Decyzja

Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn. zm.),  art. 12 pkt 2, art. 22 i art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.) w związku z art. 100 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych  przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. 2019 r.  poz. 125), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana D. S., adres do korespondencji: [...], na nieprawidłowości w przetwarzaniu jego danych osobowych przez Dyrektora Aresztu Śledczego w P.,

umarzam postępowanie

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana D. S. (dalej jako: „Skarżący”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Dyrektora Aresztu Śledczego w P. (dalej jako: „Dyrektor”), polegające na udostępnieniu osobom osadzonym w Areszcie Śledczym w P. jego danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska, imienia ojca, oraz „numeru ewidencyjnego, stanu konta, środków dostępnych na tzw. wypisie i środków na dzień wyjścia na wolność, jak również ewentualnego zajęcia komorniczego z dokładnym opisem za co powstało i  jakiej wysokości widnieje, a także „na działania dyrektora Aresztu Śledczego, który nie posiadając uprawnień  i wykształcenia medycznego przeglądał moją książeczkę zdrowia (...) informacje zawarte w książeczce zdrowia są dotyczącymi chorób na jakie cierpię (...)”.

W tym miejscu należy wskazać, że z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r.  o ochronie danych osobowych, tj. 25 maja 2018 r., Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych stało się Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie zaś z art. 100 ust. 1 ustawy  z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku  z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, postępowania prowadzone przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy (tj. przed 6 lutego 2019 r.) prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.).

Uzasadniając swoją skargę Skarżący podniósł, iż „powyższe może powodować  i niejednokrotnie powoduje sytuacje konfliktowe poprzez fakt, że widzi się stan konta innych osadzonych, nie tylko z celi, na której jest się osadzonym, lecz również z innych cel, jak i oddziałów, co umożliwia wymuszanie od osób słabszych i nieumiejących odmówić, robienia zakupów w kantynie jednostki. Dochodzi również do sytuacji, że wspomniane podpisy od osadzonych na comiesięcznych wydrukach zbierane się nie przez uprawnionego pracownika działu finansowego jednostki penitencjarnej, lecz przez funkcjonariusza pełniącego obowiązki oddziałowego (…).”

W toku postępowania zainicjowanego skargą, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Pismami z [...] marca 2014 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) poinformował Skarżącego oraz Dyrektora Aresztu Śledczego w P. (dalej jako: „Dyrektor”) o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w sprawie oraz zwrócił się do Dyrektora o ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie pisemnych wyjaśnień. [...] marca 2014 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych  (obecnie:  Urząd Ochrony Danych Osobowych) wpłynęło pismo Dyrektora  ([...]), w którym wyjaśnił, iż dane osobowe Skarżącego przetwarzane są na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej, dalej jako: „ustawa o Służbie Więziennej” zgodnie z którym Służba Więzienna może przetwarzać informacje  i dane osobowe, w tym także bez zgody i wiedzy osób, których dotyczą, niezbędne do realizacji zadań, o których mowa w art. 2 powołanej ustawy. Art. 2 ustawy stanowi, iż Służba Więzienna realizuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy zadania w zakresie wykonywania tymczasowego aresztowania oraz kar pozbawienia wolności  i środków przymusu skutkujących pozbawieniem wolności, zaś do podstawowych zadań Służby Więziennej należy: 1) prowadzenie oddziaływań penitencjarnych i resocjalizacyjnych wobec osób skazanych na karę pozbawienia wolności, przede wszystkim przez organizowanie pracy sprzyjającej zdobywaniu kwalifikacji zawodowych, nauczania, zajęć kulturalno-oświatowych, zajęć z zakresu kultury fizycznej i sportu oraz specjalistycznych oddziaływań terapeutycznych;  2) wykonywanie tymczasowego aresztowania w sposób zabezpieczający prawidłowy tok postępowania karnego o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe; 3) zapewnienie osobom skazanym na karę pozbawienia wolności lub tymczasowo aresztowanym, a także osobom, wobec których są wykonywane kary pozbawienia wolności i środki przymusu skutkujące pozbawieniem wolności, przestrzegania ich praw, a zwłaszcza humanitarnych warunków bytowych, poszanowania godności, opieki zdrowotnej i religijnej; 4) humanitarne traktowanie osób pozbawionych wolności; 5) ochrona społeczeństwa przed sprawcami przestępstw lub przestępstw skarbowych osadzonymi  w zakładach karnych i aresztach śledczych; 6) zapewnienie w zakładach karnych i aresztach śledczych porządku i bezpieczeństwa; 7) wykonywanie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej tymczasowego aresztowania oraz kar pozbawienia wolności i środków przymusu skutkujących pozbawieniem wolności jeżeli mają być wykonywane w zakładach karnych i aresztach śledczych  i jeżeli wynikają z realizacji orzeczenia wydanego przez właściwy organ; 8) współdziałanie  z odpowiednimi formacjami innych państw oraz z organizacjami międzynarodowymi na podstawie umów i porozumień międzynarodowych. Dyrektor wskazał nadto na treść art. 24 ust. 2 ustawy  o Służbie Więziennej, zgodnie z którym, w rozumieniu niniejszej ustawy przez przetwarzanie informacji i danych osobowych należy rozumieć jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

