Decyzja

Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), art. 12 pkt 2, art. 27 ust. 1 i 2 pkt 2, art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze .zm.) w związku z art. 100 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana S. R., w zakresie niezgodnego z prawem przetwarzania jego danych osobowych przez Zakład Karny w G.,

umarzam postępowanie

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła skarga Pana S. R., (dalej jako: „Skarżący”), w zakresie niezgodnego z prawem przetwarzania jego danych osobowych zawartych w zaświadczeniach z [...] oraz [...] sierpnia 2018 r., wydanych przez Zakład Karny w G. ([...]).

Mając powyższe na uwadze Skarżący wniósł o usunięcie wyżej wymienionych zaświadczeń z jego akt osobowych.

W toku postępowania zainicjowanego ww. skargą, organ uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

1. W dniu [...] lipca 2017 r. odbyło się spotkanie z osadzonymi, którzy odmówili podjęcia pracy. Osadzonych pouczono, iż odmowa podjęcia pracy odnotowywana jest w opiniach oraz odpowiedziach na pisma kierowane do jednostki przez różne instytucje takie jak sądy lub komornicy. Poinformowano również, iż tego typu informacje będą odnotowywane również w zaświadczeniach mogących stanowić podstawę dla właściwych organów do przyznania świadczeń socjalnych.
2. Skarżący w dniu [...] sierpnia 2017 r. zwrócił się do Zakładu Karnego w G. o wydanie zaświadczenia cyt.: „ z którego treści będzie wynikało, że nie jestem zatrudniony w tutejszej jednostce penitencjarnej, w związku z powyższym nie otrzymuje z tego tytułu żadnego wynagrodzenia. Powyższe zaświadczenie jest mi niezbędne do przedstawienia w urzędzie.”
3. Skarżący był jedynym dysponentem trzech egzemplarzy zaświadczenia, o które wnioskował w dniu [...] sierpnia 2017 r.
4. Jak wynika z wyjaśnień przesłanych przez Zakład Karny w G., zaświadczenia nie zostały dołączone do akt osobowych Skarżącego.
5. Skarżący w dniu [...] sierpnia 2017 r. ponownie wystąpił do Zakładu Karnego w G. o wydanie zaświadczenia wskazującego, iż nie jest on zatrudniony i nie otrzymuje żadnego wynagrodzenia.
6. Stosowne zaświadczenie wraz z adnotacją, iż nie jest zainteresowany podęciem pracy zostało przesłane bezpośrednio do osadzonego przebywającego wówczas w Areszcie Śledczym w Ł. w dniu [...] sierpnia 2017 r.
7. Zaświadczenia wydane Skarżącemu nie były przez Zakład Karny w G. przekazywane innym podmiotom.

W tym miejscu należy wskazać, iż z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 r. poz. 1000, ze zm.), tj. 25 maja 2018 r. Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych stało się Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem 25 maja 2018 r. prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 r. poz. 922 ze zm.) zgodnie z zasadami określonymi w Kpa. Wszelkie czynności podejmowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed dniem 25 maja 2018 r. pozostają skuteczne.

W tym stanie faktycznym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Na wstępie podnieść należy, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, wydając decyzję administracyjną obowiązany jest rozstrzygać w oparciu o stan faktyczny istniejący w chwili wydania tej decyzji. Stanowisko to znajduje oparcie w orzecznictwie sądowym. W szczególności należy wspomnieć o wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego o sygn. akt I OSK 761 / 07, gdzie jednoznacznie stwierdzono, że „(…) badając (…) legalność przetwarzania danych osobowych, [Generalny Inspektor] ma obowiązek ustalenia, czy na datę wydawania rozstrzygnięcia w sprawie dane konkretnego podmiotu są przetwarzane oraz czy czynione to jest w sposób zgodny z prawem (…)”.

Dodatkowo, jak zostało wyrażone w doktrynie, „organ administracji publicznej ocenia stan faktyczny sprawy według chwili wydania decyzji administracyjnej. Reguła ta odnosi się także do oceny stanu prawnego sprawy, co oznacza, że organ administracji publicznej wydaje decyzję administracyjną na podstawie przepisów prawa obowiązujących w chwili jej wydania (…) Rozstrzyganie w postępowaniu administracyjnym polega na zastosowaniu obowiązującego prawa do ustalonego stanu faktycznego sprawy administracyjnej. W ten sposób organ administracji publicznej realizuje cel postępowania administracyjnego, jakim jest urzeczywistnienie obowiązującej normy prawnej w zakresie stosunków administracyjno-prawnych, gdy stosunki te tego wymagają” (Komentarz do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 00.98.1071) M. Jaśkowska, A. Wróbel, Lex., el/2012).

Odnosząc powyższe do kwestii żądania Skarżącego, usunięcia z akt osobowych Skarżącego, zaświadczeń wydanych w dniach [...] i [...] sierpnia 2017 r., przez Zakład Karny w G., należy stwierdzić, że z ustaleń Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wynika, iż Zakład Karny w G. nie dołączył ww. zaświadczeń do akt osobowych Skarżącego. W zawiązku z powyższym żądanie Skarżącego w powyższym zakresie jest bezprzedmiotowe. Biorąc pod uwagę kwestie zawarcia w zaświadczeniach sformułowań: „Na dzień [...] lipca 2017 r. posiada do dyspozycji kwotę [...] zł oraz fundusz akumulacji ROR w kwocie [...] zł i BGK w kwocie [...]” lub „W tutejszej jednostce penitencjarnej nie został zatrudniony, gdyż nie przejawiał zainteresowania świadczeniem pracy”, wskazać trzeba, iż zaświadczenia zawierające powyższe informacje zostały sporządzone na wniosek Skarżącego oraz odebrane bezpośrednio lub przesłane bezpośrednio do Skarżącego. Dodatkowo, ww. zaświadczenia  nie były przekazywane przez Zakład Karny w G. innym podmiotom. W powyższym stanie faktycznym nie można więc uznać, iż doszło do naruszenia ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze .zm.).

W tej sytuacji postępowanie prowadzone w pierwszej instancji podlega umorzeniu na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960  r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096), zwanej dalej kpa, wobec jego bezprzedmiotowości. Zgodnie z ww. przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio  w całości lub w części. Brzmienie powołanej regulacji nie pozostawia wątpliwości, iż w razie stwierdzenia bezprzedmiotowości postępowania organ prowadzący to postępowanie obligatoryjnie je umarza. Jednocześnie w literaturze przedmiotu wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 kpa oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty (B. Adamiak,  J. Borkowski „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz” 7 wydanie Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2005 r., str. 485). Takie samo stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 27 lutego 2008 r.  (III SA/Kr 762/2007): „Postępowanie staje się bezprzedmiotowe, gdy brak któregoś z elementów stosunku materialnoprawnego, co powoduje, że nie można załatwić sprawy przez rozstrzygnięcie co do istoty”.

Ustalenie przez organ publiczny istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 kpa zobowiązywało go do umorzenia postępowania, nie ma bowiem wówczas podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy. Niniejsze postępowanie stało się zatem bezprzedmiotowe, a tym samym, należy stwierdzić, iż Prezes Urzędu nie jest uprawniony do wydania w przedmiotowej sprawie merytorycznego rozstrzygnięcia.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak na wstępie.

Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125), od decyzji przysługuje stronie prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.