Decyzja

Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.) oraz art. 12 pkt 2, art. 22 i art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.), art. 100 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana D. L., zam. w Ż., na udostępnienie jego danych osobowych personelowi [...] Szpitala [...] z Przychodnią SP ZOZ w Ż. przez Prezesa Sądu Rejonowego w Ż.,  

umarzam postępowanie

Uzasadnienie

W dniu [...] października 2018 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana D. L. (dalej: „Skarżący”), na udostępnienie jego danych osobowych personelowi [...] Szpitala [...] z Przychodnią SP ZOZ w Ż. przez Prezesa Sądu Rejonowego w Ż.  

W skardze Skarżący zarzucił Prezesowi Sądu Rejonowego w Ż. ujawnienie jego danych osobowych w zakresie podania statusu „oskarżonego” personelowi [...] Szpitala [...] z Przychodnią SP ZOZ w Ż., w którym przebywał na leczeniu. Wskazał, że po przyjęciu na leczenie szpitalne przekazał swojemu pełnomocnikowi, celem dostarczenia do sądu, zaświadczenie o niemożliwości stawienia się w Sądzie Rejonowym w Ż. na rozprawie wyznaczonej na dzień [...] września 2018 r. w sprawie karnej. Dodatkowo sekretariat II Wydziału Karnego Sądu Rejonowego w Ż. telefonicznie potwierdził pobyt Skarżącego na leczeniu, a nadto wystosował do Ordynatora Oddziału [...] Szpitala [...] z Przychodnią SP ZOZ w Ż. pismo, w którym wskazał jego status jako oskarżonego.  

W toku postępowania administracyjnego zainicjowanego skargą, dokonano następujących ustaleń.

1) pismami z [...] listopada 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformował Skarżącego i Prezesa Sądu Rejonowego w  Ż. o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w sprawie oraz zwrócił się do Prezesa Sądu Rejonowego w  Ż. o złożenie pisemnych wyjaśnień w zakresie przedstawionych w skardze zarzutów;

2) w dniu [...] grudnia 2018 r. wpłynęło pismo pełnomocnika Sądu Rejonowego w Ż., w którym wyjaśnił, iż nie doszło do nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych Skarżącego. Wskazał również, iż celem zbierania danych przez Sąd Rejonowy w Ż. jest prowadzenie postępowania sądowego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c), e) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych li w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 ze zm.) (dalej: RODO). Dodatkowo pełnomocnik podniósł, że ujawnienie statusu Skarżącego jako oskarżonego nie stanowi naruszenia procesu przetwarzania danych osobowych, gdyż nie mieści się z zakresie definicji danych osobowych, o której mowa w art. 4 pkt 1 RODO. W piśmie sądowym z [...] września 2018 r. skierowanym do Ordynatora Oddziału [...] Szpitala [...] z Przychodnią SP ZOZ w Ż. –  wskazanie statusu Skarżącego jako oskarżonego było konieczne i uzasadnione specyfiką postępowania. Zgodnie z treścią art. 117 § 2 Kodeksu postępowania karnego (Dz. U. z 2018 r., poz. 1987 ze zm.) czynności nie przeprowadza się, jeżeli osoba uprawniona nie stawiła się, a brak dowodu, że została o niej powiadomiona, oraz jeżeli zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że niestawiennictwo wynikło z powodu przeszkód żywiołowych lub innych wyjątkowych przyczyn, a także wtedy, gdy osoba ta usprawiedliwiła należycie niestawiennictwo i wnosi o nieprzeprowadzanie czynności bez jej obecności. W sytuacji nienależycie usprawiedliwionego niestawiennictwa, Sąd ma obowiązek zbadać okoliczności uniemożliwiające stronie stawienie się na rozprawę, czego wyrazem było wystosowanie pisma do Ordynatora Oddziału [...] Szpitala [...] z Przychodnią SP ZOZ w Ż.  Art. 117 § 2a ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2018 r., poz. 1987 ze zm.) rozróżnia role procesowe i stanowi, iż usprawiedliwienie niestawiennictwa z powodu choroby oskarżonego wymaga przedstawienia zaświadczenia potwierdzającego niemożność stawienia się na wezwanie lub zawiadomienie organu prowadzącego postępowanie, wystawionego przez lekarza sądowego. Skarżący nie przedstawił zaświadczenia wystawionego przez lekarza sądowego zgodnie z ustawą z 15 czerwca 2007 r. o lekarzu sądowym (Dz. U. z 2007 r., Nr 123, poz. 849 ze zm.). Takie działanie zmusiło Sąd Rejonowy w Ż. do podjęcia działań zmierzających do ustalenia przyczyny hospitalizacji oraz czasokresu pobytu Skarżącego na leczeniu w szpitalu. Pismo z [...] września 2018 r. jak podnosi pełnomocnik skierowane zostało do Ordynatora Oddziału [...] Szpitala [...] z Przychodnią SP ZOZ w Ż., a więc do podmiotu profesjonalnego, zobowiązanego do zachowania tajemnicy zawodowej;   

3) Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych pismami z [...] grudnia 2018 r. poinformował Skarżącego oraz Prezesa Sądu Rejonowego w Ż., a pismem z [...] stycznia 2019 r. - pełnomocnika Sądu Rejonowego w Ż. o przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, w wyniku którego został zgromadzony materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej oraz o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań zgodnie z treścią art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w terminie 7 dni od dnia otrzymania ww. pism;

4) pismem z [...] stycznia 2019 r. pełnomocnik Sądu Rejonowego w Ż. podtrzymał dotychczasowe stanowisko w sprawie wyrażone w piśmie z [...] grudnia 2018 r., a nadto dodał, iż konieczność przekazania informacji o statusie procesowym Skarżącego wynikała z obowiązujących przepisów procedury karnej. Wskazał również, że przetwarzanie danych osobowych jest zgodne nie tylko z art. 6 RODO, ale także z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 ze zm.), zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Art. 15 § 2 kpk, wskazuje, iż wszystkie instytucje państwowe i samorządowe są obowiązane w zakresie swego działania do udzielania pomocy organom prowadzącym postępowanie karne w terminie wyznaczonym przez te organy. Jak podnosi pełnomocnik uzyskanie informacji było niezbędne dla zapewnienia prawidłowego toku prowadzonego postępowania, a nadto dla realizacji celu, dla którego powołane jest sądownictwo powszechne.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:  

Ze zgromadzonego materiału dowodowego wynika, iż dane osobowe Skarżącego ujawnione zostały wyłącznie w celu prowadzenia postępowania sądowego w [...] Wydziale Karnym Sądu Rejonowego w Ż.

Przetwarzanie danych osobowych w sądach powszechnych odbywa się w celu sprawowania wymiaru sprawiedliwości w zakresie nienależącym do sądów administracyjnych, sądów wojskowych oraz Sądu Najwyższego oraz wykonywania innych zadań z zakresu ochrony prawnej, powierzone w drodze ustaw (art. 1 § 2 i § 3 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych). Zasady działania Sądu wynikają m.in. z przepisów ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych oraz wydanym na podstawie art. 41 § 1 tej ustawy – rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2316), w którym określono m.in. warunki i tryb udostępniania i przesyłania akt i dokumentów z akt, nadto w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej nałożono obowiązek używania druków lub szablonów opracowanych i zamieszczonych w sądowym systemie informatycznym.  

W niniejszej sprawie należy podnieść brak właściwości rzeczowej organu nadzorczego w zakresie przetwarzania danych przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Podstawowym celem wyłączenia w tym zakresie jest ochrona niezawisłości sądów. Wykonywanie przez organ właściwy w sprawach ochrony danych nadzoru nad przetwarzaniem danych w zakresie orzekania mogłoby stanowić niedopuszczalną ingerencję w działalność orzeczniczą. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ramach kompetencji przyznanych mu ustawą nie może zatem ingerować w tok ani sposób postępowań prowadzonych przez inne, uprawnione na podstawie odrębnych przepisów organy. Powyższe znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z 2 marca 2001 r. (sygn. akt II SA 401/00) stwierdził, że Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy inny sposób określony odpowiednimi procedurami.   

W związku z brakiem kompetencji Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) do merytorycznego rozstrzygnięcia niniejszej sprawy, postępowanie zainicjowane skargą złożoną przez Skarżącego należało umorzyć  jako bezprzedmiotowe, stosownie do postanowień art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.). W doktrynie wskazuje się, że „bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 kpa, oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. Przesłanka umorzenia postępowania może istnieć jeszcze przed wszczęciem postępowania, co zostanie ujawnione dopiero w toczącym się postępowaniu, a może ona powstać także w czasie trwania postępowania, a więc w sprawie już zawisłej przed organem administracyjnym” (B. Adamiak, J. Borkowski, „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz”, 14 wydanie, Wydawnictwo C.H.Beck, Warszawa 2016, s. 491). Wskazać należy nadto na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 września 2010 r., II OSK 1393/09, w którym wyrażone zostało stanowisko, iż bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego oznacza brak któregoś z elementów stosunku materialnoprawnego skutkującego tym, iż nie można załatwić sprawy przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. Umorzenie postępowania administracyjnego stanowi orzeczenie formalne, kończące postępowanie, bez jego merytorycznego rozstrzygnięcia.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Niezależnie od powyższego rozstrzygnięcia informuję, że od 6 lutego 2019 r. na podstawie art. 175 da – art. 175 dd ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 52) w zw. z art. 71 pkt 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125) organami właściwymi do rozpatrzenia skarg na przetwarzanie danych osobowych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej są odpowiednio prezesi sądów okręgowych, apelacyjnych bądź Krajowa Rada Sądownictwa.

Od wydanej decyzji stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, lw tym zwolnienie od kosztów sądowych.