W przedmiotowym piśmie Dyrektor wyjaśnił, iż zarzut przedstawiony przez Skarżącego  w skardze, był już przedmiotem postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego na okoliczność skargi innego osadzonego, które przesłano do Biura Rzecznika Praw Obywatelskich. Wskazano wówczas, iż zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 października 2003 r.  w sprawie czynności administracyjnych i rozliczeń finansowych związanych z prowadzeniem depozytu przedmiotów wartościowych i środków pieniężnych osób pozbawionych wolności, saldo środków pieniężnych osadzonego wylicza się w części III karty depozytowej, a także specyfikuje się je według rubryk zawartych w karcie. Wyliczone saldo na ostatni dzień każdego miesiąca depozytor przedstawia osadzonemu w celu potwierdzenia jego zgodności. W przypadku nieposiadania przez osadzonego środków pieniężnych czynności tej dokonuje się na ostatni dzień każdego kwartału. Wyjaśniono nadto, iż funkcjonariusze Aresztu Śledczego w P. dokonują powyższych czynności zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dyrektor podkreślił jednocześnie, iż program „Depozyt” jest programem ogólnokrajowym, przeznaczonym do gromadzenia i przetwarzania wszystkich informacji dotyczących środków pieniężnych osób osadzonych oraz że powyższy program nie przewiduje generowania indywidualnego wykazu dla zapoznania pojedynczego osadzonego ze stanem jego konta, zaś zestawienia zbiorcze tworzone są według oddziałów i numerów cel. Dodatkowo warunki bytowe osadzonych uniemożliwiają dokonywanie czynności złożenia podpisu w całkowitym odosobnieniu.

Dyrektor wskazał także, iż funkcjonariusze Aresztu Śledczego w P. dokładają wszelkiej staranności, by czynność tę zindywidualizować, podchodząc do celi mieszkalnej wywołują indywidualnie danego osadzonego, który składa swój podpis we wskazanym na zestawieniu miejscu. Wyjaśniono ponadto, że przez tak krótki czas, nie jest możliwym, by osadzony powziął informację kto jest posiadaczem jakiej sumy pieniędzy, bowiem nie udostępnia się całości listy oraz że nie ma też możliwości dokładnego zapoznania się z jej treścią. Zdaniem Dyrektora, zestawienie w swej złożoności wymagałoby głębszego studiowania poszczególnych treści, co uniemożliwia krótki czas odpowiadający złożeniu podpisu, obecność funkcjonariusza, który czuwa nad prawidłowością wykonywanej przez siebie czynności przysłaniając tę część listy, która osadzonego nie dotyczy, czy też konieczność skupienia uwagi osadzonego na własnym zestawieniu.

