Decyzja

Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), art. 12 pkt 2, art. 22, art. 23 ust. 1 pkt. 2, art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.) w związku z art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000 ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego  w sprawie skargi Pana R. B. (zam. przy ul. [...]) dotyczącej nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez Sąd Rejonowy  w S. (ul. [...]),    

umarzam postępowanie

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie Urzędu Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła skarga Pana R. B., zwanego dalej „Skarżącym”, dotycząca nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Sąd Rejonowy w S. Skarżący przedmiotem skargi uczynił zarzut nieuprawnionego działania pracowników ww. sądu polegającego na usunięciu wiadomości mailowej przesłanej na adres poczty elektronicznej zawierającej jego dane osobowe. Mając powyższe na uwadze Skarżący zwrócił się do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o podjęcie działań mających na celu usunięcie uchybień w postaci nakazania odtworzenia archiwum poczty elektronicznej Sądu, a także wyjaśnienia przyczyn trwałego usunięcia wiadomości mailowej zawierającej dane osobowe.

W tym miejscu należy wskazać, iż z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r.  o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000 ze zm.) tj. 25 maja 2018 r. Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych stało się Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z art. 160 tej ustawy postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem 25 maja 2018 r. prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie postępowania administracyjnego.

W toku postępowania zainicjowanego ww. skargą Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Przed Sądem Rejonowym w S.zawisła sprawa z udziałem Skarżącego. Dnia [...] grudnia 2013 r. Skarżący na adres poczty elektronicznej miał złożyć wniosek o sporządzenie uzasadnienia wyroku w sprawie o alimenty. Następnie Skarżący w lutym 2014 r. zwrócił się w wiadomości mailowej do ww. sądu o wskazanie, czy uzasadnienie od przedmiotowego wyroku zostało sporządzone, na co otrzymał wiadomość zwrotną, iż dotychczas nie odnotowano wpływu takiego wniosku. Wobec zaistniałej sytuacji Skarżący zwrócił się do Prezesa tegoż Sądu o wyjaśnienie spornych okoliczności. W odpowiedzi, Wiceprezes Sądu Rejonowego w S. pismem z [...] marca 2014 r. (kopia pisma w aktach sprawy) wyjaśnił Skarżącemu, iż nie odnotowano na skrzynce poczty elektronicznej sądu wpływu rzeczonego wniosku, zaś wszelkie wiadomości ze wskazanego przez Skarżącego dnia zostały trwale usunięte. Jednocześnie w piśmie tym, poinformowano Skarżącego o przepisach procedury cywilnej szczególnie tych dotyczących wnoszenia pism procesowych, tudzież zwrócono uwagę na to, że w zaistniałych okolicznościach Skarżący może domagać się przywrócenia terminu do wniesienia uzasadnienia. W kolejnym piśmie z [...] maja 2014 r. (kopia pisma w aktach sprawy) Wiceprezes Sądu wskazał, że postępowanie wyjaśniające dowiodło, iż kierownik sekretariatu na bieżąco sprawdza pocztę elektroniczną, a zatem niemożliwym jest, aby pracownik ten pominął wpływ wniosku pochodzącego od Skarżącego. Zarazem Wiceprezes Sądu zaoponował wobec twierdzeń Skarżącego jakoby doszło do uszkodzenia, zniszczenia lub udostępnienia jego danych osobowych, co prowadziło by do naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych pismem z [...]  maja 2015 r. informował Skarżącego o wszczęciu postępowania w sprawie oraz zwrócił się do Prezesa Sądu Rejonowego w S. (zwanego dalej: „Prezesem Sądu”) o złożenie pisemnych wyjaśnień.

Tytułem wyjaśnień Prezes Sądu w piśmie z [...] maja 2015 r. ([...]), wyjaśnił, iż dane osobowe Skarżącego są przetwarzane z uwagi na toczące się z jego udziałem postępowania przed Sądem Rejonowym w S. Wyjaśniając dodał również, że z uwagi na fakt przetwarzania danych osobowych Skarżącego dla potrzeb postępowania sądowego, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Prezes Sądu jako administrator danych był zwolniony z obowiązku rejestracji zbioru danych. Odnosząc się do opisanej w skardze sytuacji dotyczącej utraty wiadomości mailowej wyjaśnił, iż z poczynionych ustaleń wynika, że nie odnotowano wpływu korespondencji, o której wspominał Skarżący. Z tych tez względów brak jest podstaw do twierdzenia, iż doszło do usunięcia danych osobowych Skarżącego.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformował pismami [...] maja 2019 r. Skarżącego oraz Prezesa Sądu o przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, w wyniku którego został zgromadzony materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej oraz o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań zgodnie z treścią art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w terminie 7 dni od dnia otrzymania ww. pism.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych  zważył, co następuje:

