Decyzja

Na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096) oraz art. 12 pkt 2, art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 ze zm.) w związku z art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.) po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani W. S., zam. w S., na nieprawidłowości w procesie przetwarzania przez Prezesa Sądu Okręgowego w P., polegające na udostępnieniu jej danych osobowych wobec innych uczestników postępowania w sprawie o sygnaturze akt [...] toczącej się przed Sądem Okręgowym w P.,

umarzam postępowanie

Uzasadnienie

W dniu [...] sierpnia 2016 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych) wpłynęła skarga Pani W. S. (zwaną dalej „Skarżącą”) w przedmiocie zamieszczenia jej danych osobowych w sentencji postanowienia sądu z [...] listopada 2015 r. oraz ich udostępnienia innym uczestnikom postępowania w sprawie o sygnaturze akt [...], toczącej się przed Sądem Okręgowym w P. Skarżąca w treści skargi wskazała, iż otrzymała z sądu komplet dokumentów, w których na jednej ze stron widnieją jej dane osobowe oraz dane osobowe innych osób zainteresowanych w sprawie, tj. imiona, nazwiska i adresy. Skarżąca podniosła, iż nie wyraziła zgody na udostępnienie jej danych osobowych wobec innych uczestników postępowania, którzy są dla niej osobami obcymi. Pismem z [...] września 2016 r. Skarżąca została wezwana przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych do uzupełnienia braków formalnych skargi. W odpowiedzi Skarżąca sprecyzowała, że zakres udostępnionych przez sąd danych osobowych dotyczył jej imienia, nazwiska i adresu zameldowania oraz że wnosi o przeprowadzenie kontroli w celu oceny poprawności procesu przetwarzania danych osobowych w Sądzie Okręgowym w P.

W tym miejscu należy wskazać, iż z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, tj. 25 maja 2018 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych stał się Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z art. 160 tej ustawy postępowania prowadzone przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wszczęte i niezakończone przed dniem 25 maja 2018 r. prowadzone są przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w k.p.a. Wszelkie czynności podejmowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych przed dniem 25 maja 2018 r. pozostają skuteczne.

W toku postępowania zainicjowanego skargą, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych uzyskał wyjaśnienia odnośnie okoliczności sprawy, zapoznał się z materiałem dowodowym i dokonał następujących ustaleń.

Pismem z [...] kwietnia 2018 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zwrócił się do Prezesa Sądu Okręgowego w P., będącego administratorem danych osobowych Skarżącej, o ustosunkowanie się do treści skargi i złożenie pisemnych wyjaśnień. O powyższym Prezes Urzędu poinformował Skarżącą (pismo z [...] kwietnia 2018 r. w aktach sprawy). W dniu [...] maja 2018 r.  do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęło pismo Prezesa Sądu ([...]), w którym wyjaśnił, iż podstawy prawny przetwarzania danych osobowych Skarżącej w sprawie o sygnaturze akt [...] określają przepisy ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 23 ze zm.), tj. art. 1 § 2 oraz ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360 ze zm.), zwanej dalej „k.p.c.”, tj. art. 9, art. 128 § 1, art. 258, art. 357 § 2 w związku z art. 23 ust. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Prezes Sądu wskazał również, że na wstępnym etapie postępowania w przedmiotowej sprawie Skarżąca została powołana w charakterze świadka przez stronę odwołującą się. W dniu [...] listopada 2015 r. Sąd Okręgowy w P.  na posiedzeniu niejawnym wydał postanowienie w przedmiocie wezwania do udziału w sprawie w charakterze zainteresowanych 52 osoby, w tym Skarżącą, na podstawie art. 477¹¹ § 1 i § 2 k.p.c. Odpis niniejszego postanowienia, zgodnie z zarządzeniem sędziego oraz na podstawie art. 357 § 2 k.p.c. doręczono wszystkim uczestnikom postępowania, którzy zgodnie z zasadą jawności wyrażoną w art. 9 k.p.c. mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy z tychże akt. W związku z powyższym w ocenie Prezesa Sądu nieuzasadnione byłoby anonimizowanie danych osobowych pozostałych uczestników postępowania sądowego w pismach kierowanych do oznaczonych adresatów, skoro na podstawie kodeksu postępowania cywilnego mają oni prawo dostępu do akt sprawy.

