Decyzja

Na podstawie art. 105 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), art. 12 pkt 2, art. 22 oraz art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.), w związku z art. 160 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000 ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana S. Ś., zam. w Ł., na przetwarzanie jego danych osobowych przez Opiniodawczy Zespół Sądowych Specjalistów w Sądzie Okręgowym w E.,

umarzam postępowanie

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła [...] marca 2018 r. skarga Pana S. Ś., zam. w Ł. (dalej „Skarżący”), dotycząca przetwarzania jego danych osobowych przez Opiniodawczy Zespół Sądowych Specjalistów w Sądzie Okręgowym w E. (wcześniej: Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno – Konsultacyjny w E.).

W skardze Skarżący wskazał, że jego zdaniem opinia z [...] lipca 2015 r., sporządzona przez Opiniodawczy Zespół Sądowych Specjalistów (dalej „OZSS”) w Sądzie Okręgowym w E. (dalej „Sąd”), zawiera – bez podstawy prawnej – jego dane osobowe. Skarżący podniósł, że nie udzielił zgody na umieszczenie w ww. opinii swoich danych osobowych ani treści go dotyczących, a opinia została sporządzona „bez zlecenia sądu”. Jak wskazał Skarżący, uzasadniając skargę, „(…) żądanie odnośnie uniemożliwienia wykorzystywania zaskarżonej (…) treści opinii w dalszych postępowaniach sądowych jest uzasadnione tym, że treść ta została umieszczona w opinii bez prawnego uzasadnienia, w szczególności bez zgody sądu, a więc nie powinna być przedmiotem dalszej oceny sądów w prowadzonych postępowaniach sądowych (…)”. Ponadto, Skarżący, określając kategorie jego danych osobowych, których ochrona została naruszona, wskazał użycie w treści opinii OZSS określenia „[...]”, identyfikującego – według Skarżącego – jego osobę. W związku z powyższymi zarzutami skargi, Skarżący wniósł do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej „Prezes UODO”) o wszczęcie postępowania w sprawie, w tym zażądał usunięcia jego danych osobowych oraz członków jego rodziny z treści opinii OZSS. Należy przy tym wskazać, iż z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, tj. 25 maja 2018 r., Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych stał się Prezesem UODO. Zgodnie zaś z art. 160 tej ustawy, postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem 25 maja 2018 r. prowadzone są przez Prezesa UODO na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096, ze zm.) a wszelkie czynności podejmowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed dniem 25 maja 2018 r. pozostają skuteczne.

W toku postępowania wszczętego w wyniku skargi, Prezes UODO uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Pismem z [...] kwietnia 2019 r. ([...]), Prezes UODO zwrócił się do Prezesa Sądu Okręgowego w E. (dalej „Prezes Sądu”) o złożenie wyjaśnień czy, a jeżeli tak, to na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu i zakresie OZSS pozyskał i przetwarza dane osobowe Skarżącego. Prezes Sądu, odnosząc się tytułem odpowiedzi do ww. pisma Prezesa UODO, wyjaśnił w swoim piśmie z [...] kwietnia 2019 r. ([...]), że „przywołana w piśmie Pana S. Ś. opinia z [...] lipca 2015 r. została sporządzona zgodnie ze zleceniem Sądu Apelacyjnego w G. (…) oraz zgodnie z obowiązującymi (…) standardami opiniowania w ROD-K opracowanymi przez Ministerstwo Sprawiedliwości (…), uwzględniając także wzór opinii w sprawach opiekuńczych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 sierpnia 2001 r. ”. Prezes Sądu wskazał także, iż „(…) pomimo dostępu do danych personalnych skarżącego, umieszczonych w dokumentacji sądowej, nie zostały one zawarte w opinii (…)”. Prezes Sądu podniósł także, iż „(…) zgodnie z obowiązującą procedurą, opinia po wykonaniu została przesłana wyłącznie do zleceniodawcy, celem wykorzystania jej przez Sąd w toczącym w postępowaniu, stanowiła dowód w sprawie, nie była udostępniana przez badających innym osobom bądź wykorzystywana przez nich w innych postępowaniach.”