Powołana wyżej ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.) stwarza prawne podstawy stosowania ochrony państwowej w sytuacjach nielegalnego przetwarzania danych osobowych obywateli przez zarówno podmioty prawa publicznego, jak i podmioty prawa prywatnego. W celu jej realizacji organ ochrony danych osobowych został wyposażony w kompetencje władcze, umożliwiające sankcjonowanie stwierdzanych nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, iż organ ochrony danych osobowych, oceniając stan sprawy i dokonując subsumpcji, stwierdza, czy kwestionowane przetwarzanie danych osobowych znajduje oparcie choćby w jednej z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych, wskazanej w art. 23 ust. 1 ww. ustawy o ochronie danych osobowych i w zależności od występujących w sprawie ustaleń – albo wydaje nakaz albo odmawia uwzględnienia wniosku, ewentualnie umarza postępowanie. Wydanie nakazu usunięcia uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych następuje wówczas, gdy organ ochrony danych osobowych stwierdza naruszenie norm prawnych w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Ze zgromadzonego materiału dowodowego nie wynika, aby dane osobowe Skarżącego zostały komukolwiek ujawnione bądź usunięte przez osoby zatrudnione w Sądzie Rejonowym w S. Jak wskazał Prezes Sądu dane osobowe Skarżącego są przetwarzane wyłącznie w zakresie prowadzonych postępowań toczących się z jego udziałem przed sądem, a zatem zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych jako administrator danych był zwolniony z obowiązku rejestracji zbioru danych, gdyż przetwarzanie odbywało się przez właściwy organ dla potrzeb postępowania sądowego. W związku z ustaleniami poczynionymi w toku prowadzonego postępowania administracyjnego, w szczególności zważywszy na fakt,  że w toku postępowania zainicjowanego skargą nie zostały potwierdzone zarzuty stawiane przez Skarżącego, postępowanie należało umorzyć jako bezprzedmiotowe, stosownie do treści art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

Tym samym stosownie do postanowień art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), zwanej dalej: „k.p.a.”, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części. W doktrynie wskazuje się, że: „bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 k.p.a., oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. Przesłanka umorzenia postępowania może istnieć jeszcze przed wszczęciem postępowania, co zostanie ujawnione dopiero w toczącym się postępowaniu, a może ona powstać także w czasie trwania postępowania, a więc w sprawie już zawisłej przed organem administracyjnym” (B. Adamiak, J. Borkowski, „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz”, 14. wydanie, Wydawnictwo C.H.Beck, Warszawa 2016, s. 491). Wskazać należy nadto na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 września 2010 r.,  w sprawie o sygn. akt II OSK 1393/09, w którym wyrażone zostało stanowisko,  iż bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego oznacza brak któregoś z elementów stosunku materialnoprawnego skutkującego tym, iż nie można załatwić sprawy przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. Umorzenie postępowania administracyjnego stanowi orzeczenie formalne, kończące postępowanie. Nadto, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 15 stycznia 2010 r., w sprawie o sygn. akt I OSK 1167/09, stwierdził, iż przy bezprzedmiotowości postępowania nie można wydać decyzji co do jej istoty.

Ustalenie przez organ publiczny zaistnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 k.p.a., zobowiązuje go, jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie, do umorzenia postępowania, bowiem brak jest podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie w takiej sytuacji postępowania stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

Postępowanie prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) jest ukierunkowane na wydanie decyzji administracyjnej na podstawie art. 18 ust. 1 pkt 1 - 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Według tego przepisu w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej, w drodze decyzji administracyjnej nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem, a w szczególności: 1) usunięcie uchybień, 2) uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie, udostępnienie lub nieudostępnienie danych osobowych, 3) zastosowanie dodatkowych środków zabezpieczających zgromadzone dane osobowe, 4) wstrzymanie przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego, 5) zabezpieczenie danych lub przekazanie ich innym podmiotom, 6) usunięcie danych osobowych. Warunkiem wydania przez organ nadzorczy rozstrzygnięcia, o którym mowa w ww. przepisie, jest istnienie stanu naruszenia prawa do ochrony danych osobowych w chwili wydania decyzji administracyjnej.

W sytuacji, gdy Prezes Sądu Rejonowego w S. przetwarza dane osobowe Skarżącego wyłącznie w zakresie postępowania sądowego, a nadto, gdy nie odnotował wpływu korespondencji mailowej pochodzącej od Skarżącego, a tym samym nie usunął danych osobowych w niej zawartych, badanie legalności, w kontekście ustalenia ewentualnego zaistnienia przesłanek dla sformułowania nakazu, o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r., byłoby oczywiście bezprzedmiotowe.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak na wstępie.

Na podstawie art. 127 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096) od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dniod dnia doręczenia decyzji stronie. Jeżeli strona nie chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ma prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym o zwolnienie od kosztów sądowych.