Kolejna inicjatywa kodeksowa

Przedstawiciele Związku Przedsiębiorstw Finansowych spotkali się z ekspertami UODO w sprawie inicjatywy stworzenia kodeksu postępowania dla branży zarządzania wierzytelnościami.

 W czasie spotkania omówiono takie kwestie, jak cel powstawania kodeksu, liczba i charakter podmiotów, które miałby on obejmować, podmiot zgłaszający i przygotowujący dokument. W trakcie dyskusji wskazano, że kodeks zatwierdzony przez Prezesa UODO, staje się zbiorem instrukcji dla administratorów lub podmiotów przetwarzających, którzy projektują i wdrażają zgodne z RODO czynności przetwarzania danych, nadających znaczenie operacyjne zasadom ochrony danych określonym w prawie europejskim i krajowym. Kodeks to dokument uwzględniany przez organ nadzorczy w prowadzonych postępowaniach (np. skargowych czy kontrolnych) wobec podmiotów będących jego członkami. Dlatego też tak ważne jest, aby kodeks zawierał konkretne przykłady, praktyczne rozwiązania i nie był abstrakcyjny.

W trakcie dyskusji Monika Krasińska, dyrektor Departamentu Prawa i Nowych Technologii UODO, zaznaczyła, że idea opracowania kodeksu postępowania dla organizacji zajmujących się zarządzaniem wierzytelnościami wydaje się w pełni potrzebna i zrozumiała. Zwróciła też uwagę na częsty problem, który pojawia się wśród organizacji wyrażających chęć stworzenia kodeksu, a jest nim przekonanie, że kodeks to w zasadzie katalog powtarzający, w nieco innej formule, przepisy rozporządzenia ogólnego 2016/679 (RODO), tymczasem jest to zupełnie inny rodzaj dokumentu, który opiera się na RODO, ale korzysta również z doświadczenia organizacji, praktyk, specyfiki branży i przede wszystkim musi odpowiadać Wytycznym 1/2019 Europejskiej Rady Ochrony Danych, w których zostały doprecyzowane zasady ich tworzenia, a także w odpowiedni sposób uwzględniać inne stanowiska EROD oraz orzecznictwo sądów i przepisy prawa mające zastosowanie w danym sektorze.

Monika Krasińska podkreśliła również, że na każdym etapie powstawania kodeksu UODO podpowiada, jak go konstruować, ale nie uczestniczy bezpośrednio w samym procesie jego pisania. Urząd jest otwarty na spotkania i omówienie zagadnień w nim poruszonych, jednak ostateczna decyzja co do jego zakresu i treści należy do twórców kodeksu.

Marcin Czugan, prezes Zarządu Związku Przedsiębiorstw Finansowych, wyjaśnił, że branża, którą reprezentuje, potrzebuje kodeksu postępowania, gdyż zakres działalności organizacji zajmujących się zarządzaniem wierzytelnościami w ostatnich latach jeszcze bardziej zaczął obejmować sprawę ochrony danych osobowych, przede wszystkim w związku z rozwojem narzędzi cyfrowych i metod przepływu informacji. Istotne jest również to, że ZPF współpracuje z licznymi podmiotami zewnętrznymi (jak choćby kancelarie prawne), które także przetwarzają dane – niezwykle ważne dla prywatności osób fizycznych, bo dotyczące zobowiązań finansowych.

Fundamentem każdego kodeksu – jak zwrócili uwagę eksperci UODO – jest obowiązek uregulowania kwestii pozyskiwania, przechowywania, wykorzystywania  i udostępniania danych (a najlepiej to robić na bazie rejestru czynności przetwarzania).

Podczas spotkania omówiono także szczegółowo rolę podmiotu monitorującego kodeks. Jak wyjaśniono, jest nim często instytucja mająca już doświadczenie w tematyce ochrony danych osobowych ale podmiotem monitorującym może też być jednostka wewnętrzna funkcjonująca w ramach struktury organizacyjnej twórcy kodeksu., Jednak, zarówno zewnętrzny jak i wewnętrzny podmiot monitorujący musi udowodnić swoją niezależność pod względem bezstronności pełnionej funkcji od członków, którzy zobowiązali się do stosowania kodeksu oraz od przedstawicieli zawodu, branży lub sektora, do których ma zastosowanie dany kodeks.

Procesem, który musi towarzyszyć powstawaniu kodeksu, są również konsultacje publiczne – zarówno z przyszłymi członkami kodeksu, jak i z podmiotami danych, do przetwarzania których kodeks będzie miał zastosowanie. Raport z przeprowadzonych konsultacji jest składany do Prezesa UODO wraz z projektem kodeksu i wnioskiem o jego zatwierdzenie.

Dotychczas Prezes UODO zatwierdził trzy kodeksy postępowania.