Decyzja

Na podstawie art. 105 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz art. 57 ust. 1 lit. f) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani M. S., zam. w K., na przetwarzanie jej danych osobowych przez Sąd Rejonowy w K.,

umarzam postępowanie

Uzasadnienie

Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej „Prezes UODO”) wpłynęła [...] listopada 2018 r. skarga Pani M. S., zam. w K., (dalej „Skarżąca”), dotycząca przetwarzania jej danych osobowych przez Prezesa Sądu Rejonowego w K. (dalej „Prezes Sądu”).

W skardze wskazano, że Skarżąca była stroną (uczestnikiem) postępowania sądowego toczącego się przed Sądem Rejonowym w K. (dalej „Sąd”) oraz że Sąd bez podstawy prawnej przetwarzał dane osobowe Skarżącej poprzez „przyjęcie przez Sekretariat Sądu Pracy dokumentów w postaci Kwestionariusza Osobowego (telefon, e-mail, konto bankowe i inne) oraz transakcji przelewu (konto bankowe) ze Szkoły Wyższej [...] w W. ([...]), gdy oba te dokumenty Sekretariat Sądu powinien odesłać z powrotem do Szkoły Wyższej [...] w W. (…)”. Jak wskazała Skarżąca, uzasadniając skargę, przetwarzanie danych osobowych przez Sekretariat Sądu Pracy odbywało się „(…) wbrew zakazowi ujawniania danych osobowych (art. 9 ust. 3 RODO o ochronie danych osobowych) (…)”. W związku z powyższymi zarzutami skargi, Skarżąca domaga się „konsekwencji prawnych, włącznie z odpowiedzialnością finansową (…)” wobec podmiotów wskazanych w skardze.

W toku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego w niniejszej sprawie Prezes UODO ustalił, co następuje:

Pismem z [...] kwietnia 2019 r. ([...]), Prezes UODO zwrócił się do Prezesa Sądu o złożenie wyjaśnień czy, a jeżeli tak, to na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu i w jakim zakresie Sąd pozyskał dane osobowe Skarżącej od Szkoły Wyższej [...] (dalej „Szkoła”). Ponadto, Prezes UODO, pismem z [...] kwietnia 2019 r. ([...]) zwrócił się do Szkoły o wyjaśnienie, czy, a jeżeli tak, to na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu i zakresie Szkoła udostępniła dane osobowe Skarżącej Sądowi.

Prezes Sądu, odnosząc się do pisma Prezesa UODO z [...] kwietnia 2019 r. ([...]), wskazał w swoim piśmie z [...] kwietnia 2019 r. ([...]), że „wszelkie niezbędne wyjaśnienia znajdują się w postanowieniu Sądu Rejonowego w K. z dnia [...] listopada 2018 roku dotyczącym wyłączenia ASR K.Ł. od orzekania w sprawie, zwłaszcza dotyczące podstawy prawnej, celu i zakresu pozyskania danych osobowych Skarżącej przez Sąd od Szkoły (…)”. Prezes Sądu podniósł także, iż „(…) pozyskanie danych osobowych, których dotyczy skarga, jest bezpośrednio związane ze sprawowaniem wymiaru sprawiedliwości. Zgodnie z art. 55 ust. 3 Rozporządzenia parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) organ nadzorczy – w tym wypadku Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – nie jest właściwy do nadzorowania operacji przetwarzania dokonywanych przez sądy w ramach sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości. (…) Zgodnie z wytycznymi zawartymi w motywie (20) preambuły RODO nadzór nad operacjami przetwarzania danych powierzono odpowiednim organom w systemie wymiaru sprawiedliwości. Reguluje to art. 175dd § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów powszechnych – organem sprawującym nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sąd rejonowy jest prezes sądu okręgowego.”.

Na pismo Prezesa UODO z [...] kwietnia 2019 r. ([...]), odpowiedzi w imieniu Szkoły udzielił jej rektor, który pismem z [...] maja 2019 r. wyjaśnił, że „Szkoła Wyższa [...] nigdy nie była w posiadaniu danych osobowych Pani M. S., a co za tym idzie nie mogła ich udostępnić. Wskazać należy, że pismo do Sądu Rejonowego w K. zostało złożone przez Uczelnię [...] w Ł., a nie Szkołę Wyższą [...] Są to dwa niezależne podmioty z czego Szkoła Wyższa [...] w W. (jako osoba prawna) jest założycielem Uczelni [...] w Ł.”.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Należy podnieść, że przetwarzanie danych osobowych w sądach powszechnych odbywa się w celu sprawowania wymiaru sprawiedliwości w zakresie nienależącym do sądów administracyjnych, sądów wojskowych oraz Sądu Najwyższego, a także w celu wykonywania innych zadań z zakresu ochrony prawnej, powierzonych w drodze ustaw, na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 52 ze zm.). Z kolei działalność orzeczniczą Sądu, stanowiącą przejaw sprawowania przez niego wymiaru sprawiedliwości określają przepisy zawarte, między innymi, w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego  (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360 ze zm.). Należy wskazać, że zebrany materiał dowodowy w sprawie, a w szczególności wyjaśnienia Prezesa Sądu oraz przesłane przez niego kopie dokumentów, pozwalają sądzić, iż przedmiot skargi dotyczy czynności z zakresu sprawowania przez Sąd wymiaru sprawiedliwości, do których zaliczyć należy także czynności dotyczące powoływania i dopuszczania dowodów w cywilnym postępowaniu sądowym. Wspomniane czynności są uregulowane w wyżej wspomnianej ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360 ze zm.), zwanej dalej „Kpc”, której przepisy określają reguły procedury sądowej, mającej prowadzić do wydania przez sąd orzeczenia, a więc tworzą szczegółowe ramy prawne sprawowania przez sąd wymiaru sprawiedliwości w przedmiocie spraw z zakresu, między innymi, stosunków prawno-pracowniczych. Zgodnie z art. 472 Kpc, znajdującym się w dziale III tytułu VII (Postępowania odrębne) tej ustawy, zawierającym uregulowania dotyczące postępowania w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, „sąd żąda przedstawienia niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy akt osobowych i innych dokumentów, stosując odpowiednio przepis art. 149¹.”. Brzmienie wyżej powołanego przepisu wskazuje, że Sąd miał obowiązek zarządzić dostarczenie mu akt osobowych Skarżącej, zaś Szkoła była zobowiązana w takiej sytuacji akta te Sądowi dostarczyć, bowiem w myśl art. 248. § 1 Kpc, „każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne.”, przy czym akta osobowe dotyczące Skarżącej nie zawierały takich informacji. Wskazać ponadto należy, że powołany przez Skarżącą przepis art. 9 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2) odnosi się do kwestii przetwarzania tzw. wrażliwych danych osobowych, w tym genetycznych i biometrycznych. Ze skargi nie wynika natomiast, że sprawa w niej opisana dotyczy takich właśnie danych, zatem powołany przez Skarżącą ww. przepis nie stanowi prawnego uzasadnienia skargi.