W takim stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych  zważył, co następuje.

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane osobowe są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych (art. 2 ust. 1 ustawy). Stosownie do brzmienia art. 7 pkt 2 ustawy pod pojęciem przetwarzania danych rozumieć należy jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Każda ze wskazanych w art. 7 pkt 2 ustawy form przetwarzania danych osobowych powinna znaleźć oparcie w jednej z przesłanek warunkujących legalność procesu przetwarzania danych osobowych, enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustaw o ochronie danych osobowych. Z uwagi na brzmienie art. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r., zgodnie z którym organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa, na uwadze należy mieć treść art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych w sądach powszechnych odbywa się w celu sprawowania wymiaru sprawiedliwości w zakresie nienależącym do sądów administracyjnych, sądów wojskowych oraz Sądu Najwyższego oraz wykonywania innych zadań z zakresu ochrony prawnej, powierzone w drodze ustaw (art. 1 § 2 i § 3 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych). Zasady działania Sądu wynikają m.in. z przepisów ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych oraz wydanym na podstawie art. 41 § 1 tej ustawy - rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2316), w którym określono m.in. porządek funkcjonowania sądów powszechnych, porządek czynności podejmowanych w sądach. Działalność orzeczniczą Sądu określają z kolei przepisy prawa procesowego ujęte w kodeksie postępowania cywilnego.

W niniejszej sprawie należy podnieść brak właściwości rzeczowej organu nadzorczego w zakresie przetwarzania danych przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Podstawowym celem wyłączenia w tym zakresie jest ochrona niezawisłości sądów. Wykonywanie przez organ właściwy w sprawach ochrony danych nadzoru nad przetwarzaniem danych w zakresie orzekania mogłoby stanowić niedopuszczalną ingerencję w działalność orzeczniczą. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ramach kompetencji przyznanych mu ustawą nie może zatem ingerować w tok ani w sposób postępowań prowadzonych przez inne, uprawnione na podstawie odrębnych przepisów organy. Tym samym nie może ingerować w treść dokumentów zgromadzonych w aktach takich postępowań. Innymi słowy Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie może podejmować czynności dotyczących postępowań prowadzonych przez inne organy na podstawie właściwych przepisów prawa. Powyższe znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z dnia 2 marca 2001 r. (sygn. akt II SA 401/00) stwierdził, że Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy inny sposób określony odpowiednimi procedurami. Niezależnie od powyższego, wskazać należy, iż sąd nie działa z urzędu, a czyni to dopiero na żądanie uprawnionego podmiotu zgłoszone w przepisanej formie. Jednocześnie sąd ma obowiązek w toku postępowania czuwać nad tym, aby brali w nim udział wszyscy zainteresowani, czyli osoby, których prawa lub obowiązki zależą od rozstrzygnięcia sprawy Jeżeli osoby takie nie biorą udziału w sprawie, sąd zawiadomi je o toczącym się postępowaniu (art. 477¹¹ § 2 k.p.c.). Na marginesie należy zwrócić także uwagę na wyrażoną w art. 9 k.p.c. zasadę jawności postępowania. Zgodnie z regulacją tego przepisu rozpoznawanie spraw odbywa się jawnie, chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej. Strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt.

W związku z brakiem kompetencji Prezesa Urzędu do merytorycznego rozstrzygnięcia niniejszej sprawy, postępowanie zainicjowane skargą złożoną przez Skarżącą należało umorzyć jako bezprzedmiotowe, stosownie do treści art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. W doktrynie wskazuje się, że: „bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego”, o której stanowi art. 105 § 1 k.p.a., oznacza brak któregoś z elementów stosunku materialnoprawnego skutkującego tym, że nie można załatwić sprawy przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. Umorzenie postępowania administracyjnego stanowi orzeczenie formalne, kończące postępowanie, bez jej merytorycznego rozstrzygnięcia (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 21 września 2010 r., II OSK 1393/09). Ustalenie przez organ publiczny zaistnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 k.p.a., zobowiązuje go, jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie, do umorzenia postępowania, bo nie ma wówczas podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie w takiej sytuacji postępowania stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Na podstawie art. 127 § 3 Kpa od decyzji przysługuje stronie prawo do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia stronie. Jeżeli strona nie chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, ma prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.