 W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Powołana wyżej ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.), zwana dalej „uodo”, stwarza prawne podstawy stosowania ochrony państwowej w sytuacjach nielegalnego przetwarzania danych osobowych obywateli przez zarówno podmioty prawa publicznego, jak i podmioty prawa prywatnego. W celu jej realizacji organ ochrony danych osobowych został wyposażony w kompetencje władcze, umożliwiające sankcjonowanie stwierdzanych nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, iż organ ochrony danych osobowych, oceniając stan sprawy i dokonując subsumpcji, stwierdza, czy kwestionowane przetwarzanie danych osobowych znajduje oparcie choćby w jednej z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych, wskazanej w art. 23 ust. 1 uodo i w zależności od występujących w sprawie ustaleń – albo wydaje nakaz lub zakaz, albo odmawia uwzględnienia wniosku, ewentualnie umarza postępowanie. Wydanie nakazu usunięcia uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych następuje wówczas, gdy organ ochrony danych osobowych stwierdza naruszenie norm prawnych w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z treścią art. 1 uodo, każdy ma prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych, a przetwarzanie tych danych, w znaczeniu, o którym mowa w art. 7 pkt 2 uodo, dopuszczalne jest tylko ze względu na określone dobra, tj. dobro publiczne, dobro osoby, której dane dotyczą lub dobro osoby trzeciej i tylko w zakresie oraz trybie określonym ustawą. Mając zatem na uwadze powyższe, stosując przepisy uodo, należy za każdym razem wyważać dobra, które legły u jej podstaw. W przedmiotowej sprawie na uwadze należy mieć treść art. 23 ust. 1 pkt 2 uodo, który stanowi, iż przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym w dniu wydania niniejszej decyzji, przetwarzanie danych osobowych w OZSS odbywa się w związku z zadaniami określonymi w ustawie z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów (Dz. U. z 2018 r. poz. 708). W poprzednio obowiązującym stanie prawnym, tj. do 31 grudnia 2015 r., zadania i zasady działania rodzinnych ośrodków diagnostyczno-konsultacyjnych, przekształconych od 1 stycznia 2016 r. – zgodnie z art. 25 ust. 1 ww. ustawy – w opiniodawcze zespoły sądowych specjalistów, regulowały przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich (Dz. U. z 2018 r. poz. 969) oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 sierpnia 2001 r. w sprawie organizacji i zakresu działania rodzinnych ośrodków diagnostyczno-konsultacyjnych. Według treści art. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów (Dz. U. z 2018 r. poz. 708), do zadań OZSS należy sporządzanie, na zlecenie sądu lub prokuratora, opinii w sprawach rodzinnych i opiekuńczych oraz w sprawach nieletnich, na podstawie przeprowadzonych badań psychologicznych, pedagogicznych lub lekarskich. Ponadto, zgodnie z rzeczonym przepisem, OZSS działają w sądach okręgowych. Wobec powyższego uznać należy, że OZSS wykonuje swoje zadania w strukturze organizacyjnej Sądu Okręgowego w E., stanowiąc jego integralną część, i podlega organizacyjnie, także w zakresie przetwarzania danych osobowych, Prezesowi tego Sądu jako administratorowi danych osobowych przetwarzanych w Sądzie, w tym w OZSS. Z uwagi na powyższe, Prezes Sądu jest zatem stroną postępowania, w toku którego wydana została niniejsza decyzja. Taki status prawno-organizacyjny OZSS potwierdza także treść art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów (Dz. U. z 2018 r. poz. 708), zgodnie z którą pomiędzy Prezesem Sądu a kierownikiem OZSS występuje stosunek podległości służbowej, a Prezes Sądu wykonuje wobec kierownika i specjalistów OZSS czynności z zakresu prawa pracy. Należy także wskazać, że charakter zadań wykonywanych przez OZSS, określonych ww. ustawą, ma bezpośredni związek ze sprawowaniem wymiaru sprawiedliwości w zakresie nienależącym do sądów administracyjnych, sądów wojskowych oraz Sądu Najwyższego oraz wykonywaniem innych zadań z zakresu ochrony prawnej, powierzonych w drodze ustaw, na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 52 ze zm.). Związek, o którym wyżej mowa, wynika z faktu, że sporządzanie przez OZSS opinii odbywa się wyłącznie na zlecenie sądu lub prokuratora, a opinie te stanowią dowody w postępowaniach prowadzonych przez sądy (art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów – Dz. U. z 2018 r. poz. 708). Działalność orzeczniczą sądów określają z kolei przepisy zawarte, m.in. w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego  (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360 ze zm.). Również wyjaśnienia Prezesa Sądu zawarte w piśmie z [...] kwietnia 2019 r. ([...]) wskazują, że działania OZSS stanowiące przedmiot skargi, obejmują czynności wyłącznie z zakresu sprawowania przez sądy wymiaru sprawiedliwości. Ponadto wyjaśnienia Prezesa Sądu w zestawieniu z treścią załączonej do nich kopii pisma Sądu Apelacyjnego w G. z [...] marca 2015 r. (sygn. akt: [...] zaprzeczają twierdzeniom Skarżącego, jakoby opinia OZSS została sporządzona bez zgody Sądu. Treść rzeczonego pisma nie pozostawia żadnych wątpliwości, iż sporządzenie opinii przez OZSS odbyło na zlecenie Sądu Apelacyjnego w G., a więc i za jego zgodą, w wyniku dopuszczenia jej jako dowodu w postępowaniu sądowym.   

