Decyzja

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.) oraz art. 12 pkt 2, art. 22, art. 18 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.) a także w związku z art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.) po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w C., na nieprawidłowości w procesie przetwarzania przez Dyrektora Zakładu Karnego w J. przy ul. [...],

nakazuję Dyrektorowi Zakładu Karnego w J. (ul. [...]) udostępnienie Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej z siedzibą w C. przy ul. [...] danych osobowych dotyczących Pana G. K. za okres od [...] grudnia 2014 r. do [...] marca 2017 r. w zakresie:

• liczby odwiedzin D. K. u jego ojca Pana G. K. podczas odbywania przez niego kary pozbawienia wolności w Zakładzie Karnym w J.,
• liczby odbytych rozmów telefonicznych oraz liczby wysłanej korespondencji pomiędzy Panem G. K. a jego synem D. K.

Uzasadnienie

W dniu [...] kwietnia 2017 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: „Urząd Ochrony Danych Osobowych”) wpłynęła skarga Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w C. (zwanego dalej: „Skarżącym”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez Dyrektora Zakładu Karnego w J. przy ul. [...] (zwanego dalej: „Dyrektorem”) polegające na odmowie udostępnienia Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w C. informacji ze zbioru danych osobowych — ewidencji osadzonych dotyczących Pana G. K. Skarżący wskazał, iż wnioskowane dane są niezbędne do realizacji ustawowych obowiązków określonych w ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2220 ze zm.). Jednocześnie wyjaśnił, że wobec wszczęcia postępowania, na podstawie wniosku złożonego przez Panią J. G., w sprawie ustalenia prawa do zasiłku rodzinnego wraz z dodatkami na małoletnie dziecko oraz faktu, iż wnioskodawczym jest stanu wolnego, a ojciec dziecka - Pan G. K. przebywał w zakładzie karnym, koniecznym jest ustalenie jego udziału w wychowaniu syna podczas odbywania kary pozbawienia wolności. W związku z powyższym Skarżący pismami z [...] stycznia 2017 r., [...] lutego 2017 r. i [...] marca 2017 r. zwrócił się do Dyrektora Zakładu Karnego w J. o przekazanie informacji dotyczących częstotliwości kontaktów osadzonego z synem D. K. i jego matką Panią J. G., w tym ilości odbytych rozmów telefonicznych, wysłanej korespondencji oraz udzielonych przepustek, a także o wskazanie dat odbywania kary pozbawienia wolności. W odpowiedzi na ww. pisma Dyrektor Zakładu Karnego przekazał Skarżącemu informacje na temat okresu przebywania Pana G. K. w Zakładzie Karnym, w pozostałym zaś zakresie odmówił ich udzielenia, co w konsekwencji, jak wskazał Skarżący, pozbawia go możliwości realizacji ustawowego obowiązku polegającego m.in. na ustaleniu w drodze decyzji administracyjnej prawa do zasiłku rodzinnego.

