był uprawniony do udostępnienia danych osobowych bez zgody osoby, której dotyczyły, jeśli były one niezbędne do prowadzenia postępowania w sprawie wykroczenia drogowego. Nadto, należało ustalić czy Straż Gminna w K. była uprawniona do przetwarzania wizerunku Skarżącej, tj. czy przy przetwarzaniu danych Skarżącej wykonywała ustawowe zadania oraz czy dane, o które zwróciła się do Urzędu Gminy w C. były niezbędne do realizacji tych zadań.

Dokonując analizy prawnej zaistniałego w niniejszej sprawie stanu faktycznego, Prezes  Urzędu Ochrony Danych Osobowych miał na względzie przepisy ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych obowiązującej w okresie zwrócenia się przez Straż Gminną w K. o dane osobowe, w tym wizerunek Skarżącej, do Gminy C.

W myśl art. 44h ust. 1 powyższej ustawy, dane ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się, o ile są one niezbędne do realizacji ich ustawowych zadań podmiotom wymienionym w pkt 1-5 omawianego przepisu. Wśród tych podmiotów ustawodawca wymienił również straże gminne. Zatem nie ma wątpliwości, iż Straż Gminna w K. posiadała legitymację do wystąpienia z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych Skarżącej Pani A. S.

Wymaga zwrócenia uwagi, iż do przetwarzania danych osobowych osób, których dotyczą działania Straży Gminnej, upoważniają przepisy prawa, tj. ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 928 ze zm.). Zgodnie z art. 10a ust. 1 tej ustawy straż w celu realizacji ustawowych zadań może przetwarzać dane osobowe, z wyłączeniem danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym, bez wiedzy i zgody osoby, której dane te dotyczą, uzyskane: 1) w wyniku wykonywania czynności podejmowanych w postępowaniu w sprawach o wykroczenia; 2) z rejestrów, ewidencji i zbiorów, do których straż posiada dostęp na podstawie odrębnych przepisów.

W tym miejscu wymaga podkreślenia, iż Komendant Straży Gminnej w K. jest administratorem danych, w rozumieniu art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Następnie wymagało zbadania, czy Urząd Gminy C. był uprawniony do przechowywania danych osobowych A. S., co Skarżąca również kwestionowała, podnosząc, że przechowywanie w nieznanych jej warunkach fotografii, ich przekazywanie i wykorzystywanie do dokonania błędnych ustaleń w toku postępowania w sprawach o wykroczenia stanowi w jej ocenie naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Tymczasem zgodnie z art. 44e ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, organy gmin, na podstawie danych zgłoszonych przy ubieganiu się o wydanie lub wymianę dowodu osobistego, a także danych uzyskanych w związku z realizacją obowiązków, o których mowa w art. 14 oraz art. 42, prowadzą ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Ewidencje te zawierają m.in. wizerunek twarzy posiadacza dowodu osobistego (ust. 3 pkt 8).  Warto zaznaczyć, iż przepisy ustawowe ani przepisy niższej rangi nie przewidują okresu, w jakim dane osobowe osób, znajdujących się w tych ewidencjach mogą się znajdować.

Uprawnienie gminy do udostępnienia danych osobowych ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wynika wprost z art. 44i ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych.

Przeprowadzona analiza zebranego materiału dowodowego dowodzi, że dane osobowe Skarżącej były przetwarzane jedynie w związku z prowadzonym postępowaniem w sprawie wykroczenia drogowego. Należy podnieść, iż wszczęcie postępowania było zasadne z uwagi na prowadzone postępowanie wyjaśniające, tj. ustalenie osoby prowadzącej samochód, który został zarejestrowany przez fotoradar i przekazanie sprawy do sądu.

Nie ma wątpliwości, iż w świetle wyżej opisanych okoliczności, Straż Gminna w K. była uprawniona do przetwarzania danych osobowych Pani A. S. Przyjęcie innego poglądu prowadziłoby do sytuacji, w której Straż Gminna nie mogłaby wykonywać ustawowych zadań ochrony porządku publicznego.  

W rezultacie powyższych ustaleń i rozważań organ uznał, iż nie doszło do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Straż Gminna w K. realizując prawny obowiązek wynikający z przepisów ustawy o strażach gminnych we właściwy i adekwatny sposób dokonała zebrania i przetwarzania danych osobowych Skarżącej.

Z powyższych względów, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak we wstępie.

Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia  6 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych  przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. 2019 r. poz. 125) od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie.