Decyzja

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096, ze zm.) oraz art. 22 i art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922, ze zm.) w związku z art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000, ze zm.) po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pana M. P., zam. w R. na przetwarzanie jego danych osobowych przez Prezesa Sądu Rejonowego w J., w tym na udostępnienie ich Ministrowi Sprawiedliwości

odmawiam uwzględnienia wniosku

Uzasadnienie

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urzędu Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła skarga Pana M. P. (zam. w R.) zwanego dalej „Skarżącym” na przetwarzanie jego danych osobowych przez Prezesa Sądu Rejonowego w J., zwanego dalej „Prezesem Sądu”, w związku z konkursem na stanowisko dyrektora Sądu Rejonowego w J., w tym na udostępnienie ich Ministrowi Sprawiedliwości.

Na podstawie przeprowadzonego postępowania administracyjnego Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wydał decyzję z 4 października 2016 r. (DOLiS/DEC-961/16/88255, 88256, 88257), w której odmówił uwzględnienia wniosku. W ustawowym terminie, [...] października 2016 r. do Biura GIODO wpłynął wniosek Skarżącego o ponowne rozpatrzenie sprawy. Po ponownym rozpatrzeniu sprawy Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wydał decyzję z 8 marca 2017 r. (DOLiS/DEC-290/17/18926, 18956, 18965), którą utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję. W wyniku powyższego Skarżący wniósł [...] kwietnia 2017 r. skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie za pośrednictwem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na ww. decyzje. W wyroku z 15 grudnia 2017 r. (sygn. akt II SA/Wa 661/17) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżoną decyzję z 8 marca 2017 r. (DOLiS/DEC-290/17/18926, 18956, 18965) oraz poprzedzającą decyzję z 4 października 2016 r. (DOLiS/DEC-961/16/88255, 88256, 88257) uwzględniając skargę i stwierdzając, że ww. decyzje oparte zostały na niepełnych ustaleniach stanu faktycznego i rozważaniach prawnych dokonanych na podstawie niewłaściwych przepisów prawa, w związku z czym twierdzenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o bezprzedmiotowości wydania jakiegokolwiek nakazu Sąd uznał za przedwczesne. Z uwagi na powyższe Sąd nie odniósł się do podniesionych w skardze zarzutów naruszenia przez organ przepisów prawa materialnego i nakazał ponowne rozpatrzenie sprawy przy dokładnym ustaleniu stanu faktycznego i prawnego.

W toku ponownie przeprowadzonego w przedmiotowej sprawie postępowania Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ustalił, co następuje:

1. W 2015 r. Skarżący wziął udział w konkursie na stanowisko dyrektora Sądu Rejonowego w J. Jak wskazuje Prezes Sądu Rejonowego w J. w treści swoich wyjaśnień z [...] września 2018 r., zgłoszenie Skarżącego o przystąpieniu do konkursu na stanowisko Dyrektora Sądu Rejonowego w J. wraz z załączonymi dokumentami wpłynęło do Sądu [...] maja 2015 r.
2. Zgodnie z informacją Prezesa Sądu z [...] czerwca 2015 r., po przeprowadzonym [...] i [...] czerwca 2015 r. konkursie, komisja konkursowa uchwałą z [...] czerwca 2015 r. ustaliła jego wynik, przyznając Skarżącemu 22,4 pkt. i 4 miejsce.
3. Podczas zapoznawania się z dokumentacją konkursową w siedzibie Sądu Rejonowego w J., Skarżący uzyskał informację, że całość dokumentacji konkursowej zostanie przesłana do Ministerstwa Sprawiedliwości. Skarżący zgłosił Prezesowi Sądu swój sprzeciw co do przekazywania dotyczących go dokumentów.
4. Jak wskazał Prezes Sądu Rejonowego w J., Skarżący nie kierował pisma, w którym zawarte by było jego oświadczenie o rezygnacji z udziału w konkursie na dyrektora Sądu Rejonowego w J.
5. Prezes Sądu Rejonowego w J. w piśmie z [...] lipca 2015 r., przekazanym przez Wiceprezesa Sądu Okręgowego w P.  [...] lipca 2015 r., a które wpłynęło do Ministerstwa Sprawiedliwości [...] lipca 2015 r., złożył wniosek o powołanie dyrektora Sądu Rejonowego w J.
6. Do Sądu drogą elektroniczną wpłynęła [...] sierpnia 2015 r. prośba pracownika Departamentu Sądów, Organizacji i Analiz Wymiaru Sprawiedliwości w Ministerstwie Sprawiedliwości o nadesłanie dokumentacji konkursowej.
7. Wraz z przesłanymi przy odpowiedzi z [...] sierpnia 2015 r. na ww. pismo do Ministerstwa Sprawiedliwości dokumentami, Wiceprezes Sądu Rejonowego w J. poinformowała o braku zgody Skarżącego na przesłanie dotyczących go dokumentów.
8. Aktem z [...] października 2015 r. ([...]) Minister Sprawiedliwości powołał z dniem [...] listopada 2015 r. Dyrektora Sądu Rejonowego w J. kandydata, który zajął 1 miejsce w konkursie.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje:

Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.), zwana dalej „u.o.d.o.”, określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane osobowe są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych (art. 2 ust. 1 u.o.d.o.). W przypadku stwierdzenia naruszenia którejś z takich zasad, w szczególności art. 23 lub art. 27 u.o.d.o., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych stosownie do dyspozycji art. 18 ust. 1 u.o.d.o. wydaje decyzję administracyjną. W tym zakresie może nakazać administratorowi danych usunięcie uchybień (art. 18 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o.), uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie, udostępnienie lub nieudostępnienie danych osobowych (art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy).

W niniejszej sprawie znaczenie ma przede wszystkim art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o., który stanowi, iż przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przepis ten w sposób jasny określa przesłankę dopuszczalności przetwarzania danych osobowych.

Podstawowymi kwestiami będącymi przedmiotem niniejszego postępowania administracyjnego było ustalenie, czy Prezes Sądu Rejonowego w J. był uprawniony do przekazania Ministrowi Sprawiedliwości danych osobowych Skarżącego oraz ustalenie, czy Minister Sprawiedliwości był uprawniony do pozyskania danych osobowych Skarżącego. Kolejnym zagadnieniem do rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie było to, czy Minister Sprawiedliwości miał podstawy prawne do dalszego przetwarzania danych osobowych po zakończonym konkursie na wolne stanowisko dyrektora Sądu Rejonowego w J.

Odnosząc się do pierwszych dwóch kwestii, należy zauważyć, że art. 32 § 2 z dnia 27 lipca 2001 r. prawo o ustroju sądów powszechnych, zwanej dalej „p.u.s.p.” w brzmieniu wówczas obowiązującym (Dz.U. z 2015 r. poz. 133) stanowił, że prezes danego sądu przedstawia we wniosku Ministrowi Sprawiedliwości kandydata do objęcia stanowiska, który został wyłoniony w drodze konkursu na pierwszym miejscu według kolejności. Ponadto jak wskazywał § 7 pkt 2 ww. przepisu w przypadku odmowy powołania na stanowisko dyrektora sądu kandydata, o którym mowa w § 2 prezes sądu mógł złożyć wniosek o powołanie na stanowisko dyrektora sądu wyłonionego w drodze konkursu kandydata z kolejnego miejsca albo ponownie zarządzić konkurs. Jak wynika z materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie Prezes Sądu zawarł dane osoby, która zajęła pierwsze miejsce we wniosku o powołanie złożonym [...] lipca 2015 r.

Rozpatrując charakter prawny sprzeciwu wyrażonego przez Skarżącego, należy pamiętać, że zgodnie z wyjaśnieniami Prezesa Sądu Rejonowego w J. z [...] września 2018 r. Skarżący nie kierował pisma, w którym zawarte by było jego oświadczenie o rezygnacji z udziału w konkursie. Informację o sprzeciwie Skarżący przekazał dopiero w momencie zapoznawania się z dokumentacją konkursową w siedzibie Sądu. W powyższej sprawie wycofanie zgody na udział w konkursie nie wywoływało skutku w postaci usunięcia wszystkich danych Skarżącego z wytworzonej już dokumentacji. Stanowiła ona całość, zaś jej poszczególne elementy takie jak np. wspomniana uchwała, zostały wytworzone na podstawie przepisów prawa. Tym samym, choć pierwotnie przekazanie danych osobowych przez Skarżącego niewątpliwie nastąpiło na podstawie zgody, to w toku trwania procedury konkursowej jego dane były już przetwarzane na podstawie przepisów prawa, określających procedurę prowadzenia konkursu.