W toku postępowania zainicjowanego skargą, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Pismami z [...] września 2018 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych poinformował Skarżącego oraz Dyrektora o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w sprawie oraz zwrócił się do Dyrektora o ustosunkowanie się do treści skargi i złożenie pisemnych wyjaśnień. W dniu [...] października 2018 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło pismo Dyrektora ([...]), w którym wyjaśnił, iż Służba Więzienna w celu realizacji ustawowych zadań przetwarza informacje i dane osobowe osób obecnie lub uprzednio pozbawionych wolności, a także osób, które mają być pozbawione wolności w celu odbycia orzeczonej kary pozbawienia wolności. Ponadto mogą być przetwarzane dane także innych osób, niż wyżej wymienione, tj. przykładowo osób pokrzywdzonych, czy osób odwiedzających pozbawionych wolności na terenie jednostek penitencjarnych. Ponadto, jak wyjaśnił Dyrektor, zgodnie z treścią art. 24 ust. 3 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1542 ze zm.), która stanowi lex spacialis w stosunku do przepisów regulujących ochronę danych osobowych. Służba Więzienna udziela informacji i udostępnia dane osobowe o osobach, na pisemny wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, podmiotom ustawowo uprawnionym, w zakresie określonym w ustawach. Udzielanie informacji i danych osobowych dokonuje się w oparciu o zasady określone w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 lipca 2010 r. w sprawie trybu składania oraz wzoru wniosku o udzielenie informacji lub udostępnianie danych osobowych o osobie obecnie lub uprzednio pozbawionej wolności w areszcie śledczym lub zakładzie karnym (Dz. U. Nr 142, poz. 965). Wskazał również, że jednostka wypełniła żądanie podmiotu w zakresie podania dat pobytu osadzonego w Zakładzie Karnym w J. Pozostałe zaś wnioskowane informacje nie stanowiły, w ocenie Dyrektora, danych osobowych, bowiem zgodnie z treścią art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwe do zidentyfikowania osoby fizycznej. Natomiast osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Ponadto na podstawie art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych organ właściwy, w tym przypadku Ośrodek Pomocy Społecznej w C. może wystąpić z żądaniem do podmiotów o udzielenie wyjaśnień oraz informacji co do okoliczności mających wpływ na prawo do świadczeń rodzinnych. Jednocześnie, jak wyjaśnił Dyrektor, organ nic może żądać informacji w zakresie okoliczności jedynie pośrednio związanych ze sprawą bądź w zakresie wykraczającym poza ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych. W przedmiotowej sytuacji, wobec tego, że Skarżący zażądał udzielenia informacji jedynie pośrednio powiązanych ze sprawą dotyczącą ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych. Dyrektor odmówił udostępnienia tych danych. Ponadto wskazał na niezasadność powołania się przez Skarżącego na art. 23b ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz brak przedłożenia przez niego upoważnienia, o którym mowa w art. 20 ust. 3 ww. ustawy.

Skarżący oraz Dyrektor zostali poinformowani pismami z [...] października 2018 r. o przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, w wyniku którego został zgromadzony materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej oraz o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań zgodnie z treścią art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w terminie 7 dni od dnia otrzymania ww. pism.

Z uwagi na konieczność uzupełnienia materiału dowodowego Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych pismem z [...] lutego 2019 r. zwrócił się do Skarżącego o złożenie dodatkowych wyjaśnień. W piśmie z [...] lutego 2019 r. Skarżący wskazał, że dane dotyczące częstotliwości kontaktów, w tym telefonicznych i korespondencyjnych osadzonego z synem D. K. i jego matką Panią J. G. jest niezbędne dla dokonania weryfikacji uprawnień strony - Pani J. G. do świadczeń rodzinnych w okresach odbywania kary pozbawienia wolności przez Pana D. K., a w konsekwencji do rozstrzygnięcia sprawy administracyjnej. Do ww. pisma Skarżący załączył dokument zatytułowany „świadectwo zwolnienia” wskazujący daty pozbawienia wolności Pana G. K. w zakładzie karnym oraz decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego z [...] stycznia 2014 r., w uzasadnieniu której wskazano, że przebywanie ojca dziecka w zakładzie karnym nic wyklucza możliwości wspólnego wychowywania dziecka z jego matką, co ma wpływ na przyznanie prawa do świadczeń rodzinnych.

Prezes Urzędu po otrzymaniu wyjaśnień, ponownie pismami z [...] kwietnia 2019 r. poinformował Skarżącego oraz Dyrektora o zgromadzeniu materiału dowodowego oraz o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych materiałów w terminie 7 dni od dnia doręczenia tego pisma.

W tym miejscu należy wskazać, iż z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, tj. 25 maja 2018 r. Generalny Inspektora Ochrony Danych Osobowych stał się Prezesem Urzędem Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z art. 160 tej ustawy postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem 25 maja 2018 r. prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w k.p.a. Wszelkie czynności podejmowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed dniem 25 maja 2018 r. pozostają skuteczne.