W nawiązaniu do zarzutów Skarżącego dotyczących opieki medycznej, Dyrektor wyjaśnił, iż [...] kwietnia 2014 r. Skarżący złożył do Dyrektora skargę w tym przedmiocie. Do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego na okoliczność zawartych w niej zarzutów wyznaczono Dyrektora Szpitala Zakładu Opieki Zdrowotnej. Na podstawie sprawozdania z ww. postępowania Dyrektor udzielił odpowiedzi pismem z [...] kwietnia 2013 r., w którym wyjaśnił, iż Dyrektor jest organem postępowania wykonawczego, zgodnie z art. 2 Kodeksu Karnego Wykonawczego, zaś na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 13 sierpnia 2003r. w sprawie sposobów załatwiania wniosków, skarg, i próśb osób osadzonych w zakładach karnych i aresztach śledczych (Dz.U. z 5 czerwca 2013 r., poz.647) posiada delegację do m.in. rozpatrywania skarg osób pozbawionych wolności. Dyrektor wyjaśnił również, iż postępowania wyjaśniające zawierające zarzuty np. z dziedziny medycyny rozpatruje zawsze lekarz, zatem dyrektor nie ma wglądu do dokumentacji medycznej osadzonego, a udzielając odpowiedzi posiłkuje się danymi zawartymi  w sprawozdaniu, wobec tego składając skargę osadzony musi być świadom, iż wyjaśnienie zawartych w niej zarzutów będzie wymagało zebrania dowodów, informacji lub przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz zbadania akt.

W odpowiedzi na pismo Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wzywające do złożenia dodatkowych wyjaśnień dotyczących przetwarzania danych osobowych zawartych  w dokumentacji finansowej osadzonych z [...] listopada 2016 r., pismem [...] listopada 2016 r.  ([...]) Dyrektor wyjaśnił, iż każdemu osadzonemu, z wyjątkiem przetransportowanego z innego zakładu, depozytor w Areszcie Śledczym w P. zakłada kartę depozytową, składającą się z czterech części. Jest to praktyka zgodna z normą zawartą w § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 października 2003 r. (Dz. U. z 2003 r. nr 192 poz. 1881 ze zm.) Wyjaśniono nadto, że wszelkie zestawienia finansowe generowane są przez program Depozyt (ostatnia wersja aplikacji v. 14.4.01 z 30 maja 2016 r.) zatwierdzony przez Centralny Zarząd Służby Więziennej do użytku we wszystkich jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej, zaś dokumentacja techniczna aplikacji oraz dokumenty związane z przekazaniem jej do używania w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej znajduje się w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej. Program „Depozyt” generuje tylko zestawienia zbiorcze wykazów stanu kont osadzonych według oddziałów mieszkalnych, jednakże w Areszcie Śledczym w P.przy zapoznaniu osadzonego z wykazem stosuje się rozwiązania techniczne uniemożliwiające wgląd osobom nieupoważnionym do jego danych osobowych.

W odpowiedzi na pismo Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z [...] maja 2019 r., wzywającym do przesłania pisemnych wyjaśnień, jakie konkretnie rozwiązania techniczne zostały wprowadzone, aby uniemożliwić osobom nieupoważnionym wgląd do danych osobowych osadzonych, w tym danych Skarżącego w trakcie zapoznawania się osadzonego ze stanem konta na zbiorczym wykazie generowanym przez program „Depozyt”, Dyrektor wyjaśnił, iż wprowadzono rozwiązania techniczne, które uniemożliwiają osobom nieupoważnionym wgląd do danych osobowych osadzonych poprzez zastosowanie ramki formatu A4 z okienkiem, którą wykorzystuje do zapoznania osadzonego z jego saldem konta, jednocześnie zasłaniając dane osobowe innych osadzonych. Na dowód powyższego Dyrektor załączył notatkę służbową Starszego Inspektora Działu Finansowego Aresztu Śledczego w P. K. D.z [...] maja 2019 r., w której wskazano, że cyt. „w trakcie zapoznawania osadzonych ze stanem konta depozytowego w celu uniemożliwienia wglądu dodanych osobowych innych osadzonych wprowadzono formatu A4 ramkę, za pomocą której osadzony widzi tylko saldo swojego konta pozostałe dane osadzonych oraz stan ich kont jest zasłonięty”.