Należy jednak zauważyć, że chociaż omawiany sprzeciw Skarżącego nie mógł wywołać skutków wobec utrwalania i dalszego przechowywania danych przez Prezesa Sądu w wytworzonej dokumentacji konkursowej, to winien on jednak zostać uwzględniony już w kontekście ewentualnego udostępnienia. Nawet bowiem gdyby doszło do sytuacji określonej w art. 32 § 7 pkt 2 p.u.s.p. tj. odmowy Ministra Sprawiedliwości powołania pierwotnie wskazanego kandydata, to niecelowym byłoby przekazywanie jego danych w sytuacji, gdy Skarżący nie zamierzał już obejmować stanowiska dyrektora sądu. Tym samym nie można uznać art. 32 p.u.s.p. za umożliwiający przekazanie danych Skarżącego.

Niemniej jednak w przedmiotowej sprawie należy zwrócić uwagę na pozostałe obowiązujące przepisy w dniu udostępnienia przez Prezesa Sądu danych osobowych. W szczególności należy zwrócić uwagę, że zgodnie z ówczesnym brzmieniem art. 9 p.u.s.p. nadzór administracyjny nad działalnością sądów, o której mowa w art. 8 pkt 1, sprawuje Minister Sprawiedliwości, na zasadach określonych w dziale I rozdziału 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.), zwanej dalej u.f.p.

Jak wskazuje się bowiem w doktrynie „do zadań Ministra Sprawiedliwości w zakresie administracji sądowej należy zapewnienie odpowiednich warunków techniczno-organizacyjnych oraz majątkowych funkcjonowania sądu i wykonywania przez sąd zadań z zakresu wymiaru sprawiedliwości oraz z zakresu ochrony prawnej” (Niemiec, Tomasz M„ Nadzór zewnętrzny nad działalnością administracyjną sądów powszechnych. Krajowa Rada Sądownictwa, 2012, nr 4. s. 5-­9).

Odesłanie do przepisów u.f.p. każę zwrócić uwagę na art. 68 ust. 1 u.f.p., który stanowi, że kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Jak wskazuje zaś ust. 2 wskazanego przepisu celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. Powyższe przepisy omówiono w doktrynie, która wskazuje, że „system kontroli zarządczej to zbiór wszystkich działań ukierunkowanych na zgodne z prawem, skuteczne i efektywne osiągnięcie rezultatów. Wskazane przez ustawodawcę obszary działania jednostki (cele kontroli zarządczej) to te działania, których prawidłowe funkcjonowanie powinno doprowadzić w efekcie do zrealizowania przyjętego przez jednostkę zadania do wykonania (celu). Na tym polega istota zapisów art. 68 ust. 2 u.f.p. (Gołębiowski, Grzegorz. Art. 68. W: Ustawa o finansach publicznych. Komentarz prawno- finansowy. Wydawnictwo Sejmowe, 2014).

Tym samym za prawidłowe należy uznać rozumowanie, zgodnie z którym w sytuacji, w której z jednej strony Minister Sprawiedliwości nie był związany wynikiem ustalonym przez komisję, a z drugiej sprawował nadzór nad działalnością administracyjną sądu, to mógł domagać się przesłania całości dokumentacji celem jej weryfikacji. Należy zatem zwrócić uwagę, że system ochrony danych osobowych powinien funkcjonować bez uszczerbku dla pozostałych chronionych prawem wartości do jakich niewątpliwie można zaliczyć konieczność udokumentowania przejrzystości i uczciwości przeprowadzonego konkursu. W omawianej sytuacji, jak wskazano wyżej, nie było możliwe przesłanie dokumentacji w zakresie dotyczącym tylko jednego kandydata.

Uwzględniając powyższe przepisy, należy stwierdzić, że Prezes Sądu był zobowiązany do przekazania danych osobowych Skarżącego. Uprawnienie spoczywało bowiem po stronie Ministra Sprawiedliwości, który [...] sierpnia 2015 r. z niego skorzystał.

