Decyzja

Na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.) oraz art. 12 pkt 2, art. 22  ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.) w związku z art. 160 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000 ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie wniosku Pana S. Ś. (zam. Ł.) o ponowne rozpatrzenie sprawy zakończonej decyzją Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 23 maja 2019 r. (znak: ZSOŚS.440.50.2019), w sprawie skargi Pana S. Ś. na przetwarzanie przez Opiniodawczy Zespół Sądowych Specjalistów w Sądzie Okręgowym w E. ([...]) jego danych osobowych,

utrzymuję w mocy zaskarżoną decyzję

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła [...] marca 2018 r. skarga Pana S. Ś., zam. w Ł., (dalej „Skarżący”), dotycząca przetwarzania jego danych osobowych przez Opiniodawczy Zespół Sądowych Specjalistów w Sądzie Okręgowym w E. (wcześniej: Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno – Konsultacyjny w E.).

W skardze wskazano, że opinia z [...] lipca 2015 r., sporządzona przez Opiniodawczy Zespół Sądowych Specjalistów (dalej „OZSS”) w Sądzie Okręgowym w E. (dalej „Sąd”), zawiera – bez podstawy prawnej – dane osobowe Skarżącego. Skarżący podniósł, że nie udzielił zgody na umieszczenie w ww. opinii swoich danych osobowych ani treści go dotyczących, a opinia została sporządzona „bez zlecenia sądu”. Jak wskazał Skarżący, uzasadniając skargę, „żądanie odnośnie uniemożliwienia wykorzystywania zaskarżonej (…) treści opinii w dalszych postępowaniach sądowych jest uzasadnione tym, że treść ta została umieszczona w opinii bez prawnego uzasadnienia, w szczególności bez zgody sądu, a więc nie powinna być przedmiotem dalszej oceny sądów w prowadzonych postępowaniach sądowych”. Ponadto, Skarżący, określając kategorie jego danych osobowych, których ochrona została naruszona, wskazał użycie w treści opinii OZSS określenia „dziadek ojczysty”, identyfikującego – według Skarżącego – jego osobę. W związku z powyższymi zarzutami skargi, Skarżący wniósł do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej „Prezes UODO”) o wszczęcie postępowania w sprawie, w tym zażądał usunięcia jego danych osobowych oraz członków jego rodziny z treści opinii OZSS.

W toku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego w niniejszej sprawie Prezes Ochrony Danych Osobowych ustalił, co następuje:

Pismem z [...] kwietnia 2019 r. ([...]), Prezes UODO zwrócił się do Prezesa Sądu Okręgowego w E. (dalej „Prezes Sądu”) o złożenie wyjaśnień czy, a jeżeli tak, to na jakiej podstawie prawnej, w jakim celu i zakresie OZSS pozyskał i przetwarza dane osobowe Skarżącego. Prezes Sądu, odnosząc się tytułem odpowiedzi do ww. pisma Prezesa UODO, wyjaśnił w piśmie z [...] kwietnia 2019 r. ([...]), że „przywołana w piśmie Pana S.Ś. opinia z [...] lipca 2015 r. została sporządzona zgodnie ze zleceniem Sądu Apelacyjnego w G.(…) oraz zgodnie z obowiązującymi (…) standardami opiniowania w ROD-K opracowanymi przez Ministerstwo Sprawiedliwości (…), uwzględniając także wzór opinii w sprawach opiekuńczych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 sierpnia 2001 r. ”. Prezes Sądu wskazał także, iż „(…) pomimo dostępu do danych personalnych skarżącego, umieszczonych w dokumentacji sądowej, nie zostały one zawarte w opinii (…)”. Prezes Sądu podniósł także, iż „(…) zgodnie z obowiązującą procedurą, opinia po wykonaniu została przesłana wyłącznie do zleceniodawcy, celem wykorzystania jej przez Sąd w toczącym w postępowaniu, stanowiła dowód w sprawie, nie była udostępniana przez badających innym osobom bądź wykorzystywana przez nich w innych postępowaniach.”. Po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, Prezes UODO w dniu 23 maja 2019 r. wydał decyzję administracyjną (znak: ZSOŚS.440.50.2019), umarzającą postępowanie w przedmiotowej sprawie.

Następnie, w ustawowym terminie Skarżący złożył wniosek z [...] czerwca 2019 r. o ponowne rozpatrzenie sprawy zakończonej ww. decyzją. W uzasadnieniu do wniosku Skarżący nie przedstawił żadnych nowych okoliczności, tj. innych względem tych, które zgłosił dotychczas w sprawie, mających wpływ na rozstrzygnięcie zawarte w decyzji wydanej przez Prezesa UODO.

