Dane w przesyłkach pocztowych wymagają lepszej ochrony

Poczta Polska powinna popracować nad wzmocnieniem środków, które mają zabezpieczyć bezpieczeństwo przesyłek – z takim wnioskiem wystąpił Mirosław Wróblewski, prezes UODO do Sebastiana Mikosza, prezesa zarządu Poczty Polskiej SA.

Pismo jest kontynuacją korespondencji prezesa UODO w sprawie niepokojących sygnałów jakie otrzymywał od administratorów, którzy zgłaszali naruszenia ochrony danych osobowych w ramach świadczenia usług przez Pocztę Polską, o czym informowaliśmy w naszym komunikacie https://uodo.gov.pl/pl/138/3071.

Prezes UODO z aprobatą przyjął wówczas informację z Poczty Polskiej na temat realizacji usługi e-Doręczeń, w tym zaktualizowania dokumentacji analizy ryzyka oraz przedstawienia szczegółowego opisu procesów realizowanych w ramach świadczenia publicznej usługi hybrydowej (dalej też PUH).

Prezes UODO ponownie podjął interwencję u prezesa Poczty Polskiej, gdyż w dalszym ciągu skala odnotowywanych przypadków zagubienia przesyłek przez Pocztę Polską, wydania przesyłek odbiorcom nieuprawnionym do ich odbioru, czy też doręczenia uszkodzonych przesyłek pocztowych wciąż jest jednak bardzo duża.

Tego rodzaju przypadki zgłaszają do organu nadzorczego administratorzy z sektora prywatnego, z obszaru administracji publicznej oraz sądy. Wielokrotnie zawiadamiali Prezesa UODO o naruszeniach ochrony danych osobowych nie tylko w związku ze zgubieniem korespondencji pocztowej z danymi osobowymi, ale i dostarczeniem przez operatora pocztowego przesyłek noszących ślady znacznych uszkodzeń (koperty porozrywane, otwarte, z niektórych wypadała zawartość).  

Biorąc pod uwagę zakres danych jaki potencjalnie może znajdować się w takiej korespondencji, tego rodzaju przypadki mogą wiązać się z wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, wymagających zgodnie z treścią art. 34 ust. RODO zawiadomienia osób, których dane dotyczą. Oprócz tzw. danych zwykłych typu imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, czy numer PESEL mogą być to bowiem także dane szczególnej kategorii, wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, np. dane dotyczące zdrowia, oraz dane, o których mowa w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych.

W przypadku korespondencji związanej z postępowaniami sądowymi pojawia się również niebezpieczeństwo wystąpienia negatywnych skutków procesowych – w przypadku zagubienia części zawartości przesyłki lub jest uszkodzenia strona może zostać pozbawiona możliwości obrony swoich praw, a skutki mogą być nieodwracalne (niektóre dowody, np. oryginały pism, są przesyłane do postępowań drogą pocztową i są nie do odtworzenia w razie ich zagubienia lub zniszczenia).

Należy również pamiętać o możliwości naruszenia dóbr osobistych w postaci chociażby wizerunku, które może wiązać się z dotkliwą ingerencją w sferę prywatności danej osoby.

Biorąc pod uwagę powyższe wątpliwości, organ nadzorczy zwrócił się do Poczty Polskiej o udzielenie dalszych wyjaśnień, w szczególności:

1. czy Poczta Polska monitoruje efektywność uprzednio wdrożonych środków służących wzmocnieniu bezpieczeństwa przesyłek;
2. czy Poczta Polska wdrożyła lub planuje wdrożyć dodatkowe środki bezpieczeństwa w tym zakresie, a jeśli tak, to jakie są to środki oraz w jakim terminie zostały/zostaną wdrożone.

Prezes UODO podkreślił również, że dalej będzie monitorował działania Poczty Polskiej, które mają przysłużyć się poprawie bezpieczeństwa świadczonych usług i wyeliminowaniu przypadków naruszeń ochrony danych.

DKN.5101.47.2024