Decyzja

Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.) art. 5 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 12 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r., poz. 125), (dalej: ustawa z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych) po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana R. W. (zam. ul. [...]) na przetwarzanie jego danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w Warszawie w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji (KSIP) oraz w Krajowym Centrum Informacji Kryminalnych (KCIK) (Komenda Główna Policji, ul. Puławska 148/150, 02-624 Warszawa),

umarzam postępowanie

Uzasadnienie

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana R. W. (dalej jako: „Skarżący”), na przetwarzanie jego danych osobowych w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji (KSIP) oraz w Krajowym Centrum Informacji Kryminalnych (KCIK) przez Komendanta Głównego Policji (dalej jako: „Komendant Główny”) W treści ww. skargi Skarżący zwrócił się z prośbą, aby organ nadzorczy nakazał Komendantowi Głównemu Policji usunięcie jego danych z powyższych zbiorów danych.

W toku postępowania zainicjowanego skargą, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Pismami z [...] czerwca 2019 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformował Skarżącego oraz Komendanta Głównego o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w sprawie oraz zwrócił się do tegoż organu o ustosunkowanie się do treści skargi i złożenie pisemnych wyjaśnień.

Tytułem wyjaśnień Komendant Główny poinformował, iż Skarżący wnioskiem z [...] kwietnia 2019 r. zwrócił się z prośbą o usunięcie jego danych osobowych przetwarzanych w KSIP i KCIK. Pismem z [...] maja 2019 r. ([...]) Zastępca Dyrektora Biura Wywiadu i Informacji Kryminalnych KGP przedstawił Skarżącemu informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w KCIK, zadaniach Komendanta Głównego jako Szefa KCIK a także poinformował, iż Komendant Główny jako Szef KCIK nie jest obowiązany do informowania osoby, której dane dotyczą o fakcie przetwarzania tych danych a także o zakresie ich przetwarzania czy udostępniania.  Pismem z [...] czerwca 2019 r. ([...]) Zastępca Naczelnika Wydziału Obsługi Informacyjnej Biura Wywiadu i Informacji Kryminalnych KGP, poinformował  Skarżącego o sposobie rozpoznania jego wniosku, weryfikacji jego danych a także o ich usunięciu z sytemu KSIP.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformował pismami z [...] lipca 2019 r. Skarżącego oraz Komendanta Głównego o przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, w wyniku którego został zgromadzony materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej oraz o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań zgodnie z treścią art. 10 § 1 ustawy z dnia  14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w terminie 7 dni od dnia otrzymania ww. pism.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych  zważył, co następuje:

Na wstępie podnieść należy, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, wydając decyzję administracyjną obowiązany jest rozstrzygać w oparciu o stan faktyczny istniejący w chwili wydania tej decyzji. Stanowisko to znajduje oparcie w orzecznictwie sądowym. W szczególności należy wspomnieć o wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego o sygn. akt I OSK 761 / 07, gdzie jednoznacznie stwierdzono, że „(…) badając (…) legalność przetwarzania danych osobowych, [Generalny Inspektor] ma obowiązek ustalenia, czy na datę wydawania rozstrzygnięcia w sprawie dane konkretnego podmiotu są przetwarzane oraz czy czynione to jest w sposób zgodny z prawem (…)”. Dodatkowo, jak zostało wyrażone w doktrynie, „organ administracji publicznej ocenia stan faktyczny sprawy według chwili wydania decyzji administracyjnej. Reguła ta odnosi się także do oceny stanu prawnego sprawy, co oznacza, że organ administracji publicznej wydaje decyzję administracyjną na podstawie przepisów prawa obowiązujących w chwili jej wydania (…) Rozstrzyganie w postępowaniu administracyjnym polega na zastosowaniu obowiązującego prawa do ustalonego stanu faktycznego sprawy administracyjnej. W ten sposób organ administracji publicznej realizuje cel postępowania administracyjnego, jakim jest urzeczywistnienie obowiązującej normy prawnej w zakresie stosunków administracyjno-prawnych, gdy stosunki te tego wymagają” (Komentarz do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 00.98.1071) M. Jaśkowska, A. Wróbel, Lex., el/2012).

