Decyzja

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), art. 5 ust. 1 pkt 6, art. 12 w związku z art. 13 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2018 r. poz. 125), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani R. A.(zam. [...]) na nieprawidłowości w procesie przetwarzanie jej danych osobowych przez Prokuraturę Rejonową w G. i Komendanta Powiatowego Policji w G. w zakresie sposobu doręczenia wezwania na badanie psychiatryczne,

odmawiam uwzględnienia wniosku

Uzasadnienie

W dniu [...] lutego 2019 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani R. A. (dalej zwaną: „Skarżącą”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzanie jej danych osobowych przez Prokuraturę Rejonową w G. i Komendanta Powiatowego Policji w G. polegające na pozostawieniu przez funkcjonariusza Posterunku Policji w P., w drzwiach jej domu, kserokopii wezwania na badanie psychiatryczne w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią wezwania osobom nieuprawnionym. Niniejsze wezwanie zostało sporządzone przez  Prokuraturę Rejonową w G.

Skarżąca w treści skargi wskazała, że ww. kserokopia nie posiadała koperty, wskutek czego mogła być dostępna dla osób nieuprawnionych. Jednocześnie oświadczyła, że nie ma wiedzy o osobach, które mogą być jeszcze w posiadaniu tego dokumentu lub mogły zapoznać się z treścią wezwania. W związku z powyższym Skarżąca zwróciła się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o podjęcie działań mających na celu zaniechanie takiego działania i usunięcie ich skutków oraz przestrzegania jej praw.

W toku postępowania zainicjowanego skargą, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Pismami z [...] kwietnia 2019 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformował Skarżącego oraz Prokuratora Rejonowego w G. o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w sprawie oraz zwrócił się do Prokuratora o ustosunkowanie się do treści skargi i złożenie pisemnych wyjaśnień. Pismo o tożsamej treści  zostało przesłane również do Komendanta Powiatowego Policji w G. ( pismo z [...] czerwca 2019 r. w aktach sprawy). Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu [...] maja 2019 r. wpłynęło drogą elektroniczną pismo Prokuratora Rejonowego (nadane w tym dniu również w placówce pocztowej) – [...], w którym wyjaśnił, że Prokuratura Rejonowa pismem z [...] lutego 2019 r. zleciła, na podstawie art. 131 § 1 k.p.k., doręczenie wezwania na badanie psychiatryczne Skarżącej za pośrednictwem jednostki organizacyjnej Komendy Powiatowej Policji w G., tj. Posterunku Policji w P. w związku z toczącym się postępowaniem przygotowawczym. Doręczenie miało nastąpić za zwrotnym poświadczeniem odbioru a dokument poświadczający odbiór wezwania powinien zostać przekazany do Prokuratury Rejonowej. Ponadto wskazał, że Prokuratura Rejonowa, na skutek informacji uzyskanych od Prezesa Urzędu, wszczęła postępowanie wyjaśniające i zwróciła się do Komendanta  Powiatowego Policji w G. o ustalenie i podjęcie czynności wyjaśniających w zakresie sposobu zrealizowania doręczenia  wezwania dla Skarżącej. Z kolei [...] czerwca 2019 r. wpłynęło pismo Komendanta Powiatowego Policji w G. ([...]), w którym wyjaśnił, że polecił Rzecznikowi Dyscyplinarnemu wszcząć czynności wyjaśniające w sprawie naruszenia przepisów przy doręczaniu przesyłki przez funkcjonariusza Policji, w następstwie których uznano, że funkcjonariusz Policji w sposób nieprawidłowy wykonał swoje czynności polegające na pozostawieniu korespondencji w drzwiach wejściowych domu Skarżącej, gdyż przepisy prawa nie przewidują takiej formy doręczania pism stronom postępowania. W toku ww. postępowania poczyniono ustalenia, że funkcjonariusz Posterunku Policji w P., wobec nieobecności Skarżącej w miejscu zamieszkania, pozostawił w drzwiach wejściowych jej domu  kserokopię wezwania na badanie, która została złożona na cztery części w celu uniemożliwienia zapoznania się z jej treścią przez osoby postronne. Ponadto biorąc pod uwagę położenie nieruchomości Skarżącej w pewnej odległości od głównych ciągów komunikacyjnych i innych zabudowań oraz fakt, że Skarżąca zamieszkuje sama, Komendant uznał, że nie należy dopatrywać się możliwości udostępnienia treści przedmiotowej korespondencji osobom postronnym. Wskazał także, że Rzecznik Dyscyplinarny nie uzyskał informacji, która by wskazywała na to, że pismo zostało skopiowane i wykorzystane przez osoby nieuprawnione. Komendant podkreślił także, że funkcjonariusz Policji kontrolował osobiście korespondencję pozostawioną w drzwiach mieszkania Skarżącej poprzez podjeżdżanie pod bramę jej posesji. W związku z uznaniem, iż sposób doręczenia przedmiotowej korespondencji był nieprawidłowy, Komendant polecił kierownikom komórek organizacyjnych Komendy Powiatowej Policji w P. i S. ponowne zapoznanie podległych policjantów z obowiązującymi przepisami zawartymi w kodeksie postępowania karnego - Rozdział 15 „Doręczenia”, kodeksie postępowania administracyjnego - Rozdział 8 „Doręczenia” oraz przepisami z zakresu ochrony danych osobowych. Funkcjonariusz zaś, który nieprawidłowo wykonał czynność doręczenia pisma został zobowiązany do przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych osobowych oraz w zakresie doręczania korespondencji stronom postępowania.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych  zważył, co następuje:

Z materiału dowodowego zebranego w przedmiotowej sprawie wynika, że Prokuratura Rejonowa w G. zleciła, na podstawie art. 131 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 1987 ze zm.) dalej jako: „k.p.k., doręczenie wezwania na badanie psychiatryczne Skarżącej w związku z toczącym się przeciwko niej postępowaniem przygotowawczym. W dniu [...] lutego 2019 r. funkcjonariusz Posterunku Policji w P. usiłował doręczyć ww. wezwanie Skarżącej, jednak wobec jej nieobecności w tym czasie w miejscu zamieszkania, podjął decyzję o pozostawieniu kserokopii korespondencji w drzwiach wejściowych jej domu. Komendant Powiatowy Policji w G. zaznaczył, że funkcjonariusz doręczając ww. wezwanie podjął działania mające na celu zabezpieczenie danych osobowych w nim zawartych przed dostępem osób nieupoważnionych, polegające na złożeniu kserokopii pisma na cztery części oraz osobistym kontrolowaniu korespondencji pozostawionej w drzwiach mieszkania Skarżącej poprzez podjeżdżanie pod bramę jej posesji.

Prawo do ochrony danych osobowych, jako jeden z elementów prawa do ochrony prywatności osoby, ma swoje źródło w przepisach ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 r. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z ustawą zasadniczą każdy ma prawo m.in. do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia (art. 47 Konstytucji), nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby (art. 51 ust. 1 Konstytucji).

Ustawa z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, zwana dalej: „ustawą z 14 grudnia 2018 r.:,  określa m.in. zasady i warunki ochrony danych osobowych przetwarzanych przez właściwe organy w celu rozpoznawania, zapobiegania, wykrywania i zwalczania czynów zabronionych, w tym zagrożeń dla bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także wykonywania tymczasowego aresztowania, kar, kar porządkowych i środków przymusu skutkujących pozbawieniem wolności (art. 1 ust. 1 pkt 1).

Dopuszczalność przetwarzania danych osobowych  uzależniona jest od spełnienia przez administratora danych przesłanki legalizujących przetwarzanie danych osobowych. W niniejszej sprawie należy wskazać na przesłankę z art. 13 ust. 1 ustawy z 14 grudnia 2018 r., zgodnie z którą właściwe organy przetwarzają dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Mając powyższe na uwadze należy wskazać, że Policja poza czynnościami operacyjno-rozpoznawczymi, dochodzeniowo-śledczymi oraz administracyjno-porządkowymi wykonuje zgodnie z art. 14 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2019 r. poz. 161 ze zm.) czynności pomocnicze m.in. na polecenie sądu, prokuratora, których zakres wynika z ustaw odrębnych. Przykładem tego typu uregulowań jest m.in. art. 15 § 1 k.p.k., zawierający ogólną normę, zgodnie z którą Policja w zakresie postępowania karnego wykonuje polecenia m.in. prokuratora. Odnosząc się z kolei do sposobu doręczania pism przeznaczonych dla uczestników postępowania, to należy wskazać na regulacje określone w dziale IV, rozdziale 15 k.p.k., uszczegółowione w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism organów procesowych w postępowaniu karnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 553). Przepisy ww. rozdziału 15 k.p.k. ustanawiają różne sposoby doręczania pism przeznaczonych dla uczestników postępowania, jednakże żaden z nich nie stanowi podstawy do doręczania pism poprzez pozostawienie ich w drzwiach mieszkań osób, do których są kierowane. Brak jest również takich uregulowań w ww. rozporządzeniu. Akt ten w § 10 stanowi, że funkcjonariusz Policji doręczając pismo organu procesowego zobowiązany jest do dokonywania czynności związanych z uzyskaniem pokwitowania odbioru pisma przez adresata, zawiadomienie adresata o miejscu pozostawienia pisma i terminie jego odebrania oraz zwrotem pisma organowi wysyłającemu.