Pismem z [...] czerwca 2019 r., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (znak: [...]) ponownie zwrócił się do Dyrektora o złożenie pisemnych wyjaśnień oraz dowodów na ich potwierdzenie, czy opisane w piśmie oznaczonym sygnaturą [....] rozwiązania techniczne, które uniemożliwiają osobom nieupoważnionym wgląd do danych osobowych osadzonych, w tym Pana D. S. w trakcie zapoznawania osadzonego ze stanem konta na zbiorczym wykazie generowanym przez program „Depozyt”, zostały wprowadzone do porządku prawnego obowiązującego w Areszcie Śledczym  w P., a jeśli tak, to o przedstawienie dokumentacji potwierdzającej wprowadzenie procedur w tym zakresie.                                                                                                   

Pismem z [...] czerwca 2019 r. ([...]), Zastępca Dyrektora wyjaśnił,  iż rozwiązanie techniczne, które uniemożliwia osobom nieupoważnionym wgląd do danych osobowych w trakcie zapoznawania danego osadzonego ze stanem konta na zbiorczym wykazie wygenerowanym przez program „Depozyt” zostało wprowadzone po wydaniu takiego polecenia pracownikowi działu finansowego przez głównego księgowego. Dodał jednocześnie, iż cyt. „nie mniej wychodząc naprzeciw sugestiom wynikającym z niniejszego pisma Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dyrektor jednostki wydał zarządzenie wprowadzające przyjęte procedury zapoznawania osadzonych z wszelkimi zbiorczymi wykazami, w tym z wydrukami z programu Depozyt.” W załączeniu do ww. pisma Zastępca Dyrektora przesłał wyciąg z zarządzenia  nr [...] Dyrektora Aresztu Śledczego w P. z dnia [...] czerwca 2019 r. w sprawie procedur postępowania funkcjonariuszy i pracowników cywilnych Aresztu Śledczego w P. wobec osadzonych, związanych z realizacją ustaleń: Kodeksu Karnego Wykonawczego, Regulaminu organizacyjno-porządkowego wykonywania tymczasowego aresztowania oraz Regulaminu organizacyjno-porządkowego wykonywania kary pozbawienia wolności i porządku wewnętrznego w Areszcie Śledczym. W rozdziale XXXII, zatytułowanym „Zapoznawanie osadzonych ze zbiorczymi wykazami” w § 1 zapisano, że zapoznawanie danego osadzonego z wszelkimi zbiorczymi wykazami typu: wydruki depozytowe, wykazy listów poleconych itp., odbywa się w ten sposób, że każdorazowo funkcjonariusz przysłania dane osobowe innych osób poprzez zastosowanie ramki formatu A4 z okienkiem.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformował pismami z [...] lipca 2019 r. Skarżącego oraz Dyrektora Aresztu Śledczego o przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, w wyniku którego został zgromadzony materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej oraz o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań zgodnie z treścią art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w terminie 7 dni od dnia otrzymania ww. pism.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych  zważył, co następuje.