Z ustalonego w przedmiotowej sprawie stanu faktycznego sprawy, wynika, iż Komendant Główny usunął z systemu KSIP dane osobowe Skarżącego w kwestionowanym zakresie.  

Odnosząc się natomiast do przetwarzania danych osobowych Skarżącego w bazie KCIK, należy wskazać, iż podstawę prawną do przetwarzania przez Komendanta Głównego danych osobowych w KCIK, stanowią przede wszystkim przepisy ustawy o KCIK. Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o KCIK, „na zasadach określonych w ustawie informacje kryminalne przetwarza się w celu wykrywania i ścigania sprawców przestępstw oraz zapobiegania i zwalczania przestępczości”. Ponadto procesy te odbywają się na zasadach określonych w ustawie o KCIK bez wiedzy i zgody osoby, której dane dotyczą, oraz z zachowaniem zasad ich ochrony określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych (art. 2 ust. 2 ustawy o KCIK). Z brzmienia powyżej powołanego przepisu wynika, że przetwarzanie informacji kryminalnych jest obligatoryjne, a obowiązek w rzeczonym zakresie realizuje, na podstawie art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy o KCIK, Komendant Główny. Do zadań Komendanta Głównego należy przetwarzanie i przekazywanie informacji kryminalnych, prowadzenie baz danych oraz określanie organizacyjnych warunków i technicznych sposobów prowadzenia, opracowywanie analiz informacji kryminalnych, zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanym w Centrum Informacji Kryminalnych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 412, 650, 1000, 1083 i 1669).

W tym miejscu należy również zwrócić uwagę na zadania, które powierzono Policji, a są to między innymi: ochrona życia i zdrowia ludzi, mienia, przed bezprawnymi atakami naruszającymi te dobra, ochrona bezpieczeństwa i porządku publicznego, inicjowanie i organizowanie działań prewencyjnych, mających na celu zapobieganie popełnieniu przestępstwa i wykroczeń oraz wykrywanie przestępstw i wykroczeń oraz ściganie ich sprawców. W celu realizacji powyższych zadań istotnym pozostaje możliwość gromadzenia i przetwarzania danych osobowych bez wiedzy i zgody osoby, której dane dotyczą. Dodatkowo art. 2 ust. 1 ustawy o KCIK podkreśla, że informacje te mogą być przetwarzane jedynie w celu wykrywania i ścigania sprawców przestępstw oraz zapobiegania i zwalczania przestępczości. Należy więc zgodzić się z Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Warszawie, który w wyroku z dnia 10 stycznia 2014 r. (sygn. akt II SA/Wa 1648/13) stwierdził, iż brak niniejszych atrybutów pozbawiłaby Policję „(...) jednego z instrumentów, umożliwiających jej realną dbałość o bezpieczeństwo i porządek publiczny. To zaś utrudniałoby, a niekiedy wręcz uniemożliwiałoby Państwu Polskiemu prawidłowe wywiązywanie się wobec obywateli, z obowiązków opisanych w Konstytucji RP (...) Doszłoby więc w efekcie do podporządkowywania wartości wyższej, jaką jest dobro ogółu obywateli, wartości niższej wagi, jaką jest prawo jednostki do ochrony jej danych osobowych.

Zgodnie z  art. 14 ust. 1 ustawy o KCIK informacje kryminalne są przechowywane w bazach KCIK przez okres 15 lat. Terminy przechowywania danych w KCIK liczy się od dnia zarejestrowania informacji kryminalnych w bazach danych (art. 14 ust. 4  ustawy o KCIK). Przesłanki usuwania informacji z baz danych KCIK określa art. 25 ustawy o KCIK, zgodnie z którym informacje kryminalne podlegają usunięciu z baz danych, jeżeli: 1) ich gromadzenie jest zabronione; 2) zarejestrowane informacje kryminalne okazały się nieprawdziwe; 3) ustal cel ich gromadzenia; 4) upłyną okresy, o których mowa w art. 14 ust. 1-3; 5) jest to uzasadnione ze względu na bezpieczeństwo państwa lub jego obronność albo mogą spowodować identyfikację osób udzielających pomocy przy wykonywaniu czynności operacyjno-rozpoznawczych prowadzonych przez upoważnione do tego podmioty uprawnione.

