IOD w służbie cywilnej. Uwagi PUODO do projektu nowelizacji rozporządzenia o stanowiskach urzędników

W projektowanej zmianie rozporządzenia o stanowiskach urzędniczych w służbie cywilnej należy doprecyzować przepisy dotyczące inspektorów danych osobowych oraz uwzględnić stanowisko zastępcy IOD.

Prezes UODO Mirosław Wróblewski przekazał Szefowej Służby Cywilnej, Anicie Noskowskiej-Piątkowskiej, uwagi do projektu nowelizacji rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej.

Na co warto zwrócić uwagę w projektowanej zmianie rozporządzenia z punktu widzenia ochrony danych osobowych?

Prezes UODO stwierdził, że niezależnie od tego, jak różnorodne są struktury podmiotów wchodzących w skład służby cywilnej, wszystkie one muszą spełniać wymogi RODO i zapewniać inspektorowi ochrony danych (IOD) gwarancje niezależności jego działań – rozumiane jako zapewnianie bezpośredniej podległości, właściwe i niezwłoczne włączanie IOD we wszystkie sprawy związane z ochroną danych osobowych oraz wspieranie go w wykonywaniu przez niego zadań.

         1. W katalogu stanowisk urzędniczych powinno zostać uwzględnione stanowisko zastępcy IOD (tak jak zostało to ujęte w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych).

Możliwość powołania zastępcy inspektora ochrony danych wynika z art. 11a ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, co umożliwia administratorowi w każdym czasie wyznaczenie zastępcy IOD, który będzie pełnił tę funkcję podczas nieobecności inspektora.

         2. Stanowiska IOD (i jego zastępcy) powinny bezpośrednio podlegać najwyższemu kierownictwu danego podmiotu w strukturach służby cywilnej.

Tymczasem w projekcie nowelizacji stanowisko IOD zostało umieszczone w grupie stanowisk samodzielnych. Może to nie zagwarantować wymaganej przez RODO bezpośredniej podległości IOD najwyższemu kierownictwu danej jednostki. Optymalnym rozwiązaniem byłoby umiejscowienie IOD oraz jego zastępcy w nowej grupie stanowisk bezpośrednio podlegających najwyższemu kierownictwu podmiotu w strukturach służby cywilnej.

         3. Kwalifikacje odnoszące się do IOD (oraz jego zastępcy).

IOD zgodnie z art. 37 ust. 5 RODO  jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań (w art. 38 ust. 4 i art. 39 RODO).

Wątpliwości Prezesa UODO wzbudza fakt, że w projekcie zmian rozporządzenia, wskazano jedynie, że IOD ma mieć wyższe wykształcenie. Taki przepis mógłby spowodować, że powoływana na stanowisko IOD (zastępcy IOD) osoba nie będzie spełniać koniecznych wymagań dotyczących wiedzy fachowej i umiejętności wypełniania jego zadań określonych w art. 38 ust. 4 i art. 39 RODO. Należałoby zatem dokonać zmiany poprzez wskazanie, że kwalifikacje IOD (oraz jego zastępcy) określone są w przepisach RODO.

         4. Zmiana umiejscowienia IOD

Projekt zakłada, że osoby wykonujące zadania IOD, w dniu wejścia w życie opiniowanego aktu wykonawczego, zostaną przeniesione, o ile wyrażą na to zgodę,
na stanowisko IOD bezpośrednio podlegające najwyższemu kierownictwu w danym podmiocie. Niestety taka konstrukcja może wzbudzać wątpliwości co do statusu IOD, którego bezpośrednia podległość najwyższemu kierownictwu wynika wprost z przepisów RODO.

Zapewnienie bezpośredniej podległości najwyższemu kierownictwu nie może być uzależnione od zgody na przeniesienie udzielonej przez osobę dotychczas wykonującą zadania IOD. Brak uzyskania zgody na przeniesienie mógłby legalizować nieprawidłowe usytuowanie IOD w strukturze takiego podmiotu – poprzez podleganie nie najwyższemu kierownictwu, ale np. dyrektorowi departamentu lub naczelnikowi.

DPNT.401.10.2026