W niniejszej sprawie Skarżący przedmiotem swojej skargi uczynił zarzut udostępnienia osobom osadzonym w Areszcie Śledczym w P. jego danych osobowych w zakresie imienia  i nazwiska, imienia ojca, oraz „numeru ewidencyjnego, stanu konta, środków dostępnych na  tzw. wypisie i środków na dzień wyjścia na wolność, jak również ewentualnego zajęcia komorniczego z dokładnym opisem za co powstało i  jakiej wysokości widnieje, skarżąc się jednocześnie „na działania dyrektora Aresztu Śledczego, który nie posiadając uprawnień  i wykształcenia medycznego przeglądał moją książeczkę zdrowia (...) informacje zawarte  w książeczce zdrowia są dotyczącymi chorób na jakie cierpię (...)”.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, iż ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.), zwana dalej: „ustawą”, stwarza prawne podstawy stosowania ochrony państwowej w sytuacjach nielegalnego przetwarzania danych osobowych obywateli przez zarówno podmioty prawa publicznego, jak i podmioty prawa prywatnego. W celu jej realizacji organ ochrony danych osobowych został wyposażony  w kompetencje władcze, umożliwiające sankcjonowanie stwierdzanych nieprawidłowości  w procesie przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, iż organ ochrony danych osobowych, oceniając stan sprawy i dokonując subsumpcji, stwierdza, czy kwestionowane przetwarzanie danych osobowych znajduje oparcie choćby w jednej z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych, wskazanej w art. 23 ust. 1 ww. ustawy o ochronie danych osobowych  i w zależności od występujących w sprawie ustaleń, albo wydaje nakaz lub zakaz, albo odmawia uwzględnienia wniosku, ewentualnie umarza postępowanie. Wydanie nakazu usunięcia uchybień  w procesie przetwarzania danych osobowych następuje wówczas, gdy organ ochrony danych osobowych stwierdza naruszenie norm prawnych w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z treścią art. 1 przywołanej ustawy, każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych, a przetwarzanie tych danych, w znaczeniu, o którym mowa w art. 7 pkt 2  cytowanej ustawy, dopuszczalne jest tylko ze względu na określone dobra, tj. dobro publiczne, dobro osoby, której dane dotyczą lub dobro osoby trzeciej i tylko w zakresie oraz trybie określonym ustawą. Mając zatem na uwadze powyższe, stosując przepisy tej ustawy, należy za każdym razem wyważać dobra, które legły u jej podstaw. Za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (art. 6 ust. 1 ustawy). W myśl art. 3 ust. 1 ww. ustawy stosuje się ją m.in. do organów państwowych. Z tego względu do przestrzegania jej przepisów zobowiązana jest m.in. Służba Więzienna. Jednocześnie należało mieć na względzie zasadę legalności (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy), zgodnie z którą administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić aby dane te były przetwarzane zgodnie z prawem.

Otóż w realiach przedmiotowej sprawy zasadniczymi kwestiami było ustalenie, czy Dyrektor Aresztu Śledczego był uprawniony do wglądu do książeczki zdrowia Skarżącego, bez, jak podnosił Skarżący, uprawnień i wykształcenia medycznego oraz czy administracja Aresztu Śledczego przekazywała Skarżącemu w każdym miesiącu do podpisania informację o stanie konta depozytowego w taki sposób, że mogły się zapoznać z nią także inne osoby, w tym również osadzeni.

Przeprowadzona analiza zebranego materiału dowodowego dowodzi, że brak jest podstaw do formułowania zarzutu wobec Dyrektora Aresztu Śledzego, jakoby ten w sposób nieuprawniony wszedł w posiadanie danych Skarżącego w postaci książeczki zdrowia. Jak wyjaśnił Dyrektor,  [...] kwietnia 2014 r. Skarżący złożył do Dyrektora skargę w tym przedmiocie. Na podstawie sprawozdania z postępowania przeprowadzonego przez Dyrektora Szpitala Zakładu Opieki Zdrowotnej, Dyrektor udzielił Skarżącemu odpowiedzi pismem z [...] kwietnia 2013 r., w którym wyjaśniono, iż Dyrektor jest organem postępowania wykonawczego, zgodnie z art. 2 Kodeksu Karnego Wykonawczego, a na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 13 sierpnia 2003 r. w sprawie sposobów załatwiania wniosków, skarg, i próśb osób osadzonych  w zakładach karnych i aresztach śledczych (Dz.U. 2003 nr 151 poz. 1467) posiada delegację do m.in. rozpatrywania skarg osób pozbawionych wolności.