Jak słusznie podniósł Komendant Główny, nie jest on obowiązany do informowania osoby, której dane osobowe może gromadzić i przetwarzać, o fakcie przetwarzania tych danych jak również o zakresie przetwarzania, czy też udostępniania tych danych. Dodatkowo Komendant Główny nie jest obowiązany informować o treści informacji, o odbiorcach danych,  o usunięciu informacji i o zakresie usuniętych danych ze zbioru danych (art. 2 ust. 2 oraz art. 6 ust. 4 ustawy o KCIK).

W toku przedmiotowego postępowania Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ustalił, iż wobec Skarżącego prowadzone było postępowanie karne. W dacie wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych nastąpiło już zatarcie skazania. Jednakże podkreślenia wymaga, że wśród wyżej wskazanych przesłanek usunięcia danych nie występuje zatarcie skazania, które uzasadniałoby usunięcie danych Skarżącego z KCIK. Oznacza to, iż samo zatarcie skazania nie jest przesłanką samoistną i bezwzględną przemawiającą za usunięciem informacji kryminalnych z bazy danych KCIK.

W rozpatrywanej sprawie należy mieć także na względzie regulacje rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 sierpnia 2018 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję (Dz. U. 2018 r. poz. 1636). W § 4 ww. rozporządzenia określony został tryb gromadzenia informacji, w tym danych osobowych, a także procedury zapewniające pobieranie, gromadzenie, uzyskiwanie informacji oraz organizację zbiorów w sposób umożliwiający kontrolę dostępu do zbiorów i nadzór nad przetwarzanie informacji. Jednocześnie zgodnie z § 27 ust. 1 ww. rozporządzenia dostęp do wskazanych danych jest ściśle reglamentowany, co oznacza, iż ogranicza się do osób uprawnionych, wskazanych w tym przepisie. Ponadto zgodnie z ust. 2 tego przepisu informacje, w tym dane osobowe zgromadzone w zbiorach danych udostępniane są wyłącznie osobom uprawnionym, co świadczy jednocześnie, jak wspomniano powyżej, o niepowszechnym charakterze tego zbioru, który służy realizowaniu ustawowych zadań Policji.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, iż dane osobowe Skarżącego zostały pozyskane przez organy Policji w sposób legalny i w taki też są przez nie przetwarzane w bazie KCIK. Organy Policji oceniają przydatność zebranych danych, co implikuje pozostawienie w rzeczonym systemie danych Skarżącego. Natomiast, jeśli dane o osobie zawarte w zbiorze stają się nieprzydatne do celów prewencyjnych, dowodowych czy wykrywczych, to organ Policji może zdecydować o ich usunięciu w wyniku oceny, o której mowa w § 29 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 sierpnia 2018 r, w sprawie przetwarzania informacji przez Policję.

Jak wskazano wyżej, w niniejszej sprawie nie doszło do naruszenia przepisów ustawy z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych, co czyni postępowanie bezprzedmiotowym.

W tej sytuacji w postępowanie podlega umorzeniu na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960  r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2018 poz. 2096), zwanej dalej: „kpa”, wobec jego bezprzedmiotowości. Zgodnie z ww. przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub w części. Brzmienie powołanej regulacji nie pozostawia wątpliwości, iż w razie stwierdzenia bezprzedmiotowości postępowania organ prowadzący to postępowanie obligatoryjnie je umarza. Jednocześnie w literaturze przedmiotu wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 kpa oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty (B. Adamiak,  J. Borkowski „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz” 7 wydanie Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2005 r., str. 485). Takie samo stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 27 lutego 2008 r.  (III SA/Kr 762/2007): „Postępowanie staje się bezprzedmiotowe, gdy brak któregoś z elementów stosunku materialnoprawnego, co powoduje, że nie można załatwić sprawy przez rozstrzygnięcie co do istoty”. Ustalenie przez organ publiczny istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 kpa zobowiązywało go do umorzenia postępowania w zakresie przetwarzania danych Skarżącego w systemie KSIP, gdyż nie ma podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, zaś dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Decyzja jest ostateczna. Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. 2019 r. poz. 125), w związku z art. 15 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn. zm.) od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wpis od skargi wynosi 200 zł. Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.