Po ponownej analizie stanu faktycznego sprawy, w tym zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, Prezes UODO zważył, co następuje:

Należy ponownie podnieść, że zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym w dniu wydania decyzji z 23 maja 2019 r., przetwarzanie danych osobowych w OZSS odbywało się w związku z zadaniami określonymi w ustawie z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów (Dz. U. z 2018 r. poz. 708). W poprzednio obowiązującym stanie prawnym, tj. do 31 grudnia 2015 r., zadania i zasady działania rodzinnych ośrodków diagnostyczno-konsultacyjnych, przekształconych od 1 stycznia 2016 r. – zgodnie z art. 25 ust. 1 ww. ustawy –    w opiniodawcze zespoły sądowych specjalistów, regulowały przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich (Dz. U. z 2018 r. poz. 969) oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 sierpnia 2001 r. w sprawie organizacji i zakresu działania rodzinnych ośrodków diagnostyczno-konsultacyjnych.

Według treści art. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów (Dz. U. z 2018 r. poz. 708), do zadań OZSS należy sporządzanie, na zlecenie sądu lub prokuratora, opinii w sprawach rodzinnych i opiekuńczych oraz w sprawach nieletnich, na podstawie przeprowadzonych badań psychologicznych, pedagogicznych lub lekarskich. Ponadto, zgodnie z rzeczonym przepisem, OZSS działają w sądach okręgowych. Fakt sporządzania przez OZSS opinii wyłącznie na zlecenie sądu lub prokuratora, które następnie stanowią dowody w postępowaniach prowadzonych przez sądy (art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów – Dz. U. z 2018 r. poz. 708), determinuje związek pomiędzy działaniami OZSS a sprawowaniem wymiaru sprawiedliwości przez sąd. Działalność orzeczniczą sądów określają z kolei przepisy zawarte, między innymi, w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego  (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360 ze zm.). Także wyjaśnienia Prezesa Sądu zawarte w piśmie z [...] kwietnia 2019 r. ([...]) wskazują, że działania OZSS stanowiące przedmiot skargi, obejmują czynności związane ze sprawowaniem przez sądy wymiaru sprawiedliwości. Ponadto wyjaśnienia Prezesa Sądu w zestawieniu z treścią załączonej do nich kopii pisma Sądu Apelacyjnego w G. z [...] marca 2015 r. (sygn. akt: [...]) nie pozostawiają żadnych wątpliwości, iż sporządzenie opinii przez OZSS odbyło na zlecenie Sądu Apelacyjnego w G., a więc i za jego zgodą, w wyniku dopuszczenia jej jako dowodu w postępowaniu sądowym.  

Wobec powyższego należy stwierdzić, że zasadniczym powodem umorzenia postępowania w przedmiotowej sprawie, jest brak właściwości rzeczowej Prezesa UODO w zakresie rozpatrywania spraw dotyczących przetwarzania danych osobowych przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Zgodnie z art. 175 dd § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 52 ze zm.), organem nadzorczym wobec Sądu jako administratora danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej nie jest Prezes UODO, a jest nim prezes sądu apelacyjnego. Z kolei w myśl art. 175 dd § 2 pkt 1, w ramach nadzoru, o którym wyżej mowa, prezes sądu apelacyjnego (w przypadkach sądów okręgowych) rozpatruje skargi osób, których dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem. Tak więc, Prezes UODO nie ma kompetencji do ingerowania w treść dokumentów sporządzanych w ramach sprawowania przez sądy wymiaru sprawiedliwości, nawet jeżeli dokumenty te zawierają dane osobowe. Innymi słowy, brak jest podstaw prawnych do tego, ażeby Prezes UODO mógł nakazać Sądowi zmianę treści ww. dokumentów, w tym usuwanie z nich danych osobowych.

Należy przy tym wyjaśnić, że podstawowym celem wyłączenia kompetencji Prezesa UODO w ww. zakresie jest ochrona konstytucyjnej niezawisłości sądów. Wykonywanie przez Prezesa UODO – jako organ właściwy w sprawach ochrony danych – nadzoru nad przetwarzaniem danych w zakresie orzekania przez sądy, mogłoby stanowić niedopuszczalną ingerencję w ich działalność orzeczniczą. Prezes UODO, w ramach kompetencji przyznanych mu ustawą, nie może zatem ingerować w tok postępowania ani w sposób jego prowadzenia przez inne, uprawnione na podstawie odrębnych przepisów organy, w tym w szczególności sądy. Tym samym Prezes UODO nie może ingerować także w zasady sporządzania i gromadzenia przez sądy w aktach takich postępowań dokumentów powstałych na zlecenie tychże sądów, stanowiących część materiału dowodowego. Powyżej przedstawiony pogląd znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z 2 marca 2001 r. (sygn. akt II SA 401/00) stwierdził, że Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Prezes UODO) nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy w inny sposób określony odpowiednimi procedurami.