Wobec powyższego, należy stwierdzić brak właściwości rzeczowej Prezesa UODO w zakresie rozpatrywania spraw dotyczących przetwarzania danych osobowych przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Prezes UODO nie ma także kompetencji do ingerowania   w treść dokumentów sporządzanych w ramach sprawowania przez sądy wymiaru sprawiedliwości. Podstawowym celem wyłączenia kompetencji Prezesa UODO w ww. zakresie jest ochrona konstytucyjnej niezawisłości sądów. Wykonywanie przez organ właściwy w sprawach ochrony danych nadzoru nad przetwarzaniem danych w zakresie orzekania przez sądy, mogłoby stanowić niedopuszczalną ingerencję w ich działalność orzeczniczą. Prezes UODO, w ramach kompetencji przyznanych mu ustawą, nie może zatem ingerować w tok ani w sposób postępowań prowadzonych przez inne, uprawnione na podstawie odrębnych przepisów organy. Tym samym Prezes UODO nie może ingerować także w zasady sporządzania i gromadzenia przez sądy w aktach takich postępowań dokumentów powstałych na zlecenie tychże sądów, stanowiących część materiału dowodowego. Innymi słowy Prezes UODO nie może podejmować czynności dotyczących postępowań prowadzonych przez inne organy na podstawie właściwych przepisów prawa. Powyższe znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z dnia 2 marca 2001 r. (sygn. akt II SA 401/00) stwierdził, że Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Prezes UODO) nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy inny sposób określony odpowiednimi procedurami.

W związku z brakiem kompetencji Prezesa UODO do merytorycznego rozstrzygnięcia niniejszej sprawy, a także brakiem podstaw do uznania, że w przedmiotowej sprawie doszło w ogóle do przetwarzania danych osobowych Skarżącego, postępowanie wszczęte w rezultacie złożonej przez niego skargi należało umorzyć jako bezprzedmiotowe, stosownie do treści art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (dalej „Kpa”). W doktrynie prawniczej wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 Kpa, oznacza brak któregokolwiek elementu stosunku materialnoprawnego skutkujący tym, że nie można załatwić sprawy przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. Umorzenie postępowania administracyjnego stanowi orzeczenie formalne, kończące postępowanie, bez jego merytorycznego rozstrzygnięcia (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 21 września 2010 r., II OSK 1393/09). Ustalenie przez organ publiczny zaistnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 Kpa, zobowiązuje go, jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie, do umorzenia postępowania, ponieważ nie ma wówczas podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie postępowania w takiej sytuacji stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął, jak w sentencji.

Na podstawie art. 127 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096, ze zm.) od decyzji przysługuje stronie prawo do wniesienia wniosku  o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia stronie. Strona ma prawo do zrzeczenia się prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Zrzeczenie się prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy powoduje, że decyzja staje się ostateczna i prawomocna. Jeżeli strona nie chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ma prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy,  w tym zwolnienie od kosztów sądowych.