W niniejsze sprawie rozważyć należy również treść art. 137 k.p.k., który stanowi, że w wypadkach niecierpiących zwłoki można wzywać lub zawiadamiać osoby telefonicznie albo w inny sposób stosownie do okoliczności, pozostawiając w aktach odpis nadanego komunikatu z podpisem osoby nadającej. Według doktryny sformułowanie „inny sposób” należy rozumieć każdy inny sposób szybkiego komunikowania się, np. faks, telegraf, poczta elektroniczna (W. Grzeszczyk, Kodeks postępowania karnego. Komentarz, wydanie V, Wydawnictwo prawnicze LexisNexis, Warszawa 2007, s. 728). Ponadto interpretacja art. 137 k.p.k. powinna nastąpić również z uwzględnieniem innych norm prawnych, w szczególności art. 128 § 2 k.p.k., zgodnie z którym wszelkie pisma przeznaczone dla uczestników postępowania doręcza się w taki sposób, by treść ich nie była udostępniona osobom niepowołanym.

Mając powyższe na uwadze stwierdzić, że zlecenie doręczenia korespondencji dla Skarżącej przez Prokuraturę Rejonową w G. znajduje oparcie w art. 131 k.p.k. Jednakże sposób doręczenia polegający na pozostawieniu w drzwiach domu pisma skierowanego do Skarżącej zostało dokonane przez funkcjonariusza Posterunku Policji w P. bez jakiejkolwiek podstawy prawnej. W konsekwencji jest to działanie nieprawidłowe zarówno z punktu przepisów normujących postępowanie karne, jak i ustawy z 14 grudnia 2018 r. w zakresie niewłaściwego wykonania obowiązku polegającego na zabezpieczeniu danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Wobec czego doszło do naruszenia przepisu art. 39 ustawy z 14 grudnia 2018 r.

W tym miejscu podkreślić należy, że na Komendancie Powiatowym Policji w G. ciąży obowiązek zapewnienia właściwego wykonywania obowiązków i przestrzegania przepisów przez pracowników Komendy, w której strukturze organizacyjnej znajduje się m.in. Posterunek Policji w P. (§ 7 pkt 5 Regulaminu organizacyjnego Komendy Powiatowej w G. z dnia [...] maja 2016 r. ze zm.).

Z uwagi jednak na to, że doręczenie korespondencji bez wymaganej prawem formy oraz w sposób naruszający przepisy o ochronie danych  osobowych miało charakter incydentalny oraz na to, że podjęte zostały już działania mające na celu wyeliminowanie tego typu uchybień, niecelowym jest wydanie decyzji nakazującej przywrócenie stanu zgodnego z prawem. Ponadto, Prezes Urzędu nie jest władny wydać nakazu dotyczącego ewentualnego nieuprawnionego przetwarzania danych osobowych Skarżącej w przyszłości. Podkreślić bowiem należy, że decyzja administracyjna jest aktem o charakterze konkretnym i indywidualnym i dotyczy zawsze ściśle określonego, ustalonego i aktualnego w chwili orzekania stanu faktycznego. Prezes Urzędu nie jest uprawniony do wydania rozstrzygnięcia w odniesieniu do przyszłych sytuacji.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Decyzja jest ostateczna. Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. 2019 r. poz. 125), w związku z art. 15 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.) od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wpis od skargi wynosi 200 zł. Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.