Nie sposób odmówić słuszności twierdzeniom Dyrektora, iż postępowania wyjaśniające zawierające zarzuty np. z dziedziny medycyny rozpatruje zawsze lekarz, zatem dyrektor nie ma wglądu do dokumentacji medycznej osadzonego, a udzielając odpowiedzi posiłkuje się danymi zawartymi w sprawozdaniu, wobec tego składając skargę osadzony musi być świadom,  iż wyjaśnienie zawartych w niej zarzutów będzie wymagało zebrania dowodów, informacji lub przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz zbadania akt w celu prawidłowego rozpatrzenia skargi.

Odnosząc się z kolei do zarzutu Skarżącego dotyczącego tego, czy administracja Aresztu Śledczego przekazywała mu w każdym miesiącu do podpisania informację o stanie konta depozytowego w taki sposób, że mogły się zapoznać z nią także inne osoby, ustalono, że podejmowane były działania mające uniemożliwić osobom nieupoważnionym wgląd do danych osobowych osadzonych, w tym Pana D. S. w trakcie zapoznawania osadzonego ze stanem konta na zbiorczym wykazie generowanym przez program „Depozyt”. Jednocześnie podkreślenia wymaga, iż została wprowadzona procedura Zarządzeniem nr [...] Dyrektora Aresztu Śledczego w P. z [...] czerwca 2019 r. w rozdziale XXXII, dotycząca zapoznawania osadzonych ze zbiorczymi wykazami.

W myśl art. 18 ustawy Prezes Urzędu z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej,  w drodze decyzji administracyjnej nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem, jedynie w przypadku, gdy stwierdzi, iż doszło do naruszania jej przepisów. Z powyższego wynika zatem, iż organ może nakazać usunięcie uchybień poprzez nakazanie udostępnienia żądanych danych, jedynie po uprzednim dokonaniu oceny zachowania administratora tych danych, który wcześniej ich uaktualnienia niezasadnie odmówił, bądź pozostał w bezczynności mimo kierowanych do niego żądań. Podkreślić bowiem należy, że decyzja administracyjna jest aktem o charakterze konkretnym i indywidualnym i dotyczy zawsze ściśle określonego, ustalonego i aktualnego w chwili orzekania stanu faktycznego.

Ponadto, zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie  z 12 lutego 2015 r., sygn. II SA/Wa 1502/14, stwierdzony przez organ stan naruszenia przepisów  o ochronie danych osobowych powinien istnieć w dacie wydania decyzji, natomiast jeżeli postępowanie administracyjne zostało wszczęte w wyniku stwierdzenia nieprawidłowości przez inspekcję, a w trakcie tego postępowania ustanie stan naruszenia prawa (np. administrator usunie uchybienia), postępowanie staje się bezprzedmiotowe, a organ wydaje decyzję o jego umorzeniu na podstawie art. 105 k.p.a.

Z powyższych względów  postępowanie stało się bezprzedmiotowe i w związku z tym należało je umorzyć na podstawie art. 105 § 1 k.p.a. Zgodnie ze wskazanym przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub  w części. Brzmienie powołanego przepisu nie pozostawia wątpliwości, iż w razie stwierdzenia bezprzedmiotowości postępowania organ prowadzący to postępowanie obligatoryjnie je umarza. Jednocześnie w literaturze przedmiotu wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 k.p.a. oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty (B. Adamiak, J. Borkowski „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz” 7 wydanie Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2005 r., str. 485). Takie samo stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 27 lutego 2008 r. w sprawie o sygn. akt III SA/Kr 762/2007, w którym to stwierdził, że „postępowanie staje się bezprzedmiotowe, gdy brak któregoś z elementów stosunku materialnoprawnego, co powoduje, że nie można załatwić sprawy przez rozstrzygnięcie co do istoty”.

Ustalenie przez organ publiczny istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 k.p.a.  zobowiązuje go, jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie, do umorzenia postępowania, albowiem brak jest podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, zaś dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

Z powyższych też względów, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w części dyspozytywnej decyzji.

Decyzja jest ostateczna. Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r.  o ochronie danych osobowych  przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. 2019 r. poz. 125), w związku z art. 15 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn. zm.) od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wpis od skargi wynosi 200 zł. Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.