Odnośnie natomiast dalszego przetwarzania danych osobowych przez Ministra Sprawiedliwości, to należy zauważyć, że jak wskazał Minister Sprawiedliwości w treści swoich wyjaśnień z [...] listopada 2018 r., przedmiotowa dokumentacja przechowywana jest przez 50 lat jako dokumentacja z kategorią archiwalną BE50 na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej Ministra Sprawiedliwości i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Sprawiedliwości z 2011 r. Nr 2, poz. 10 ze zm.). Tym samym całość dokumentacji, w tym dane osobowe Skarżącego, przetwarzane były w dniu zakończenia procedury na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i przez okres w nich wskazany, a zatem w zgodzie z art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o.

Odnosząc się zaś do art. 175a p.u.s.p., to jak wskazał Minister Sprawiedliwości w treści swoich wyjaśnień z [...] listopada 2018 r. „wszystkie osoby, które zgłosiły się do konkursu na stanowisko dyrektora sądu to kandydaci na to stanowisko. Powołanie jednej z tych osób na stanowisko dyrektora sądu nie zmienia statusu pozostałych kandydatów, którzy po powołaniu dyrektora sądu są w dalszym ciągu kandydatami, którzy wzięli udział w konkursie na stanowisko dyrektora danego sądu. Jak wskazuje zaś art. 175a § 1 pkt 4 p.u.s.p. w brzmieniu z dnia wydawania niniejszej decyzji administracyjnej, administratorami danych osobowych kandydatów na stanowiska dyrektorów sądów oraz ich zastępców są prezesi i dyrektorzy właściwych sądów oraz Minister Sprawiedliwości, w zakresie realizowanych zadań. Jak zaś wskazuje się w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie 13 marca 2014 r. (sygn. akt II SA/Wa 1988/13) „przesłanką wydania przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych nakazu jest stwierdzenie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, tj. z zebranego w postępowaniu materiału dowodowego musi wynikać, że swoim działaniem lub zaniechaniem administrator naruszył przepisy prawa. Stwierdzony przez organ stan naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych powinien istnieć w dacie wydania decyzji. Przewidziana zaś w art. 18 pkt 1 ust. 1 u.o.d.o. sankcja w postaci usunięcia uchybień obejmuje czynności przywracające stan zgodny z prawem, inne niż wymienione w pozostałych punktach tego przepisu ”

W przedmiotowej sprawie należy również zwrócić uwagę na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 25 marca 2010 r., który wskazuje, że „organy administracji publicznej obowiązane są bowiem do działania na podstawie przepisów prawa. Oznacza to, iż winny dokonać oceny i podjąć rozstrzygniecie w oparciu o przepisy obowiązujące w dniu wydania decyzji. Obowiązek ten dotyczy przy tym również sytuacji, gdy przepisy prawa ulegną zmianie w czasie miedzy wszczęciem postępowania, a rozpatrzeniem sprawy. W takim przypadku zachowując jej tożsamość organy winny przy orzekaniu uwzględnić nowy stan prawny, jeżeli z nowych przepisów nie wynika co innego. W braku szczególnych regulacji nie sposób przy tym uznać, iż ustalenia dokonane w -wyniku czynności wyjaśniających podjętych na gruncie przepisów, które utraciły swą moc, nie mogą stanowić podstawy merytorycznego rozstrzygnięcia, jeśli zebrany materiał dowodowy jest wystarczający do rozpoznania sprawy na podstawie nowych przepisów prawa

Tym samym dane Skarżącego w dniu wydania decyzji przetwarzane są na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, a zatem w zgodzie z brzmieniem art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o. Zmiana przepisów, która rozszerzyła krąg osób, których dane Minister Sprawiedliwości może przetwarzać o kandydatów na wskazywane w nich stanowiska, powinna zatem zostać uwzględniona, nawet jeśli nastąpiła już po zakończeniu konkursu. Na podstawie art. 18 u.o.d.o. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydaje bowiem decyzję administracyjną, której celem jest przywrócenie stanu zgodnego z prawem w dniu jej wydania.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Na podstawie art. 127 § 3 KPA od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Jeżeli strona nie chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ma prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.