Wobec powyższego należy zatem ponownie podnieść, że skoro przedmiot skargi odnosi się do pracy Sądu w zakresie jego działalności orzeczniczej, powodem umorzenia postępowania w przedmiotowej sprawie jest brak właściwości rzeczowej Prezesa UODO  w zakresie rozpatrywania spraw dotyczących przetwarzania danych osobowych przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Należy uznać za trafne przywołanie przez Prezesa Sądu w piśmie z [...] kwietnia 2019 r. ([...]) art. 175 dd § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 52 ze zm.), zgodnie z którym organem nadzorczym wobec sądu jako administratora danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej jest – w stosunku do podległego sądu rejonowego – prezes sądu okręgowego. Z kolei w myśl art. 175 dd § 2 pkt 1 ww. ustawy, w ramach nadzoru, o którym wyżej mowa, prezes sądu okręgowego (w przypadku sądu rejonowego) rozpatruje skargi osób, których dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Należy przy tym wyjaśnić, że podstawowym celem wyłączenia kompetencji Prezesa UODO w ww. zakresie jest ochrona konstytucyjnej niezawisłości sądów. Wykonywanie przez Prezesa UODO – jako organ właściwy w sprawach ochrony danych – nadzoru nad przetwarzaniem danych w zakresie orzekania przez sądy, mogłoby stanowić niedopuszczalną ingerencję w ich działalność orzeczniczą. Prezes UODO, w ramach kompetencji przyznanych mu ustawą, nie może zatem ingerować w tok postępowania ani w sposób jego prowadzenia przez inne, uprawnione na podstawie odrębnych przepisów organy, w tym w szczególności sądy. Tym samym Prezes UODO nie może ingerować także w zasady gromadzenia przez sądy akt takich postępowań, w tym dokumentów stanowiących część materiału dowodowego. Powyżej przedstawiony pogląd znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z 2 marca 2001 r. (sygn. akt II SA 401/00) stwierdził, że Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Prezes UODO) nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy w inny sposób określony odpowiednimi procedurami.

Odnosząc raz jeszcze powyższy wywód do ustalonego stanu faktycznego sprawy, podkreślić należy, że dane osobowe Skarżącej były przetwarzane przez Sąd wyłącznie w postępowaniu sądowym i związku ze sprawowanym wymiarem sprawiedliwości. Okoliczność ta przesądza o braku kompetencji Prezesa UODO do merytorycznego rozpatrywania skargi złożonej przez Skarżącą. W tej sytuacji, postępowanie podlega umorzeniu na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960  r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), zwanej dalej „Kpa”, wobec jego bezprzedmiotowości. Zgodnie z ww. przepisem, jeżeli postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub w części. Brzmienie powołanej wyżej regulacji nie pozostawia wątpliwości, iż w razie stwierdzenia bezprzedmiotowości postępowania organ prowadzący to postępowanie obligatoryjnie je umarza. Jednocześnie w literaturze przedmiotu wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 Kpa oznacza, że brak jest określonego elementu materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty (B. Adamiak, J. Borkowski „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz”, 7 wydanie, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2005 r., str. 485). Takie samo stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 27 lutego 2008 r.  (III SA/Kr 762/2007). W literaturze przedmiotu oraz orzecznictwie sądów przyjmuje się, że brak właściwości rzeczowej organu determinuje bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego.

Ustalenie przez organ publiczny istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 kpa zobowiązywało go do umorzenia postępowania, nie ma bowiem wówczas podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy. Niniejsze postępowanie stało się zatem bezprzedmiotowe, a tym samym, należy ponownie stwierdzić, iż Prezes UODO nie jest uprawniony do wydania w przedmiotowej sprawie merytorycznego rozstrzygnięcia.

Należy także wskazać, że wskazana przez Skarżącą jako podmiot naruszający ochronę jej danych osobowych Szkoła, według wyjaśnienia jej rektora w piśmie skierowanym do Prezesa UODO z [...] maja 2019 r., nie przetwarzała i nie przetwarza tych danych, przez co nie można uznać jej za stronę postępowania. 

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął, jak w sentencji.

Decyzja jest ostateczna. Na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) i w zw. z art. 13 § 2, art. 53 § 1 i art. 54 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 2018 r., poz. 1302 ze zm.), od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszej decyzji, za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.