Decyzja

W tym miejscu należy wskazać, iż z dniem 6 lutego 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125), która w art. 100 określa, iż postępowania prowadzone przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, prowadzone są na podstawie przepisów dotychczasowych, tj. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.) zwanej dalej: „ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r.”. Zgodnie z art. 7 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r., przez przetwarzanie danych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

W toku postępowania zainicjowanego skargą, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zwrócił się do Komendanta Głównego Policji, o złożenie wyjaśnień odnośnie okoliczności niniejszej sprawy.

Tytułem wyjaśnień Komendant Główny Policji w piśmie z [...] marca 2019 r. (data prezentaty Urzędu Ochrony Danych Osobowych) wskazał szczegółowo podstawy prawne przetwarzania przez Policję danych osobowych, ich zakres oraz cel przetwarzania, zwracając uwagę na szczególność tych norm (lex specialis) wobec przepisów ogólnych jakimi są przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Poinformował przy tym, że Policja przetwarza dane Skarżącego jedynie w zakresie swoich ustawowych zadań, zaś dalsze ich udostępnianie innym organom władzy publicznej bądź podmiotom jest wyłącznie możliwe, gdy taki obowiązek wynika z innych przepisów szczególnych. Ponadto w przedmiotowym piśmie powołano się na treść art. 20 ust. 1d ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2019 r. poz. 161 ze zm.), który zezwala na przetwarzanie danych osobowych bez wiedzy i zgody osoby, której dane dotyczą. Z powyższego wynika, iż Policja nie jest zobowiązana do informowania osoby, której dane osobowe przetwarza o fakcie oraz zakresie przetwarzania tych danych. 

Jednocześnie w ww. piśmie powołano się także na przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 sierpnia 2018 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję (Dz. U. poz. 1636), w tym w szczególności na przesłanki oceny przydatności danych określone w § 29 ust. 1 niniejszego rozporządzenia. Nadto w owym piśmie zwrócono także uwagę na to, iż Policja przy uwzględnieniu normy wynikającej z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości dokonuje weryfikacji danych osobowych przetwarzanych w bazie KSIP nie rzadziej niż co 10 lat od dnia zebrania, uzyskania, pobrania lub aktualizacji danych. Jak podkreślono owa weryfikacja dokonywana jest w celu ustalenia, czy istnieją dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne, przy czym zbędne dane usuwa się bądź zamiast ich usunięcia można przekształcić je w sposób uniemożliwiający przyporządkowanie poszczególnych informacji osobistych lub rzeczowych do określonej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

W związku z realizacją norm określonych w ustawie o Policji, uprawniony organ Policji dokonał weryfikacji zgromadzonych danych osobowych Skarżącego w systemie KSIP w związku ze złożoną skargą do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W rezultacie powyższego (oceny pod kątem ich przydatności) organ Policji usunął z systemu KSIP informacje dotyczące Skarżącego, co do których zachodziły przesłanki z art. 20 ust. 1-1c i ust. 2b-2c ustawy o Policji.

Po zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

W pierwszej kolejności podkreślenia wymaga, iż Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydając decyzję administracyjną, zobowiązany jest do rozstrzygania sprawy w oparciu o stan faktyczny istniejący w chwili wydania tej decyzji. Jak podnosi się w doktrynie „organ administracji publicznej ocenia stan faktyczny sprawy według chwili wydania decyzji administracyjnej. Reguła ta odnosi się także do oceny stanu prawnego sprawy, co oznacza, że organ administracji publicznej wydaje decyzję administracyjną na podstawie przepisów prawa obowiązujących w chwili jej wydania (…). Rozstrzyganie w postępowaniu administracyjnym polega na zastosowaniu obowiązującego prawa do ustalonego stanu faktycznego sprawy administracyjnej. W ten sposób organ administracji publicznej realizuje cel postępowania administracyjnego, jakim jest urzeczywistnienie obowiązującej normy prawnej w zakresie stosunków administracyjno-prawnych, gdy stosunki te tego wymagają” (Komentarz do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego M. Jaśkowska, A. Wróbel, Lex., el/2012). Jednocześnie niniejszy organ podziela stanowisko wyrażone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 25 listopada 2013 r., wydanym w sprawie o sygn. akt I OPS 6/1, w którym ww. Sąd wskazał cyt.: „W postępowaniu administracyjnym, regulowanym przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, zasadą jest, że organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, która rozstrzyga sprawę co do jej istoty, według stanu prawnego i faktycznego na dzień wydania decyzji”.

Odnosząc powyższe do ustalonego stanu faktycznego przedmiotowej sprawy, podkreślić należy, że w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego organ ochrony danych osobowych ustalił, iż dane osobowe Skarżącego zostały usunięte z systemu KSIP, których administratorem danych był Komendant Główny Policji. W związku z powyższym uznać należy, iż Komendant Główny Policji nie przetwarza danych osobowych Skarżącego w zakresie wskazanym w treści skargi.                             

Z powyższych względów  postępowanie stało się bezprzedmiotowe i w związku z tym należało je umorzyć na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), zwanej dalej: „k.p.a”, wobec jego bezprzedmiotowości. Zgodnie ze wskazanym przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub w części. Brzmienie powołanego przepisu nie pozostawia wątpliwości, iż w razie stwierdzenia bezprzedmiotowości postępowania organ prowadzący to postępowanie obligatoryjnie je umarza. Jednocześnie w literaturze przedmiotu wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 k.p.a. oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty (B. Adamiak, J. Borkowski „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz” 7 wydanie Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2005 r., str. 485). Takie samo stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 27 lutego 2008 r. w sprawie o sygn. akt III SA/Kr 762/2007, w którym to stwierdził, że „postępowanie staje się bezprzedmiotowe, gdy brak któregoś z elementów stosunku materialnoprawnego, co powoduje, że nie można załatwić sprawy przez rozstrzygnięcie co do istoty”.

Ustalenie przez organ publiczny istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 k.p.a. zobowiązuje go, jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie, do umorzenia postępowania, albowiem brak jest podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, zaś dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Decyzja jest ostateczna. Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych  przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. 2019 r. poz. 125) w związku z art. 15 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.) od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wpis od skargi wynosi 200 zł. Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.