W takim stanie taktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Z materiału dowodowego zebranego w przedmiotowej sprawie wynika iż Skarżący w ramach postępowania wyjaśniającego dotyczącego ustalenia prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego na małoletnie dziecko — D. K., syna Pana G. K. i Pani J. G., która złożyła wniosek o przyznanie świadczeń rodzinnych, zwracał się trzykrotnie do Zakłady Karnego w J. o udzielenie informacji dotyczących częstotliwości kontaktów, w tym telefonicznych i korespondencyjnych osadzonego z synem D. K. i jego matką Panią J. G. oraz udzielonych przepustek, a także o wskazanie dat odbywania kary pozbawienia wolności. Jak wynika z akt niniejszej sprawy Skarżący uzyskał od Dyrektora informację w zakresie dat odbywania kary pozbawienia wolności, w pozostałym zaś zakresie odmówił on udzielenia informacji.

W nawiązaniu do treści skargi (pismo z [...] kwietnia 2017 r.), wskazać należy, iż przedmiotem prowadzonego przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych postępowania jest kwestia odmowy udzielenia przez Dyrektora Zakładu Karnego informacji dotyczących liczby odwiedzin D. K. u jego ojca Pana G. K. podczas odbywania przez niego kary pozbawienia wolności w Zakładzie Karnym w J. oraz liczby odbytych rozmów telefonicznych i liczby wysłanej korespondencji pomiędzy Panem G. K. a jego synem D. K.

Powołana wyżej ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. stwarza prawne podstawy stosowania ochrony państwowej w sytuacjach nielegalnego przetwarzania danych osobowych obywateli przez zarówno podmioty prawa publicznego, jak i podmioty prawa prywatnego. W celu jej realizacji organ ochrony danych osobowych został wyposażony w kompetencje władcze, umożliwiające sankcjonowanie stwierdzanych nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, iż organ ochrony danych osobowych, oceniając stan sprawy i dokonując subsumpcji, stwierdza, czy kwestionowane przetwarzanie danych osobowych znajduje oparcie choćby w jednej z przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych, wskazanej w art. 23 ust. 1 ww. ustawy o ochronie danych osobowych i w zależności od występujących w sprawie ustaleń - albo wydaje nakaz lub zakaz, albo odmawia uwzględnienia wniosku, ewentualnie umarza postępowanie. Wydanie nakazu usunięcia uchybień w procesie przetwarzania danych osobowych następuje wówczas, gdy organ ochrony danych osobowych stwierdza naruszenie norm prawnych w zakresie przetwarzania danych osobowych.

W przedmiotowej sprawie na uwadze należy również mieć treść art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, który stanowi, iż przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W tym zakresie ustawa o ochronie danych osobowych odsyła do przepisów regulujących w sposób szczegółowy działalność określonych podmiotów i instytucji. Podstawę prawną działania ośrodków pomocy społecznej stanowi ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2018 poz. 1508 ze zm.), która w art. 2 ust. 1 wskazuje, że pomoc społeczna jest instytucją polityki społecznej państwa, mającą na celu umożliwienie osobom i rodzinom przezwyciężanie trudnych sytuacji życiowych, których nie są one w stanie pokonać, wykorzystując własne uprawnienia, zasoby i możliwości. Zadania pomocy społecznej w gminach wykonują jednostki organizacyjne - ośrodki pomocy społecznej (art. 110 ust. 1 ww. ustawy). Kierownik lego ośrodka może w formie pisemnej zostać upoważniony do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych (art. 20 ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych). Jednocześnie art. 25 ust. 3 ustawy o świadczenia rodzinnych przyznaje organowi właściwemu do prowadzenia postępowania, w tym przypadku Skarżącemu, uprawnienie do wystąpienia z żądaniem m.in. do instytucji publicznych o udzielenie wyjaśnień oraz informacji co do okoliczności mających wpływ na prawo do świadczeń rodzinnych. Należy wskazać, że powyższe uprawnienie zostało określone w sposób szeroki, co jest niezbędne do wykonywania przez organ właściwy funkcji orzeczniczej. Jednocześnie kreuje ono obowiązek udzielenia informacji i wyjaśnień po stronie oznaczonego kręgu podmiotów, do którego należą instytucje publiczne. W literaturze przedmiotu wskazuje się, że kategoria instytucji publicznych jest bardzo pojemna i należy ją rozumieć bardzo szeroko, zaliczając do tej grupy wszelkie organy administracji publicznej, państwowe i samorządowe osoby prawne i jednostki organizacyjne, zakłady administracyjne oraz jednostki użyteczności publicznej. W związku z powyższym niewątpliwym jest, że zakłady karne będą zaliczane do takich instytucji.

