Decyzja

Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn zm.), art. 12 pkt 2, art. 22, art. 23 ust. 1 pkt 3 i 5 oraz art. 32 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych  (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.) w związku z art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana K. M. zam. we W., na przetwarzanie jego danych osobowych w celach marketingowych przez S.S.A. z siedzibą  w S.,

umarzam postępowanie

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła skarga Pana K. M., zwanego dalej „Skarżącym”, na przetwarzanie jego danych osobowych w celach marketingowych przez S. S.A. z siedzibą w S., zwanej dalej „Spółką”.

W tym miejscu należy wskazać, iż z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja  2018 r. o ochronie danych osobowych 25 maja 2018 r. Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych stało się Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z art. 160 tej ustawy postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem 25 maja 2018 r. prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w k.p.a. Wszelkie czynności podejmowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed dniem  25 maja 2018 r. pozostają skuteczne.

W treści skargi Skarżący wniósł o zbadanie przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), czy działanie Spółki, polegające na zawarciu w umowie ubezpieczenia nienegocjowanej klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, pomimo wyraźnego sprzeciwu ze strony Skarżącego, wyrażonego we wniosku o zawarcie ubezpieczenia, jest zgodne  z przepisami o ochronie danych osobowych. Skarżący wyjaśnił, iż jako członek Okręgowej Izby Inżynierów Budownictwa, posiadający uprawnienia budowlane i pełniący samodzielne funkcje techniczne, w myśl przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju  z dnia 11 września 2014 r. w sprawie samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie (obecnie: rozporządzenie Ministra Inwestycji i Rozwoju z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie przygotowania zawodowego do wykonywania samodzielnych funkcji technicznych  w budownictwie, Dz. U. 2019 poz. 831), jest zobowiązany posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, zawierane w ramach ubezpieczenia grupowego członków Izby. Skarżący wskazał, że aby uruchomić procedurę należy złożyć wniosek, którego wzór jest dostępny na stronie internetowej [...]. Skarżący wskazał nadto, iż wypełniając przedmiotowy wniosek w punkcie V można wykreślić zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, co składając ww. wniosek Skarżący uczynił.

Ponadto, jak wyjaśnił Skarżący, w odpowiedzi otrzymał polisę ubezpieczeniową, w treści której widniała zgoda na przetwarzanie danych osobowych Skarżącego w celach marketingowych, mimo, iż takowej zgody Skarżący nie wyrażał, jak wskazano powyżej. Skarżący podał także, iż próbował wyjaśnić zaistniałą sytuację z przedstawicielami Spółki, ale został poinformowany, iż nie ma możliwości wykreślenia tego zapisu z polisy ubezpieczeniowej, mimo złożonego sprzeciwu.  Pismem z [...] lipca 2017 r., Skarżący uszczegółowił, iż wnosi o usunięcie uchybień w procesie przetwarzania jego danych osobowych.

W toku postępowania zainicjowanego skargą Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Pismami z [...] lutego 2018 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) poinformował Skarżącego o wszczęciu postępowania w sprawie oraz zwrócił się do Prezesa Zarządu [...] z siedzibą w S. (dalej: „Prezes Zarządu”) ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie pisemnych wyjaśnień.

W dniu [...] lutego 2018 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych) wpłynęło pismo Pełnomocnika Zarządu Spółki (dalej jako: „Pełnomocnik”), w którym wyjaśnił, iż Spółka nie przetwarza danych Skarżącego w celach marketingowych. Pełnomocnik wyjaśnił, że Spółka przetwarza dane osobowe Skarżącego wyłącznie w celu realizacji zawartej umowy ubezpieczenia na podstawie art. 23 ust 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych (dalej jako: „ustawa”) oraz dla wypełnienia innych prawnie usprawiedliwionych celów administratora danych na podstawie art. 23 ust 1 pkt 5 (z wyłączeniem przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego). Pełnomocnik wskazał nadto, iż z systemów informatycznych Spółki wynika, iż Skarżący złożył sprzeciw na podstawie art. 32 ust 1 pkt 8 ustawy wobec przetwarzania jego danych w dniu  [...] stycznia 2017 r. Pełnomocnik wyjaśnił następnie, iż Spółka uwzględniła sprzeciw  i odnotowała go w systemie informatycznym (dowód: zrzut ekranu z systemu informatycznego Spółki), natomiast zapis na polisie o nr [...], do którego odnosi się Skarżący jest częścią Oświadczenia Administratora danych, ale wobec zgłoszenia sprzeciwu, jak już wskazano powyżej, Spółka nie przetwarza danych w celach marketingowych.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformował pismami z [...] marca 2018 r. Skarżącego oraz Prezesa Zarządu Spółki o przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, w wyniku którego został zgromadzony materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej oraz o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań zgodnie z treścią art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (dalej jako: „k.p.a.”), w terminie 7 dni od dnia otrzymania ww. pism.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych  zważył, co następuje:

Na wstępie wskazać należy, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydając decyzję administracyjną zobowiązany jest do rozstrzygania w oparciu o stan faktyczny istniejący w chwili wydania tej decyzji. Takie stanowisko potwierdza liczne orzecznictwo sądowe. Dla przykładu można przytoczyć wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego  w Warszawie z dnia 4 października 2000 r. w sprawie o sygnaturze akt V SA 283/00, gdzie stwierdzono, iż „Należy wskazać (…) na potrzebę stosowania norm prawa materialnego obowiązującego w dniu wydania decyzji. Zaznaczyć wyraźnie należy, że przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nie wiążą z datą wszczęcia postępowania podstawy faktycznej i prawnej rozpoznania sprawy. Miarodajny w tym zakresie jest stan obowiązujący w dacie wydania decyzji”. Dodatkowo jak podnosi doktryna „organ administracji publicznej ocenia stan faktyczny sprawy według chwili wydania decyzji administracyjnej. Reguła ta odnosi się także do oceny stanu prawnego sprawy, co oznacza, że organ administracji publicznej wydaje decyzję administracyjną na podstawie przepisów prawa obowiązujących w chwili jej wydania (…) Rozstrzyganie w postępowaniu administracyjnym polega na zastosowaniu obowiązującego prawa do ustalonego stanu faktycznego sprawy administracyjnej. W ten sposób organ administracji publicznej realizuje cel postępowania administracyjnego, jakim jest urzeczywistnienie obowiązującej normy prawnej w zakresie stosunków administracyjno-prawnych, gdy stosunki te tego wymagają” (Komentarz do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,  M. Jaśkowska, A. Wróbel, Lex., el/2012).

Ponadto w wyroku z 7 maja 2008 r. w sprawie o sygn. akt I OSK 761/07 Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, iż „badając bowiem legalność przetwarzania danych osobowych, GIODO ma obowiązek ustalenia, czy na datę wydawania rozstrzygnięcia w sprawie dane konkretnego podmiotu są przetwarzane oraz czy czynione to jest w sposób zgodny z prawem”.

Jak wykazało postępowanie wyjaśniające, Prezes Zarządu [...] nie przetwarza danych osobowych Skarżących w celach marketingowych, wobec zgłoszonego przez Skarżącego sprzeciwu. Jak wskazano powyżej, Spółka uwzględniła sprzeciw wniesiony przez Skarżącego i odnotowała go w systemie informatycznym, na dowód czego Pełnomocnik Zarządu załączył do wyjaśnień nadesłanych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych zrzut ekranu z właściwego systemu informatycznego Spółki. Pełnomocnik Spółki wyjaśnił jednocześnie, że zapis na polisie  o nr [...], do którego odnosi się Skarżący jest częścią Oświadczenia Administratora danych, ale wobec zgłoszonego sprzeciwu Spółka nie przetwarza danych osobowych Skarżącego w celach marketingowych. W związku z powyższym, postępowanie jest bezprzedmiotowe i należy je umorzyć.

W tej sytuacji niniejsze postępowanie podlega umorzeniu na podstawie art. 105 § 1 k.p.a., wobec jego bezprzedmiotowości. Zgodnie z ww. przepisem, gdy postępowanie  z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub w części. Brzmienie powołanej regulacji nie pozostawia wątpliwości, iż w razie stwierdzenia bezprzedmiotowości postępowania organ prowadzący to postępowanie obligatoryjnie je umarza. Jednocześnie w literaturze przedmiotu wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 k.p.a. oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty (B. Adamiak, J. Borkowski „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz” 7 wydanie Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2005 r., str. 485). Takie samo stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 27 lutego 2008 r.  (III SA/Kr 762/2007): „Postępowanie staje się bezprzedmiotowe, gdy brak któregoś z elementów stosunku materialnoprawnego, co powoduje, że nie można załatwić sprawy przez rozstrzygnięcie co do istoty”.

Ustalenie przez organ publiczny istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 k.p.a. zobowiązuje go do umorzenia postępowania, nie ma bowiem wówczas podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak na wstępie.

Na podstawie art. 127 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 poz. 2096 ze zm.) od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Jeżeli strona nie chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ma prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.