Zawiadomienie dotyczące IOD na podstawie DODO

INFORMACJE OGÓLNE

Przepisy o ochronie danych osobowych nakładają na wielu administratorów i podmioty przetwarzające obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych (IOD).

Obowiązek ten może wynikać z:

RODO – tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w związku z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
DODO – tj. ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości.

Niektórzy administratorzy są zobowiązani do wyznaczenia IOD zarówno na podstawie RODO, jak i ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. (np. Policja, sądy, prokuratura). Wówczas muszą oni przesłać osobne zawiadomienia, korzystając przy tym z właściwych formularzy przygotowanych odrębnie dla DODO i dla RODO.

Podmioty, które wyznaczą IOD, mają obowiązek zawiadomienia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o wyznaczeniu IOD i jego danych kontaktowych, a następnie o każdej zmianie w przesłanych danych. Obowiązek zawiadomienia Prezesa UODO zachodzi więc w przypadku:

wyznaczenia IOD
odwołania IOD
zmiany danych kontaktowych IOD
zmiany danych administratora/podmiotu przetwarzającego, który wyznaczył IOD (obowiązek ten dot. tylko podmiotów, które wyznaczyły IOD na podstawie RODO).

Dla każdej z tych sytuacji opracowaliśmy formularze ułatwiające wykonanie obowiązku. Dodatkowo udostępniamy formularz dotyczący sytuacji, gdy jednocześnie następuje odwołanie dotychczasowego IOD i wyznaczenie nowego.

Niektóre podmioty są zobowiązane do wyznaczenia IOD zarówno na podstawie RODO, jak i DODO (np. Policja, sądy, prokuratura). Dlatego udostępniamy oddzielnie formularze dotyczące IOD wyznaczonych na podstawie RODO i oddzielne dla tych wyznaczonych na podstawie DODO.

Powyższe informacje dotyczą również zawiadomień związanych z wyznaczeniem zastępcy IOD, dla których również przygotowane zostały odpowiednie formularze.

Zatem aby dokonać zawiadomienia dotyczącego IOD (zastępcy IOD), należy skorzystać z właściwego formularza - więcej informacji: Jaki formularz wybrać?

Przypominamy, że zawiadomienie musi mieć postać elektroniczną i być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP złożonym przez osobę (osoby) uprawnioną do działania w imieniu administratora lub podmiotu przetwarzającego.

W sekcji „Pytania i odpowiedzi dotyczące zgłoszenia IOD” znajdą Państwo odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z tym obowiązkiem, w tym wskazówki „Jak uniknąć błędów, zgłaszając IOD?”.

JAK PRZESŁAĆ ZAWIADOMIENIE DOTYCZĄCE IOD?

Zawiadomienie można do nas przesłać za pomocą 3 poniższych systemów:

portal biznes.gov.pl (rekomendujemy skorzystanie z tego serwisu, bo zawiera on wszystkie interaktywne formularze umożliwiające dokonanie zgłoszenia IOD lub zastępcy IOD)
e-Doręczenia
ePUAP

ZGŁOSZENIE IOD przez portal biznes.gov.pl

Żeby przesłać zawiadomienie przez portal biznes.gov, skorzystaj z poniższych linków do zamieszczonych na nim interaktywnych formularzy:

Inspektor ochrony danych

Zastępca inspektora ochrony danych

ZGŁOSZENIE IOD przez e-Doręczenia

Żeby przesłać zawiadomienie przez e-Doręczenia, należy wypełnić właściwy formularz (dostępny w sekcji „Materiały do pobrania (w formacie docx przeznaczone do samodzielnego wypełnienia i przesłania jako załącznik do pisma ogólnego przez e-Doręczenia i ePUAP) i przesłać go jako załącznik za pomocą pisma ogólnego. Tytuł pisma powinien odzwierciedlać tytuł formularza.

Przed wysłaniem zawiadomienia w trybie e-Doręczeń należy upewnić się, czy:

załączono formularz dotyczący IOD w postaci elektronicznej oraz inne niezbędne w danym przypadku dokumenty (np. pełnomocnictwo obejmujące uprawnienie do przesłania zawiadomienia dot. IOD do Prezesa UODO w imieniu administratora lub podmiotu przetwarzającego, dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa), więcej o zgłaszaniu przez pełnomocnika tutaj „Czy można zawiadomić o IOD przez pełnomocnika i jak to zrobić?”
dokumenty (tj. formularz oraz pełnomocnictwo) zostały podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osoby uprawnione/osobę uprawnioną do reprezentowania administratora, więcej informacji w sekcji „Pytania i odpowiedzi dotyczące zgłoszenia IOD".
wskazany został adres do doręczeń elektronicznych UODO AE:PL-67085-31860-RWFHC-35.

Zgłoszenie IOD przez ePUAP

System ePUAP dostępny jest pod linkiem: https://epuap.gov.pl/wps/portal. Funkcjonowanie tego portalu i dostęp do kont użytkowników oraz skrzynek w ePUAP są stopniowo wygaszane i zastępowane obowiązkiem stosowania e-Doręczeń.

Na portalu ePUAP nie ma interaktywnych formularzy dotyczących zgłoszenia IOD i zastępcy IOD na podstawie DODO. W celu przesłania zawiadomienia dotyczącego IOD i zastępcy IOD na podstawie DODO należy pobrać właściwy formularz w edytowalnej postaci z sekcji „Materiały do pobrania (w formacie docx przeznaczone do samodzielnego wypełnienia i przesłania jako załącznik do pisma ogólnego przez e-Doręczenia i ePUAP) i przesłać go jako załącznik za pomocą pisma ogólnego. Tytuł pisma powinien odzwierciedlać tytuł formularza.