Odnosząc raz jeszcze powyższy wywód do ustalonego stanu faktycznego sprawy, podkreślić należy, że dane osobowe Skarżącego były przetwarzane przez OZSS jako jednostkę organizacyjną Sądu wyłącznie w postępowaniu sądowym i związku ze sprawowanym wymiarem sprawiedliwości. Okoliczność ta przesądza o braku kompetencji Prezesa UODO do merytorycznego rozpatrywania skargi złożonej przez Skarżącego. W tej sytuacji argumenty przytoczone przez Skarżącego we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy nie tylko niczego nowego nie wnoszą do sprawy, ale są bezprzedmiotowe. W szczególności nie należy do zadań Prezesa UODO roztrząsanie kwestii, jakie osoby i w jakim celu powinny być badane przez OZSS, a następnie wymienione w treści opinii. O okolicznościach tych decyduje, zgodnie z przepisami prawa, wyłącznie sąd zlecający sporządzenie badania (co do kwestii, która ma być przedmiotem opinii) oraz specjaliści OZSS (co do metodologii badań i ostatecznej treści opinii).   

Należy przy tym na marginesie sprawy podnieść, że wbrew sugestii Skarżącego, brzmienie powołanego wyżej art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów nie przesądza o tym, iż, jak stwierdza we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy Skarżący, „Zlecenie wydania opinii przez OZSS przez Sąd może przecież dotyczyć wyłącznie stron postępowania”. Przepisy wspomnianej ustawy nie zawierają ograniczenia zakresu merytorycznego treści opinii do stron postępowania, a nadto zgodnie z jej art. 2 ust. 2, specjalista OZSS, uczestnicząc w wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 1 ustawy (a więc i przy sporządzaniu opinii), jest niezależny, a prezes sądu okręgowego nie może wydawać mu poleceń dotyczących wykonywania czynności, w których specjalista jest niezależny. Treść wszystkich przytoczonych powyżej przepisów wskazuje, że specjaliści OZSS mają swobodę kształtowania treści sporządzanych przez nich opinii, która może i zarazem powinna zawierać wszelkie informacje wynikające z przeprowadzonych badań i które są istotne, w ocenie specjalistów OZSS, dla wyjaśnienia kwestii określonej przez sąd w zleceniu sporządzenia opinii.

Wobec powyższych wyjaśnień, za chybiony należy uznać także zarzut Skarżącego sformułowany we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy z [...] czerwca 2019 r., iż Prezes UODO „popełnił błąd w zapytaniu do Prezesa Sądu Okręgowego w E.” i że powinien on „zażądać treści zlecenia i tez zleconych do OZSS w E. przez Sąd Apelacyjny w G. z określeniem wykazu osób podlegających badaniu”, przede wszystkim ze względu na brak kompetencji Prezesa UODO do rozpatrywania przedmiotowej sprawy z przyczyn opisanych powyżej. Jednakże należy zauważyć, że Prezes UODO, pomimo powyższego, powołał się w decyzji stanowiącej przedmiot wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, na przedstawioną przez Prezesa Sądu jako materiał dowodowy kopię pisma Sądu Apelacyjnego w G. z [...] marca 2015 r. (sygn. akt: [...]), którym zlecono OZSS sporządzenie opinii.

W tej sytuacji, postępowanie prowadzone w pierwszej instancji podlegało umorzeniu na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960  r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257), zwanej dalej „Kpa”, wobec jego bezprzedmiotowości. Zgodnie z ww. przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub w części. Brzmienie powołanej regulacji nie pozostawia wątpliwości, iż w razie stwierdzenia bezprzedmiotowości postępowania organ prowadzący to postępowanie obligatoryjnie je umarza. Jednocześnie w literaturze przedmiotu wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 Kpa oznacza, że brak jest określonego elementu materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty (B. Adamiak,  J. Borkowski „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz”, 7 wydanie, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2005 r., str. 485). Takie samo stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 27 lutego 2008 r.  (III SA/Kr 762/2007).

Ustalenie przez organ publiczny istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 kpa zobowiązywało go do umorzenia postępowania, nie ma bowiem wówczas podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy. Niniejsze postępowanie stało się zatem bezprzedmiotowe, a tym samym, należy ponownie stwierdzić, iż Prezes Urzędu nie jest uprawniony do wydania w przedmiotowej sprawie merytorycznego rozstrzygnięcia.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Decyzja jest ostateczna. Na podstawie art. 21 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.  o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.) i w zw. z art. 3 § 2 pkt 1, art. 13 § 2, art. 53 § 1 i art. 54 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1302), od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszej decyzji, za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).