Odnosząc się z kolei do definicji „danych osobowych” wskazać należy, że na gruncie prawa polskiego obejmuje wszelkie informacje dotyczące osoby fizycznej, o ile możliwe jest zidentyfikowanie tej osoby. Za osobę możliwą do zidentyfikowania uważana jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności na podstawie identyfikatorów określonych w art. 6 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. Czynniki te obejmują nie tylko informacje o charakterze osobistym, treściowo dotyczące życia prywatnego i rodzinnego, ale także informacje o wszelkich aktywnościach, byleby umożliwiały spełnienie przesłanki związku i identyfikalności danej osoby fizycznej, której dotyczą. Powyższy katalog ma zatem charakter otwarty i przykładowy, o czym świadczy określenie „w szczególności”, co oznacza, że mogą istnieć inne czynniki umożliwiające identyfikację osoby fizycznej. Omawiane pojęcie „danych osobowych” ma szeroki zakres przedmiotowy i obejmuje różnego rodzaju informacje o charakterze osobowym, które dotyczą konkretnej osoby. W związku z tym dane osobowe, których udostępniania żąda Skarżący mieszczą się w ustawowej definicji „danych osobowych”, gdyż na podstawie całokształtu ich cech oraz powiązania z innymi danymi można dokonać zidentyfikowania osadzonego.

Mając powyższe na względzie należy stwierdzić, że żądanie przez Skarżącego udostępnienia przez Dyrektora danych osobowych dotyczących częstotliwości kontaktów, w tym telefonicznych i korespondencyjnych osadzonego - Pana G. K. z synem D. K. i jego matką Panią J. G. w związku z prowadzonym postępowaniem administracyjnym jest istotne dla dokonania weryfikacji uprawnień strony - Pani J. G. do świadczeń rodzinnych i znajduje uzasadnienie w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Na podstawie obowiązujących przepisów prawa Skarżący prowadzi postępowania w sprawie świadczeń rodzinnych, a zatem jego wniosek o udzielenie ww. informacji stanowił realizację ustawowych uprawnień do ustalenia okoliczności niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy dotyczącej przyznania prawa do świadczeń. Dlatego też, w świetle wyżej przytoczonych przepisów, nieuzasadnioną była odmowa Dyrektora udzielenia wnioskowanych informacji. Ponadto podkreślenia wymaga, że zgodnie z art. 24a ust. 1 (poprzednio art. 24 ust. 3) ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1542 ze zm.) Służba Więzienna zobowiązana jest do udzielania informacji i udostępnienia danych osobowych o osobach, na pisemny wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, podmiotom ustawowo uprawnionym, w zakresie określonym w ustawach. Treść wyżej przytoczonego przepisu prowadzi do wniosku, że również on stanowi realizację przesłanki legalności przetwarzania danych osobowych określonej w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy, zgodnie z którym, przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

W konsekwencji, stwierdzić należy, że zarówno przepisy ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych jak i art. 24a ust. 1 (poprzednio art. 24 ust. 3) ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej, stanowią przesłankę legalności przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych oraz kreują interes prawny w pozyskaniu tych danych przez Skarżącego, jak też udostępnienia ich przez Dyrektora. Tym samym przepisy te stanowią samoistną podstawę prawną dla organów pomocy społecznej do pozyskiwania od Dyrektora danych osobowych w celu weryfikacji uprawnień do przyznania świadczeń rodzinnych, zaś dla Dyrektora stanowią podstawę do udostępnienia przedmiotowych danych. W tym stanie taktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Na podstawie art. 127 § 3 Kpa od decyzji przysługuje stronie prawo do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia stronie. Jeżeli strona nie chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ma prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.